商務英語郵件中常見的詞彙和句型（日英）

商務英語郵件中頻繁出現的標題：

• Urgent: 至急(しきゅう)
• Reminder: 再通知(さいつうち)・催促(さいそく)
• FYI: 參考までに (For Your Informationの略語)

比如說：

Urgent: Cancellation of Order

至急：注文のキャンセル

緊急:取消訂單

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請求：

Request for ～（～のお願い）

for後面可以加以下單詞：

• Information: 情報
• Confirmation: 確認
• Quotation: 見積もり
• Sending Invoice: 請求書送付(せいきゅうしょそうふ)

動詞加上ing就成了動名詞，所以可以用在for後面

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提問：

Inquiry about ～: ～についてのお問い合わせ

Question about ～: 　～についての質問

這兩句沒有太大的區別，但是Question的語氣比較直接，更能感受到「希望你回答」的心情。

about後面可以加以下單詞：

• a New Product（新製品）
• Your Service（事業サービス）
• Meeting Information（ミーティング情報）

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道歉：

Apology for ～（～に対するお詫び）

在for後面加上需要道歉的名詞。

• Late Reply（遅い返信）
• Incorrect Attachment（誤った添付ファイル）
• Product Shipment（製品発送）

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通知：

Notification of ～（～についてのお知らせ）

這個詞在想要發布關於活動和新商品的通知的時候使用

of後面很多時候是活動之類的名詞。

• Our Exhibition（弊社の展示會）
• Tomorrow’s Meeting（明日のミーティング）
• Our New Product（弊社の新製品）

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寒暄：

第一次發郵件，或者是很久沒發的時候，可以用下面的句子開始問候。

・It is a pleasure to have the chance to contact you.（はじめまして）

※直訳：ご連絡する機會を持てることが光栄です。

・It has been a long time since I last contacted you.（お久しぶりです）

※直訳：最後にご連絡して以來、長い時間が経ちました。

開頭的寒暄之後，寫上自己的名字和所屬進行自我介紹。

自我介紹要記住「I am[名字]from[公司名]」這句話，這也可以用在會話中，很方便。

・I am Taro Yamada from ABC Corporation.（自己紹介）

※直訳：私はABC Corporationの山田太郎と申します。

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感謝：

Thanks for your reply.

ご返信ありがとうございます

Thanks for your prompt reply

迅速なご返信ありがとうございます

I appreciate your inquiry.

お問い合わせ、誠にありがとうございます

「thank you for ~」雖然也能充分表達感謝，但商務英語中更有禮貌的感謝語是「appreciate ~」。

appreciate後面可以加以下單詞：

• your cooperation（ご協力）
• your effort（ご盡力）
• sending information（情報をお送りいただき）

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道歉：

I am sorry for my late reply.

返信が遅くなりすみません

I apologize for the inconvenience.

ご迷惑をお掛けしまして申し訳ございません

apologize for後面可以加以下單詞：

• the mistake（ミス）
• the trouble（トラブル）
• the delivery delay（配達遅延）

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本論を伝える直前に事情説明：

I am interested in your business.

貴社の事業に興味があります

We have not received your invoice for this month.

今月の請求書が屆いておりません

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請求：

I would like you to ○○.　

○○していただきたいのです

Could you please ○○?　　

（○○していただけますでしょうか

Could you possibly ○○?　

（○○していただくことは可能でしょうか

• confirm（確認する）
• change the schedule（スケジュールを変更する）
• send information（情報を送る）
• tell me about details（私に詳細を教える）
• make an estimate（見積もりを作る）

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提問

Do you have ～?（～はありますでしょうか）

• the data（データ）
• a sample（サンプル）
• a plan（ご予定）
• an opinion（ご意見）
• any suggestions（何かご提案）
• any solutions（何か解決策）
• any preferences（何かお好み）

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應對投訴：

Thank you for letting us know about it.

We would like to apologize for the inconvenience.

「そのことについてお知らせいただきありがとうございます。

ご迷惑をお掛けしたことに対して謝罪させていただきたいと思います。」

We are looking into the matter.

I will let you know what we find out.

「ただいまその問題について調べております。

何か分かりましたらお伝えいたします。」

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期待回覆：

I look forward to your reply.

お返事をお待ちしております

幸いです：

I would appreciate your understanding.

ご理解いただけますと幸いです

I would appreciate your cooperation.

ご協力いただけますと幸いです

I would appreciate your continued cooperation.

引き続きよろしくお願いいたします

ご遠慮なく・お気軽に～ください：

Please do not hesitate to contact us if you have any questions.

ご質問がある場合は、ご遠慮なくご連絡ください

Please do not hesitate

躊躇しないでください

再次表示感謝：

Thank you again for ～.

（～についてあらためてお禮申し上げます）

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結束語：

sincerely，

是商務中經常使用的結束語。猶豫的時候用這個結束語就不會失禮。直譯過來是「真心」的意思。

Sincerely yours，

是比「Sincerely，」更正式的結語。也能看到「Yours sincerely，」。這主要在英國使用。給重要的客人發郵件的時候用這個很合適。

regards,

是商務場合和朋友對象都能使用的結束語。但是，和Sincerely相比，這是稍微休閒的表達方式。Regards的意思是「關懷、敬意」，用在結尾就是「包含敬意」的意思。

另外，把「best」、「kind」、「warm」等加到regards前面的話，會變得更加親切。

• best regards：「最上の敬意を込めて」
• kind regards：「思いやりと敬意を込めて」
• warm regards：「溫かい気持ちと敬意を込めて」

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內容來源：

https://english-bay.com/blog/business/mail_phrase

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