工作中在分發通知、工資單及各種文件時，通常要將excel表中的數據以固定的格式填入word中，然後再發送給對應的人，如給經銷商發年會邀請函，其中經銷商名單就需要填入word模板中，如果要邀請很多經銷商來參加年會，那麼一個一個的錄入效率會很低，使用word郵件合併功能就能快速解決這類問題。
下圖為邀請函模板：
經銷商參會名單如下：
1.導入數據源：點擊郵件-選擇收件人，選擇使用現有列表，選擇經銷商名單所在工作表，導入經銷商名單。
2.插入數據：在模板中首行和"XX經銷商"處插入經銷商名單（在首行插入數據是便於在生成單個文件時命名）。
3.設置首行格式：設置首行的字體為5，字體顏色為白色，大綱級別為1級，行距為固定值1磅。
4.批量生成文檔：選擇郵件-完成並合併-編輯單個文檔。
5.創建文件：點擊視圖-大綱視圖，全選文檔，點擊顯示文檔-創建。
6.刪除分節符：按Ctrl+H，調出"查找和替換對話框"，在對話框中點擊更多-特殊格式，選擇分節符，點擊全部替換。
7.保存文件：點擊保存，選擇合適的路徑保存文件。
8.生成的文件如下：