在日本，無論是作為一名大學生還是社會人，發送郵件是一項必須要掌握的技能。並且，如果在任何情境下都能發送一封完美的郵件，那麼這也將會成為一個加分項。
特別是成為大學生後，與老師的聯絡大多都是通過郵件進行的。
✔入學前的挨拶
✔關於上課內容的確認
✔報告課題的提出
✔請假等等...
以上都需要通過郵件跟老師溝通。所以，如何在郵件中規範正確地傳達自己的意思，避免不必要的誤會也成為了許多日本留學生入學後的第一個課題。
那麼今天我們就跟藤藤一起來看看在日本的大學期間，郵件的基本寫法和需要注意的事項吧~
每封郵件都是由以下六個要素構成的：
① 郵件主題（件名）
② 收信人姓名
③ 問候語&發信人身份明示
④ 正文
⑤ 結語
⑥ 落款
切記每個部分都不要遺漏，如果沒有嚴格按照這個結構順序編寫的話，都不能夠算是一封合格的郵件哦！
下面就詳細地說明一下這六個要素的注意點~
郵件名的主要目的就是為了讓收件人看到郵件的第一眼就能夠清楚的明白這封郵件的目的和大致內容。所以在編寫的時候簡潔明了地概括郵件的主題是十分重要的！既不能過於簡短，也不能過於冗長。
比如，想跟教授面談關於研究計劃書的具體內容時，如果件名只寫成「ご相談です」，這種沒有具體寫明要面談的內容的話，就很容易讓教授一頭霧水甚至有可能不會去打開閱讀。但是，如果寫的過於具體的話，在收信箱列表裡很容易顯示不全所有的件名，這樣還是無法達到它本身存在的目的。所以，可以在件名中放入「相談」・「依頼」・「連絡」・「お禮」・「謝罪」這樣主旨性的名詞字眼，在這裡藤藤給大家列舉了幾個在與教授聯絡時常用的主題，可供大家參考哦~
🔹合格ゼミ後的問候郵件：〇〇ゼミ參加のご挨拶【△△△（名前）】
🔹缺席郵件：〇月〇日 △△ゼミ 欠席のご連絡
🔹課題報告逾期提出道歉郵件：〇〇ゼミレポートの提出とお詫び（11月25日締め切り分）
🔹面談請求郵件：ご都合お伺い（卒論に関するご相談）
🔹發送郵件後未收到回復再次確認郵件：研究進捗連絡のメールに関するご確認
②對教授的稱呼
需要注意的是，即使與教授的關係特別好甚至相處得像朋友一樣，也需要在郵件中以「〇〇先生」為開頭。
③問候語&自我身份明示
接下來，在「〇〇先生」的後面空一行填入問候語。如果與教授從未見過面，則可以寫「初めまして、……」。如果已經認識或者已經被教授指導過很多次的話，則可以寫「いつもお世話になっております」、「いつもご指導いただき、ありがとうございます」等諸如此類的話，來表達對教授平日裡悉心指導的感謝之情。而像「こんにちは」、「夜分遅くに失禮します」這樣的問候語是不需要的，因為無法確定對方看到郵件的時間。
緊接著不需要空行，直接寫明自己的所屬和姓名，表明身份。
④正文
正文部分也需要與前文空出一行的距離。一般來說，第一句話需要對郵件的目的做一個簡單明了的總結。
如果以上圖為例子的話，「11月25日の締め切りを過ぎての提出となり大変申し訳ありませんが、ゼミレポートを提出いたします。」，第一句話點明了這封郵件表達抱歉與提交報告的雙重目的。緊接著「インフルエンザに罹患していたため、.」則說明了沒有按時提交報告的具體原因，進行了補足說明。最後一句「今後は健康管理を徹底するとともに、.」表明了今後不會再犯的覺悟。
可以看出，這是一篇比較典型的道歉類型郵件。正文也基本是概括目的➡解釋原因➡表明態度這樣的結構，如果大家以後有缺席課程等類似的情況發生，都可以套用這個模板哦~當然，藤藤還是希望大家都可以健健康康，好好上課噠！
還有一種情況則是，在跟教授確認可以面談的時間的時候，如果已經有了明確想要請教的內容的話，最好可以像上圖那樣按條標出序號，簡明扼要地列出具體希望面談的內容。
⑤結語
在正文之後緊接著空出一行，就進入了全篇郵件的結語部分。一般情況下，我們都會放入「お手數をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」等這樣的話，來表達對教授的感謝或者歉意。
如果需要教授回覆郵件的話，我們還可以這樣說「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」。這樣既表達了對教授百忙之中還能給予幫助的感謝，又提出了希望教授回覆郵件的請求。可以說是很委婉的說法啦~
