肺炎疫情下，如何高效在家辦公？來看看這份實用指南
隨著疫情的加重，1月27日，國家和各省市都出臺相關政策，推遲開工和開學的時間。
各企業也紛紛響應，大多將復工時間延遲到10日，開啟「在家辦公」模式。
相信很多人都能感受到，我們正經歷著一場不大不小的社會危機，處於一個有點危險的不確定時期中。
並且，這個時期接下來將會持續多久，疫情何時結束，會如何演變，也都充滿未知。
對抗這種「不確定性」，無論是個人還是組織，我們能做的，就是 ——
與不確定性共舞，在不確定的世界中不斷應對變化，用「理性的專業主義」建立秩序，找尋和創造屬於自己的確定性。
對於個人而言，是合理儲備充足的物資，並規劃好自己的工作節奏，迅速找到積極的狀態，提升競爭力，以防遭遇職場寒冬；
對於組織而言，則是快速建立起高效的遠程辦公機制，制定合理的計劃，將業務轉移到線上，應對接下來的挑戰。
那麼，組織和個人，應當如何做，才能真正做到高效「在家辦公」，共同應對眼下的危機呢？
針對這個話題，三節課為大家邀請到了三位老師分享自己的經驗。
他們分別從公司高層管理、各級中層管理者和員工3個角度，為大家總結了一份詳細指南，這可能是目前市面上最全的一份遠程辦公指南。
這份指南，同樣是三節課在2年的遠程協同實踐中，總結出來的實戰經驗，相信會對你有幫助。
公司高層管理該如何做
1.提前確認方案
對於公司管理層來說，遠程協同最重要的是提早確定方案，制定類似《臨時員工工作手冊》一樣的規則。
這樣既能讓員工有章可循，也能讓管理者有抓手。沒有規則的遠程協同，將非常挑戰管理者能力。
需要制定哪些規則呢？如下圖：
需要注意的是，一定要明確分開工作時間和私人時間，不要摻雜在一起，導致員工工作和休息的質量都無法保證，反而影響到整體效率。
下圖就是1月31日，三節課制定的遠程協作方案的一部分。
2.制定工作計劃
第二個動作是制定計劃，特殊時期，更要區分出公司的戰略優先級，制定出特殊時期的目標，既是給公司全員一顆定心丸，也能提高管理的效率。
同時也要確定遠程協作的崗位，與人力資源確立是否需要調整補充崗位缺口，比如可以把較為空閒的崗位調整至更忙碌的業務線。
3.拆解任務指標
為了確保信息在傳遞的過程中不走樣，必須清晰定義出問題並拆解任務，使其符合SMART法則，再落實到具體的人。
4.選擇合適的協同工具
選擇協同工具的時候，需要考慮短期過渡和長期使用。在疫情過去後，如果協同工具和協同模式繼續可以使用，那對團隊戰鬥力的提升是更長期的。
選擇什麼樣的工具更為合適呢?這裡我們提供一些原則和具體的工作參考：
需要注意的是，管理才是根本，工具只是輔助，並且，沒有任何一款工作能解決所有問題，選擇後堅持使用即可。
5.舉辦開工儀式
想要取得遠程辦公的好結果，「開工儀式」、「組織紀律」和「家庭辦公環境」是三個重要的基礎因素。
有儀式感的開工能讓大家的狀態回到工作模式；好的組織結構和紀律要求能讓工作效率保證最大化；員工家庭環境則是員工時間管理、任務管理的基礎。
在線開工可以有一些創新，比如在線開工利是、員工曬出自己家庭的辦公環境、語音宣言相互鼓勵都是很好的開工玩法，既符合在線環境，又不乏儀式感。
中層管理者該怎麼做？
1.拆任務、做協調、看進度
遠程協同容易失焦，先定計劃和目標有助於聚焦。
與高層管理者相比，中層管理者的「拆任務」有一點不同，不僅僅要拆解指標，更重要的是要變成更具體的工作，分配給基層員工。
周計劃是必須要做好的事情，拆解好周計劃才能讓團隊每個人真正的有目標和任務。有可能的話，日計劃也是需要的，比如銷售團隊，日計劃和日匯總也是很好的管理手段。
讓員工養成每日從「我的工作任務」開始工作，而不是IM開始，先組織自己的工作重點和todo，然後才是IM上溝通。
溝通協調的過程也很重要，中層管理者需要及時關注到具體員工的需求，做好員工關懷才能夠提升團隊的戰鬥力，特別是在特殊時期；
遠程辦公時決策過程更為複雜，中層管理者必須及時溝通，合理調配資源，並且確定授權的範圍，避免員工因為獨立盲目決策而造成的損失。
看進度是指管理進度，不斷優化遠程協作的工作流程。
且在非常時期，遠程協同環境下，事情的優先級可能需要調整。授權和匯報流程也要重新調整，對流程中的「瓶頸員工」給予更多關注和輔導。
2.建立關鍵信息唯一通道
建立關鍵信息唯一通道，就是不要讓信息交叉、多渠道釋放，避免信息爆炸。建立關鍵任務唯一負責人制度，不要讓一個事情多人負責，也不要讓一個事情多頭管理。
團隊內經常用的東西，要放到統一的地方，比如，工作流程、崗位說明、SOP文檔、各種制度，更新完要迅速同步給受影響的人。
