從事外貿商務行業的工作精英們和外商交流最常使用的遠程溝通方式大概就是電子郵件了吧，但是，該怎樣寫出一篇正式，規範，措辭得體的商務郵件呢？筆者整理了常用的較規範的商務郵件寫作模式，一起來學習一下。
1：
問候語（Greeting）
一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信給長輩或領導、客戶，加上稱謂會比較正式，平級同事或合作夥伴直接寫名字即可。
當遇到收信人不確定的時候，比如轉寄給某項目的相關人員，可以用
To whom it mayconcern,（敬啟者：）
Dear Sir or Madam,
格式需注意的是，所有greeting後面要加逗號，然後空一行開始信件正文。
02
Purpose 目的
在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問…
I am writing in reference to …
我寫這封信是關於…
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動聯絡我們…
這邊的in reference to還有regarding都是是「有關」或「關於」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。
口語：I'm talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
大家有沒有注意到in reference to的用法跟regarding有一點點不同？通常in reference to用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。
03
Content 內文
再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長的信吧！
記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，不過可以用粗體讓重點句子比較明顯。
錯誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正確用法：Please review the attached documents thoroughly.
請仔細檢視附件。跟附件相關的用法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。
04
Closing 結尾
信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。