【方法一：】
日常工作中，發放工資條是個較為繁瑣的事情，且紙質工資條保密性較差，雖然很多公司已經上了ERP、OA，但如需集成工資條發送功能，其開發費用也不菲，少則幾萬，多則數十萬。本文通俗易懂，簡單易學，著重介紹了word的郵件合併功能，結合excel、outlook的使用，使人事、財務人員快速掌握自動發送工資條的方法，極大地提高了工作效率。該方法也可用於自動發送請柬、賀卡，請廣大讀者自行研究。本文所用軟體均為office系列2003版。
一、用excel製作工資表
首先用excel做一張工資表，假如做一張非常簡單的工資表如下（記得一定要有郵箱一列，否則一會兒就沒辦法發郵件了）：
姓名
應發合計
代扣稅
實發合計
郵箱
1
1000
100.00
900.00
1@sina.com.cn
2
3000
300.00
2,700.00
2n@sina.com.cn
3
4000
400.00
3,600.00
3@sina.com.cn
做好後，存為《11月工資表》。
二、用word執行郵件合併
打開word，選擇工具——信函與郵件——郵件合併。
（1）這時右側會出現提示操作「選擇文檔類型」。因為要發郵件的，所以這裡我們選擇「電子郵件」，然後點擊下一步：正在啟用文檔。
（2）出現「選擇開始的文檔」，我們選「使用當前文檔」，然後點擊「下一步：選擇收件人」。
（3)出現「選擇收件人」。我們選「使用現有列表」，選「瀏覽」，我們可以把剛才做的excel文檔「11月工資表」導入進來。然後點擊「下一步：撰寫電子郵件」。
（4）這時出現「撰寫電子郵件」。
A．我們先不要管它，先到word文檔裡面寫上要給大家發的郵件。比如象下面這樣寫（注意這個是直接寫到當前的word文檔裡面的）
感謝您對本公司做出的貢獻和努力。現向您發送07年11月的工資條。本月您的工資明細為：
應發合計：
扣稅額：
實發合計：
B．這樣一個簡單的工資郵件就寫好了。然後回到「撰寫電子郵件」，插入我們需要的內容。在「撰寫電子郵件」中選擇「其他項目」，出現對話框「插入合併域」。下面有幾列：
F1
F2
F3
F4
F5
其實這裡面的F1-5對應的就分別是員工的姓名、應發合計、扣稅額、實發合計和電子郵件。理解這點很重要，因為理解這個我們才知道要把他們插到哪裡去。
C、把F1插入到「感謝您對本公司做出的貢獻和努力」前面，F2插到「應發合計：」後面
F3插到「扣稅額：」後面
F4插到「實發合計：」後面，
word文檔變成下面的樣子：
F1感謝您對本公司做出的貢獻和努力。現向您發送07年11月的工資條。本月您的工資明細為：
應發合計：F2
扣稅額：F3
實發合計：F4
（5）到這裡，我們的文件主體就算完成了。選擇「下一步：預覽電子郵件」。就可以看到：
1感謝您對本公司做出的貢獻和努力。現向您發送07年11月的工資條。本月您的工資明細為：
應發合計：1000
扣稅額：100
實發合計：900
『此狀態下，電子郵件預覽時，小數點後顯示十幾位，故需作如下處理：
點擊右鍵（注意滑鼠放在數字上），選擇「切換域代碼」
出現如下頁面：
實發合計： 2865.5100000000002
將其改為：
實發合計：
點擊右鍵，再次點擊「切換域代碼」，並點擊「更新域」，出現如下頁面：
實發合計： 2865.51』
（6）選擇」下一步：完成合併「，出現」完成合併「，點擊」電子郵件「，出現「合併電子郵件對話框」，在「收件人」裡選擇「F5」（注意，因為我們把電子郵件放在了第5列，所以選擇F5，具體要根據你做的工資表結構，看電子郵件是哪一列來定）；在「主題行」裡寫「11月工資條」（這個就是你發給大家的郵件的題目），格式隨自己需要選，然後選擇確定。
三、outlook執行郵件發送
