一、函證與其替代審計的關係和替代種類
函證是註冊會計師為印證影響會計報表認定的帳戶餘額或其他信息，以被審計單位的名義向第三方發出詢證函，獲取和評價審計證據的過程。而替代審計程序是指實施常規程序或補充程序無法實現審計目標時所採用的其他具有替代性質的審計程序，如當對應收帳款採用發詢證函及補充函證程序仍無法確認時，可採取檢查相關銷售業務的原始憑證及期後貨款結算情況等審計程序來替代函證程序，以對有關應收帳款的真實性和正確性作出判斷。由此可見，對函證審計程序的替代審計僅是替代審計程序中的一個方面。
在我國，函證的回函率非常低，或即使回函，但註冊會計師可能認為函證結果無效或可能對回函不滿意，而且由於等待回函的時間比較長，這就使得註冊會計師往往無法通過函證獲取所需的審計證據。根據審計準則規定，在此情形下，註冊會計師就應該實施對有關往來帳項的替代審計程序，以獲取充分、適當的審計證據。所以，對於函證程序的替代，是指在函證程序不能實施或雖實施了但不能實現其預期目標時而採取的，是為了證明被審計會計報表有關帳戶餘額或其他信息的真實性和正確性而實施的具有替代性質的其他審計程序。由此可見，函證及其替代審計程序都是實質性測試中常見的具體審計程序。
函證的替代審計程序有如下三種：
1、對於特別重大的應收款項，可由被審計單位帶領親往債務人處詢證。
2、檢查期後結算情況，如通過檢查發現債權在期後能夠正常收回，就說明該債權可以確認。
3、採取補充函證程序仍未收到回函或實施前兩種對函證的替代審計程序仍未能得到滿意結果的特別重大的往來款項，可直接抽查有關往來款項的原始憑證。
如果註冊會計師採取函證和替代審計程序後仍無法獲取對會計報表認定所需充分、適當的審計證據，則應實施追加的審計程序，直至考慮對所發表審計意見類型的影響。
二、函證及其替代方面存在的誤區
在審計實務中，一些註冊會計師往往由於理解或認識上的問題對函證和替代及其之間的聯繫和區別產生如下誤區：
1、認為替代審計程序僅是在對往來帳項的審計中運用
日常審計實務中，由於僅在對往來帳項的審計中運用替代審計程序比較頻繁，其他審計項目中運用替代很少，從而使一些註冊會計師誤認為替代審計程序僅是對往來帳項審計的替代，即將替代審計程序俠義地理解為僅是對函證程序的替代，從而不知道在其他審計程序無法實現審計目標時也可以通過替代審計程序來實現審計目標，不知道對函證的替代審計程序僅是替代中的一個方面。
2、詢證函由被審計單位發送和回收
根據審計準則規定，註冊會計師應當直接控制詢證函的發送和回收。但一些註冊會計師往往將詢證函的發送和回收交由被審計單位的會計人員辦理，這就可能使回函的可靠性受到嚴重影響。究其原因，一方面可能是一些註冊會計師為了圖方便或為了圖省事，另一方面也可能是一些註冊會計師還沒有搞清楚詢證函究竟應該如何發送和回收。
3、認為對往來帳項的一般性抽證就是替代審計程序
一些註冊會計師對如何實施往來款項的替代審計程序不了解或不熟練，實施的替代審計程序不完整、不規範，在審計時，往往不能針對具體的往來款項實施專門的抽證測試，而是對每一類往來款項隨便抽證，如審計應收帳款時，僅是在各個應收帳款明細帳戶中隨便抽查幾筆會計分錄，或者即使是在同一帳戶中抽證，但仍是沒有章法，沒有目標，抽證量極少，屬於不具有針對性和系統性的「一般性抽證」，從而不能證明每一具體應收帳款戶的完整性、真實性和正確性。
