商務英語郵件實用句型,值得收藏~

工作五分鐘，郵件兩小時。

這樣的場景普遍存在於外企職場。快速完成工作任務卻需要花費更多時間斟酌一封全英文郵件，深怕自己可憐的英語底子被老闆一眼看穿。

如何拯救商務英語郵件的尷尬？

 1. 開場白 

大家普遍知道有以"Hi/ Hello/ Dear + 對方名字"作為開場白。以經驗來說，外國人比較少用"Dear"，尤其是在工作中或學校裡。所以，除非非常正式的邀請函會用到"Dear ＋ name"。其它情況下，推薦用"Hi + name"就可以了。如果是陌生人，可以用"Hello + name"。

name的格式一般不用Mr.或Ms.，可以直接用英文名，比如你的老闆叫Steve Johnson，直接說"Hi Steve"就可以了。"Dear Mr. Johnson"反而會讓人覺得怪怪的。

如果屬於群發郵件，可以用"Hi all"。如果是發給你的團隊，可以說"Hi team"。

 2. 郵件的目的 

這封郵件的目的是什麼，需要開門見山地說。可以使用"I am writing to……"的句式引導。我是要詢問、通知還是分享，不一樣的目的就使用不一樣的動詞。

給大家幾個示例：

I am writing to share more information with you about……(分享更多的信息)

I am writing to inform you of……(告知)

I am writing to let you know that……(通知，告知)

I am writing to inquire……(諮詢)

 3. 如何回覆郵件 

 

如果是作為回覆郵件，我們首先應該表達感謝。外國人比較重視郵件禮儀(email etiquette)，所以我們在撰寫郵件時要注意。即使是很瑣碎的小事情，我們也需要回復"Thank you for your email"。

除此之外，再給大家一些參考：

Thank you for your quick/prompt reply. (及時回復用quick或prompt reply)

Thank you for the updated information.(更新的信息)

Thank you for getting back to me.(回復)

Thanks for the mail.

Thank you for calling me yesterday to discuss……(感謝您昨天的來電，我們討論了……)

Thank you for reaching out to us regarding……(就……事宜與我們聯繫)

如果正逢雙休日或節假日回歸工作，還可以在郵件開頭處寒暄一下：

I hope you and your family had a great holiday.

Hope you had a great weekend!

如果郵件回復晚了，還可以說：

Apologies for the late reply.

Sorry for the delay.

Sorry for not getting back to you sooner.

如果是臨時通知，我們可以說：

Apologies for the short notice.(short notice臨時通知)

 4. 收尾 

收尾的地方說清楚後續你需要對方做什麼。如提意見，想法或是否對郵件存在任何問題。

常見的句型有以下幾種：

Please let me know what you think. (讓我知道你的想法)

Let me know your thoughts. (讓我知道你的想法)

Please let me know if you have any questions. (如果有任何疑問，請與我聯繫)

I’m looking forward to your input/insights/ideas. (期待你的貢獻/見解/想法)

I hope this information is helpful. (我希望這些信息能所有幫助)

 

 5. 其他注意事項 

寫英語郵件時，儘量用委婉、間接的語言。

比如：

I'd like to know……

I was wondering if you could provide more information. (請問能否提供更多的信息？)

We would be grateful if you could…… (如果你能夠……)

We would appreciate it if you could…… (如果你能夠……)

Would it be possible to…… (是否能夠…?)

無論是grateful (感激的)還是appreciate (感激)用於商務英語中委婉，非直接的語氣表達。

I'm afraid…… (恐怕……)

I'm not sure if that would be…… (我不確定……)

以上兩句其實言下之意是：不行。

 6. 詳情請見附件 

很多郵件的正文不多，重要信息都在附件部分。首先，附件是"attachment"沒錯，但是最好不要用"please see the attachment"。 這個句式並不常見。常用的是"attach"這個動詞，附件是被附在郵件上發送的，所以這裡是使用它的被動"attached"。除了"attached"， "enlosed"也可以。一切關於文字類的文件都可以稱為"document"；關於音樂，視頻等其它格式的文件可以稱為"file"。

所以，詳情請見附件可以這樣表達：

Attached please find the report. (詳情請見報告）

Please refer to the attached/ enclosed document. (請參考附件)

You may review the attached file/ document for more information. (你可以在附件中得到更多信息)

以上關於商務寫作的6個要點，你掌握了嗎？

為了熟悉英語郵件寫作，還是建議多多實踐。

另外，收到由外國人發送的郵件，可以仔細閱讀，多學習其中的句式結構，作為地道的商務英語郵件參考。

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