這樣工資條就被發到每個人的郵箱裡面去咯。
不過有個前提，你平時用outlook發郵件。如果用的別的，估計還要調整一下，這個就問更專業一點的人吧，我其實也是個電腦盲，嘿嘿。
如果你不需要發郵件，只是想列印出每個人的工資條，那就在「選擇文檔類型時」選「信函」就可以了。最後就可以列印出每個人的紙質工資條。
看不懂？那咱們來換一個思路！
【方法二：】
郵件合併是WORD的一個很實用的功能。此功能可以利用WORD設計固定的格式，取特定的數據源（實際是資料庫文件），按每條數據生成一份固定格式的WORD文件，例如工資條53個人，利用郵件合併功能可以自動生成53個含對應信息的53個WORD文件。同時結合OUTLOOK就可以實現將工資單的每條記錄（當然是按人了）發到對應人的電子郵箱，這樣既簡單，保密性又好，可以解除很多朋友此類問題的煩惱。（經常在論壇上看到，工資條如何加密啊，如何只讓每個人看到自己的信息等等..實際上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的強大動力，利用EXCEL加密功能處理此類問題可以說是不可取的.)
郵件合併功能其實很簡單，看我示範：
1、啟動WORD，新建文件，設計工資條通知的格式，我的例子是超精簡的，大家看得明白就可以了，俺做的效果是這樣的：
您09年3月工資明細如下：
姓名：
應發：
實發：
2、打開數據源，如果找不到此菜單，就在WORD的菜單 工具---信函與郵件 勾選「顯示郵件合併工具欄」
3、把工資條信息連結到WORD裡
3.1 打開數據源
點擊「打開數據源」， 找到存放工資表EXCEL文件所在的文件夾，選取此文件，和工資表對應的表頁，然後 「 打開 」；這樣就建立了WORD的數據源的數據連結關係了；
3.2 將工資的明細信息插入到對應的位置
點擊「插入域」 分別選取 姓名、應發 、實發 插入到對應位置，效果如下：
您09年3月工資如下表：
姓名：«姓名»
應發：«應發»
實發：«實發»
或者是這種效果：（這是有個「查看合併數據」的切換鍵，一種是查看合併數據，如上表效果，是書名號括著欄位，«姓名»；或者是按條查看信息，就是顯示欄位的值：如： 姓名：姓名1；
您09年3月工資如下表：
姓名：姓名1
應發：111
實發：111
這時 同時可以看到 這可以看到WORD總共取了多少條記錄，可以檢查下，看取得數據源有沒有問題。
這樣數據連結就取好了，可以通過上面的條目框框，向前查，向後查，也可以查看某條具體的信息了。
4、 發送郵件
點擊「合併到電子郵件」，會出現一個對話框，填入收件人，選取EXCEL文件的郵箱地址（示例裡是空的，實際運用時時需要先填好的），然後加上郵件標題，默認的全部記錄，點發送，所有的記錄就會按照郵箱地址分別發到各人的郵箱裡了。
好了，這樣就完成了。由於此功能是只發送了各人自己的信息，就不存在洩密問題了，實際操作可以說是很簡單的。
附：
1、WORD取值的小數位問題（借用purpledragoon的）：
一般做工資條使用EXCEL的數據來源，匯總金額有時數值不整除，這時可用右鍵點擊數據，
選擇「切換域代碼」顯示：{ MERGEFIELD "工資" }，
增加格式設置「 \#0.00」 變更結果：{ MERGEFIELD "工資"\#0.00 } （說明：小數值為兩位）
再次右鍵選擇「切換域代碼」返回數據顯示，（說明：這時數據還沒有變化）
點郵件合併工具欄上下記錄鍵變更一下，數據就根據設定改變了！
好啦！趕快收藏吧，回頭用電腦試試看！另外如果你有更好用的方法或者軟體，也請私信我們哦~
快轉給身邊做C&B的同學吧，他們在等著解救！~
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