法律意見書、盡調報告、工作報告等文件,屬於意見書類型的文件,其中不僅包括了對複雜事實的描述,還包括律師對相關事實的主觀判斷,有時還需要提供潛在風險及解決方案,對寫作的要求是最高的。
首先,意見書中描述的通常都是已經發生及正在發生的事實,與合同內容相比,具有一定的故事性。以盡調報告為例,我們會描述一家公司於某年是設立,於某年增加了註冊資本,於某年變更了法定代表人,目前正在辦理第二次增資,預計在某時可以取得變更後的《營業執照》。此類事實描述,雖然無須如合同一般滴水不漏,但要做到準確、完整、簡練,對英語的掌握能力要求也非常高。
其次,在描述律師對某事項的主觀判斷及潛在風險分析時,不同的遣詞可能會對結論的嚴重程度造成很大的影響。這一點與起草中文的意見書時相同,但用英語進行起草時,表現得更明顯。
例如,在表達某情況可能存在法律風險時,使用「We believe that it is risky for the company to do so」比「We are of the opinion that by doing so, there is some possibility that the company might be subject to certain risk.」顯得問題嚴重很多。
而在表達肯定的意思時,通常也不建議用「There is no legal risk of breach of contract if the company does so.」這樣絕對化的句式,而可以採用「It is highly unlikely that the company will be considered in breach of contract if it does so.」
第三,意見書通常會採用專門的格式和體例,其中包括背景描述、工作範圍、責任限制等。該等段落對於律師起草這份意見書時的實際工作情形以及責任範圍作出了清晰的界定,對於律師及事務所的自我保護具有重大意義。因此,對於這些看似格式化的段落,必須格外留意,並按照實際情況加以調整,以確保我們不會在不經意間冒了不盡職(malpractice)的風險。
意見書寫作的學習方式,是大量地閱讀。而最好的閱讀材料,是英文的招股說明書。招股說明書中,對一家公司各個方面都有詳盡的描述,並且會從嚴格合規的角度進行判斷並提供明確的意見。美國證監會網站上可以下載到所有上市公司的公開文件,可以選擇一兩家知名中國公司的文件作為學習資料。因為,知名中國公司(準確地說是在美國上市的控股公司的中國子公司)的情況我們已經有了一定的了解,具備基本背景知識,而他們聘請的也都是國際頂尖的律師行,文件質量很高。雖然一份招股說明書都有幾百頁,其中包含大量的繁瑣事實的描述以及會計統計及分析,這些都可以略過不看,只需要研讀制式條款及涉及法律意見的部分即可。
最後再提一下詞彙問題。我從來也沒有捧著詞彙書背過單詞,實在是記性不好又嫌無聊。而單單記住一個單詞在語法書中羅列的簡單含義,也很難轉化為實際使用的能力。無論是從法律英語業務的經驗,還是小說翻譯的經驗,我都覺得,擴大詞彙量最好的辦法,一是保持閱讀量,二是勤查字典。
從學單詞的角度而言,只要是好的英文,讀什麼都可以。原著小說、英文報紙雜誌、專業書籍、英語新聞或美劇的英語字幕,甚至西餐館的菜單和化妝品的使用說明,都是單詞和用法的好教材。一種語言只有實際使用到具體的場景中去,才有意義。
至於查字典,隨著科技的進步,大家都已經習慣於在電腦或手機上安裝一個字典軟體,比翻閱大部頭輕鬆得多。但是,電子詞典往往可能太過簡單,只提供最基本的含義,具體應用到上下文中容易出現偏差。因此,建議使用可以加載其他詞典文件的軟體,例如lingoes和蘋果電腦自帶的詞典軟體,多下幾本不同的詞典交叉參考,英漢雙譯及英英詞典都要安裝。
查一個詞的時候,儘量多參考不同詞典提供的釋義及例句,尤其是英語釋義,有不認識的字繼續查。這樣才能在儘可能準確掌握這個詞的含義的同時,掌握多種用法,並擴大閱讀量。
在起草英語文件時,並不需要非常大的詞彙量。在確保所使用的單詞及詞組正確的情況下,同一個文件或同一交易項下的全套文件中,不建議使用不同的詞表達同一個意思,而應當優先保證用詞穩定性、一致性和正確性,保證全文的完整和準確,在此之上,才進一步追求語言的簡潔、優美。