3.處理好信息流和工作流的關係
對於管理者來說，在線協同，一定要處理好信息流、工作流的關係。
不要在釘釘/企業微信裡長篇討論工作，也不要在釘釘/企業微信裡開會，要把會議和工作討論放到特定場景裡討論。
以下就是我們針對不同工具，制定的簡單規則：
協同不等於用IM聊天，更重要的是把關鍵信息沉澱下來，避免信息爆炸。我們會把工作流信息都匯總到自己的工具 —— TeamMark上，同時打通企業微信/釘釘。
4.如何開遠程站會？
遠程站會也是一個很好的管理手段，能夠增強團隊的成就感。每天用10-15分鐘開一個遠程站會能讓大家每天的工作目標變得更加明確，在家辦公的狀態也更容易開啟。
5.如何開遠程項目討論會？
切記不要碎片化討論，更不要碎片化開會。視頻會議和電話會議要有準備、有結論、有沉澱總結。
下圖就是我們會議記錄的一個例子：
6.如何建立反饋機制？
遠程協作，相互反饋很重要，無論是Leader還是同事之間。可以通過建立周報機制，來相互反饋，遠程協作，作為Leader則要更重視員工的思考。
周報也是一個能夠push大家復盤工作、快速成長的好方法。
員工該怎麼做
1.做好時間管理
準時起床準時上班，正式著裝按照工作狀態要求自己快速投入。在執行之前，先和上級確認好事情的優先級；執行之中，可以自己記錄任務時長，方便預估時間安排，也方便團隊check進度；
另外，也要清晰地區分好工作和休息時間。不要工作一會就想躺下來睡一會，或者去弄點零食吃，這樣完全無法保持專注。下班之後，你就可以離開工作區域，告訴自己，我下班了，換回家居服。
2.創造良好的在家辦公環境
在工作執行中，員工應該有自己獨立的辦公空間，如果沒有獨立的房間，也要區隔出獨立的辦公檯，要規避在床上辦公和穿睡衣辦公的狀態。
換上正式的服裝，和同事們視頻會議開始一天，這是一種儀式感，能夠幫助你快速開啟工作狀態，提高協作效率。
另外也要和家人達成共識，讓家人互相配合，不要隨意影響自己的正常工作。如果實在沒辦法避免家裡的「熊孩子」，就鎖上門，戴上降噪耳機，確保自己的精神處在工作狀態。
3.主動匯報進度
員工可以積極配合組織建立的站立會、日報和周報制度，不要總是等著上層來過問，真正做到凡事有交代, 事事有回音。
一旦管理者因為信息傳達不及時，誤會你在划水摸魚，就會嚴重損害到團隊之間的信任度。
以上，就是我們分別從公司高層管理者、各級中層管理者和員工個人3個角度，給出的遠程辦公建議。
2020年，可能註定不會太容易，身處漩渦中的我們，無論是企業還是個人，都必須共克時堅。
每一次大環境的危機，既會摧垮很多人，也同時孕育著一些機會，會讓另一些人脫穎而出，變得更加強大，比如非典之於京東和淘寶 —— 當然，前提是你已經做好了準備。
我們要相信，強悍者的強悍，往往在於別人都在瑟瑟發抖、不知所措的時候，他們會理性而敏銳地思考和捕捉各種轉瞬即逝的機會，一旦抓住，就會毫不猶豫衝上前去迅速佔有它。
祝我們彼此都能更有勇氣，把危機變為轉機。
最後，三節課也希望能夠盡綿薄之力，幫助部分企業解決遠程協同的問題。
權益說明：
遠程協同，共克時艱——用1000萬人民幣幫助受疫情影響的公司開啟遠程協同模式
活動內容：
三節課將幫助200家公司接入TeamMark的產品部署，並進行後續交付服務，幫助受疫情影響的公司更好遠程協同辦公，共克時艱。
參與規則與說明：
1、申請期限：即日起——2020年5月1日；
2、使用價格：教育公司免費使用一年（湖北地區教育公司、學校免費使用兩年），到期後可以續費使用，也可以導出內容自行保存。非教育公司半價使用；
3、使用名額：200個；
服務內容：
暖冬計劃期間，三節課將提供（包括但不限於）以下支持：
1、TeamMark全部現有功能；
2、TeamMark未來一年內上線的SaaS版新功能；
3、每個企業100G雲存儲空間；
4、完整的客戶服務；
5、7x12小時諮詢服務；
我們對於申請企業的要求：
50人以上的企業、有遠程協同辦公的環境和條件、已經開始使用釘釘或企業微信作為企業通訊工具。
並且，因為我們的交付能力和資源有限，我們也希望能夠真正幫助到一些有需求的同行，因此，希望申請的你是認真的，而不是僅僅只是抱著「隨便了解一下」的心態，隨意提交一份申請。
若你正好是企業的管理者或從業者，你所在的公司也正好有類似需求，歡迎點擊連結填寫表單https://wj.qq.com/s2/5352452/24b1/
企業幫助企業 創新幫助創新
戰「疫」之下，暖冬計劃，期待需要幫扶的中小企業或有能力幫扶的大企業的加入。