另外，由於在許多情形下（特別是對中小企業的審計）至全部審計工作即將結束可能仍未收到回函，事實上，相當多的詢證函根本不會收到回函，這就對函證程序的正常和有效實施形成了障礙和影響。所以，在未能發函、已發函但未收到回函或回函不滿意的情況下，一些註冊會計師常常採取上述「一般性抽證」的方法來實施「替代」函證程序，表面看實施了替代審計程序，實際上僅是「一般性的抽證」，有的甚至就是簡單的抄錄會計憑證，根本沒有履行規範的抽證測試程序，這些都是違反執業規範，沒有職業道德，自欺欺人的做法。
4、為了節省函證時間一律採用消極式的詢證函
一些註冊會計師（甚至相當部分的事務所）針對回函率低的特點，一律採用消極式的詢證函，只要被函證單位沒有回函，就確認被審計單位有關會計往來帳的數據。他們認為，這樣不但節省了函證時間，而且還「迴避」了收不到回函的尷尬。事實上，由於信函（發函和回函）有時不一定能夠準確投寄，或被函證單位根本就沒有認真核對，或即使在帳面數據不相符的情況下被函證對方也可能不回函，所以，沒有回函不一定表示與對方的帳簿記錄核對一致。因此，這種不管具體情況，一律採用消極式的函證方式實際上是一些註冊會計師不負責任、不規範的做法。
5、對函證的替代就是複印往來明細帳戶加簡單抄錄幾筆憑證
替代審計中還有一個較常見的誤區，就是一些註冊會計師喜歡複印有關往來帳戶的明細帳頁，凡是選定作為檢查樣本的往來帳戶，將其帳頁全部複印，再根據帳頁上記錄的憑證號碼和經濟內容隨便抄錄幾筆會計憑證，然後在固定格式工作底稿中「查見欄」或「核對欄」的空格上打勾，表示已經履行了「查見」或「核對」程序，最後在審計結論中寫上「餘額可以確認」，認為這就是對往來帳項實施的替代審計程序。從日常監管檢查所掌握的情況得知，相當多的審計人員實際上根本就沒有真正履行「查見」或「核對」程序，僅是抄錄了一些會計分錄。
6、對債權帳面的餘額認定不考慮可收回性
一些註冊會計師認為，債權能不能正常收回是被審計單位的責任，審計只是負責確認帳面數據的正確性，所以，許多註冊會計師在審計被審計單位的債權帳項時，根本不考慮被審計債權的可收回性，往往僅憑回函證明或替代審計的結果就作出餘額可以確認的審計結論，對一些有明確線索證明已經形成潛虧的債權不僅不調整會計報表，而且也不在會計報表附註中披露。
7、對債務不需要進行函證
一些註冊會計師認為，債務類帳戶餘額不需要函證，一些被審計單位也反對對其債務進行函證，實際上這些都是錯誤的認識。筆者認為，對債務要不要函證的問題應該區別對待，即一般情況下對債務確實不需要函證，但是，如果被審計單位控制風險較高，債務金額較大或被審計單位處於財務困難階段，則應該對應付帳款和預收帳款中的重大項目進行函證。
8、認為餘額大的往來帳項才是重要的
許多註冊會計師在選擇和判斷往來帳項的重大項目時往往有這樣的誤解，即認為餘額大的才是重要的，餘額小或為零的就不是重大項目，這實際上是錯誤的認識。因為往往一些帳戶的年末餘額雖然很小甚至為零，但平時的發生額可能非常大，這些帳戶同樣也是被審計單位的主要往來帳戶，肯定就是重要的。所以，註冊會計師在今後的審計中要注意正確選擇和判斷往來帳戶的重大項目，對年末餘額雖為零或很小，但發生額非常大的重要往來帳戶必須進行函證。