⑥落款
這個部分也是同學們往往容易忽視的，因為在前文問候語的部分已經寫過自己的所屬和姓名，所以容易覺得再寫一遍是沒有必要的。但是，文末的署名也是發送郵件的必要禮儀。而且，作為郵件發送的基本常識，不僅僅是署名，發件人的郵箱地址和電話號碼也是一定要填入的。
因為往往收件人想聯繫發件人的時候一般都會到文末去確認聯繫方式。
還有一點需要注意的是，如上圖所示，落款處如果能用一些符號與前文區別出來的話，會使整篇郵件看起來更加美觀哦~
除了以上介紹的基本寫法和格式以外，如果還能夠做到以下幾點的話，那離完美的郵件就更近一步了哦~
１、需要用學校統一發放的郵箱給教授發送郵件。一定要避免用手機運營商自帶的電子郵箱發送，很容易被判定為垃圾郵件導致教授接收不到。
2、注意整個文面的清晰度和美觀性。像前文提到的，開頭和結尾都需要和正文空出一行。如果一篇郵件要說明兩件事，則在正文裡每件事要單獨佔一段。
這兩篇例文做對比的話，很明顯第一篇會更一目了然一些，而像第二篇沒有分段落就會容易讓收件人讀起來吃力，抓不住重點。
3、注意語言的妥當性
①給像教授這樣的長輩發送電子郵件時，一定要注意敬語的使用，多用一些禮貌，謙和的句子。比如在提出面談請求時，「～してください」這樣命令式的語言是禁止使用的。這種情況往往會用「～していただけますでしょうか」這樣向對方表達敬意的形式。雖然作為外國人的我們並不是很擅長使用敬語，但是僅僅作為郵件這種簡短性的書面表達的話，做好功課在發送前仔細檢查好，還是會輕易應對的。
②其次，像「～しておきますね」這種口語化的句子和「！」「♪」類似這種表達強烈情感的標點符號或顏文字也是禁止使用的~
③當然，除了以上這些常識性的句子結構之外，日本人在對他人做出請求，商量，提問，道歉，表達異議等行為時，也會十分注意語言的藝術。比如，在請求某人幫忙時，經常會用「お忙しいところ誠に恐れ入りますが」、「お手數をおかけしますが」之類的緩衝詞來傳達發件人對於麻煩他人感到抱歉的態度。此外，如果在要求答覆的句子中添加諸如「ご都合の良いときに」之類的詞的話，也是對對方表達出尊敬的一種形式。
４、收到回信，務必在第二天之前回復
①在回覆郵件中需要首先表達對教授回信的感謝之情，比如「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」這樣的話。其次，再根據教授回信的具體內容進行回復。
②回覆郵件的件名可以帶有「Re：」。當回復教授的郵件時，件名將會以「Re：（第一封郵件的件名）」這種形式呈現。這樣很容易讓雙方都明白往來信件的內容。而且當你點開其中任意一封郵件時，這一期間你與教授的所有往來郵件都會呈現，搜索起來會更容易。
接下來繼續給大家介紹幾篇進入大學後與教授聯絡的典型範文，可以作為參考哦~
與其他郵件不同，這裡需要特別注意的是，在與自己想要進學的大學院教授聯繫時，因為你和對方未曾見過或者在沒有介紹人的前提下貿然聯繫教授時，需要在文章的開頭說一句「突然のご連絡失禮いたします」，緊接著做一個簡短的自我介紹。
其次和其他郵件一樣點明主題，表明自己對教授的研究內容十分感興趣，想在教授的指導下對自己感興趣的領域繼續更深入的研究。如果想進一步アピール自己，可以簡單地說一下學部時期履修過的與該教授研究分野相關的課程或者畢業論文的內容。
然後就是對自己將來研究計劃的總結，也就是說在發郵件之前需要提前寫好研究計劃書。最後也是跟其他郵件一樣，表示感謝等待回復。
在日本，ゼミ合格後的挨拶是十分重要的禮儀。有些學校的教授也會在開學前主動聯繫你讓你提前參加ゼミ。切記開學之前一定要發郵件，不然你在教授心裡的印象容易減分哦！
通過藤藤的介紹，大家對於發郵件這件事兒是否已經變得得心應手胸有成竹了呢？可能作為外國人，剛開始會覺得這種繁瑣的郵件形式過於古板、麻煩，但往往就是這種身邊的細節決定了他人對你的評價，也可能決定了成敗。
所以認真對待生活中的每處細節吧，希望大家都能在成為一名合格的大學生的同時逐漸成為一名合格的社會
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