word文檔設置技巧：如何提高文檔審閱效率

編按：作為一名資深文職人員，每天都會打開或查看不計其數的Word文檔。若文檔太長、內容太多，會看得眼花繚亂，給我們增添了不少困擾，今天將帶大家解鎖幾個提高文檔審閱的實用技巧，解放你的眼睛和雙手。

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同事阿美雙目無神、一臉生無可戀地說道：「每天對著電腦，看著一堆堆密密麻麻的文字，一份份信息量超大的文檔，我覺著我的鈦合金狗眼就要報廢了。天哪！誰能救救我。你說，有沒有提高文檔審閱效率的技巧啊？只用滑鼠滑輪滾動閱覽，累得我手抖眼花，滄桑幾十歲了。」

我聽到這話，突然靈光一閃，想到幾個提高審閱文檔效率的小技巧，希望能幫助到她。

今天，就將這些技巧一併分享給大家。

01、摺疊or展開：讓界面疏朗明了

有時候Word文檔內容較多，查閱時會很不方便。我們可以給文檔設置一個「自動化摺疊按鈕」，只需點擊標題就可以展開或摺疊文檔的主要內容，不論是摺疊還是展開，都能隨心所欲，讓頁面變得清新簡單。

具體操作：

① 先設定級別

首先，我們要知道，Word內容的摺疊/展開功能，是基於大綱級別進行設置的，那麼我們第一步就要先為文本設定級別，這裡，我們可以通過Word內置樣式來設置。

以下面的Word文檔為例，選中所有標題，然後點擊【樣式】，選擇【標題1】的樣式，這樣就設置好級別了。

② 再設定摺疊規則

按【Ctrl+A】鍵全選所有內容，點擊滑鼠右鍵，在彈出的菜單欄中選擇【摺疊/展開】，在下級子菜單裡選中【摺疊標題】或者【摺疊所有標題】即可。

③ 進行效果測試

此時，我們看到除了歌名，所有的內容都被摺疊起來。點擊標題左側的三角符號，可展開/摺疊內容。

技巧提示：文檔內容可以通過摺疊，使頁面疏朗有致。有時候，如果我們只是單純的審閱文檔，還可以將佔了界面六分之一的功能區摺疊起來，騰出更多的顯示空間，給到我們的文檔內容。

使用滑鼠左鍵雙擊任意選項卡名稱，即可展開或者摺疊功能區。注意，按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕鬆摺疊/展開功能區。

02、閱讀便利貼：書籤的妙用

除了在文檔頁面和Word界面上進行設置之外，我們還可以借用小工具「書籤」，來提高文檔審閱效率。就像平時我們所用的閱讀便利貼，「書籤」能夠隨時幫我們進行記憶、靶向定位。

具體操作：

① 點擊【插入】-【連結】-【書籤】，在彈出的「書籤」對話框中為書籤命名。同時，可以根據名稱或位置對書籤進行排序，然後點擊【添加】按鈕。

② 在需要審閱某節內容時，打開【書籤】列表，選擇對應的書籤進行定位，就可以跳轉到對應內容。

03、為您導航：想看哪就點哪

文件看多了，大腦CPU過度使用，看到後面忘了前面，要怎麼辦？可開啟「導航窗格」，讓它為你導航，想看哪就點哪，超級方便。

① 導航窗格之標題導航

審閱長文檔時，最煩惱的就是要在不同章節來回查看，這個時候，我們只需要開啟【導航窗格】，在【標題】導航下點擊標題內容，進行任意跳轉。

注意：利用標題導航，同樣需要文檔有套用標題樣式，或者設置大綱級別的，才能實現。

② 導航窗格之頁面導航

對於沒有套用標題樣式，或未設置大綱級別的文檔，想要快速審閱內容，可以通過【導航窗格】裡的「頁面」導航，進行頁面定位查看。

③ 導航窗格之結果導航

如果你想要查閱文檔中某個具體內容（如文本、腳註、批註、圖形、公式等）時，就可用【導航窗格】裡的【結果】導航，快速搜索內容。

04、善待眼睛：用耳朵「看」文檔

對於幾十甚至上百頁的文檔，如果需要仔細審閱，看不了幾頁，可能大腦和眼睛就會同時 「抗議吶喊」。

這時，用上下面這一招，可解放雙眼，用耳朵代替眼睛「看」文檔，還能治語句不通順的毛病。

具體操作：

① 單擊【文件】-【選項】，在「Word選項」對話框中選擇【快速訪問工具欄】選項卡，選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區中的命令】-【朗讀】命令，點擊【添加】按鈕，將【朗讀】功能添加到快速訪問工具欄，點擊「確定」按鈕。

② 選擇需要閱讀的內容，點擊快速訪問工具欄裡的【朗讀】按鈕，可直接朗讀所選文本，輕鬆切換到「聽書」模式。

上面的這些提高文檔審閱效率的小技巧，你都學會了嗎？你覺得哪個技巧是你最喜歡的呢？

＊＊＊＊部落窩教育-word審閱設置技巧＊＊＊＊

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