該問題實際上暴露了一些註冊會計師在對往來帳項的審計中存在的重債權輕債務的問題。在日常審計實務中，一些註冊會計師不對債務帳戶進行函證，也不實施替代審計程序，或表面上雖有替代審計程序，實際上僅是抄錄一些會計分錄，根本沒有認真履行抽證測試的審計程序，這是嚴重「偷工減料」的行為。
三、關於函證和替代審計的兩點注意事項
1、是不是可以憑詢證函回函證明直接確認帳戶餘額
對於這個問題，許多註冊會計師有一種誤解，認為可以憑詢證函回函直接確認有關往來帳項。筆者認為這種觀點不正確，最起碼是不恰當或不完整。在對一般往來帳戶的審計中，正確的方法應該是：在先對有關往來款項實施了帳帳、帳表核對和帳齡分析，再分析和考慮可收回性後才可以依據函證回函確認有關往來帳戶的餘額。
2、注意函證和替代審計之間的交叉索引
由於函證與其替代審計之間固有的鉤稽關係，在函證和替代審計的工作底稿之間必然會涉及到一些函證工作底稿和替代審計工作底稿之間的相互引用或需要說明的事項等內容，這時，如果能夠清晰、準確、科學地運用索引號和交叉索引，不僅能夠起到畫龍點睛清晰審計軌跡的作用，而且還能夠起到提高審計質量，節約審計資源之功效。
四、對函證及其替代審計的意見或建議
為了有效地解決上述函證及其替代審計中存在的各類問題，筆者提出如下意見或建議：
1、關於函證
（1）實行預審
對一些有條件的老客戶可在會計報表截止日前實施預審。由於此方法將函證工作大大提前，等到會計報表截止日以後實施審計時，有回函的也應該早已收到，這樣，不僅能夠較好地迴避等待回函時間太久的問題，而且還可以有效地分流註冊會計師在年後的審計工作量。但因提前預審，註冊會計師應當實施適當的審計程序，以確定函證截止日與資產負債表日之間的變動是否已作正確的會計記錄。
（2）提前發詢證函
如果未能實施預審，註冊會計師可在進點實施審計工作以前，預計好詢證函發函和回函所需的時間（一般需十天以上），提前派出審計人員至被審計單位發詢證函，這樣，等到正式進點實施審計時，能夠收到回函的基本上也均已收到，而且也不需要補充實施其他的審計程序。
（3）實施補充函證程序
如果對重大往來款項的函證沒有能夠正常收到回函，註冊會計師應考慮實施補充函證程序，如再次發函詢證或通過各種方式催請債務人回函。
2、關於替代
（1）注意一般性抽證和替代審計抽證的區別
要注意對往來帳戶的一般性抽證和替代審計抽證的區別，不能將一般性抽證誤認為就是替代審計抽證。要知道替代審計抽證是針對某一個具體的往來帳戶專門實施的抽證測試，實施替代審計抽證時，必須尋著具體被檢查往來帳戶的發生情況抽取足夠數量的會計記錄（會計憑證），要獲取充分、適當的審計證據，以便能夠從總體上對被抽查往來帳戶記錄的真實性和完整性作出推斷。因此，替代審計的抽證具有針對性、連續性和系統性的特點，與其他一般性的抽證測試有著明顯的區別。
（2）注意規範實施對往來帳項的替代審計程序
實施對往來帳項的替代審計程序時，我們應該做的主要程序是（以一應收帳款的往來帳戶為例）：順序抽查與發生該應收帳款相關的會計原始憑證，如銷售合同、銷售訂單、銷售發票副本、出庫單、貨運憑證、對方收貨單等，以驗證相關往來帳項發生額和餘額的正確性和真實性。在對正確性和真實性作出判斷後，還要分析該應收帳款帳戶餘額的可收回性，在對可收回性沒有疑議的情況下，才可以作出餘額可以確認的審計判斷。
應收款項的可收回性可以從對方往來單位的信譽、往來結算的歷史情況、帳齡分析以及雙方合同中對貨款結算的約定等方面進行考慮和分析。