臺灣某著名醫院則將專科經營助理職能分為人力資源、經營分析、儀器設備管理、專科改善、資材管理及一般行政六大類，具體職能及作業細則如下：
一般行政類
目的：為使文書管理制度化以增進字處理之質量及效率
(一)行文類別：
1.函：發布規章及臨時性規定及對團體機關、公司行號、私人或關係企業、各公司間及公司各內部門間行文時使用。
2.公告：就主管業務向公眾或特定對象宣布時使用。
3.便函：關係企業各公司部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。
4.籤呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
5.表格式公文：政府機關規定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。
6.其他：（1）司法文書依據司法行政部規定程序實施；訴願文書，依行政院訴願審議委員會規定程序實施。（2）會議記錄及例行報表等之發送得不必行文。
(二)文書分類：
1.機密類：具有專利性獨特技術性之數據及特定列管之業務機密文件
2.A類：凡關係重大足以影響公司之文書。
3.B類：一般文書及經常性業務往來文書。
4.C類：一般通知或參考性之函件無須呈判者，僅登記分文經教辦部門處理後歸檔。
5.其他類：與公司業務無直接關係之報表宣讀或印刷文件無須收文登記。
（三）與外界來往文件
1.收文文件處理：
(1)經辦人辦理文件時，應將擬辦或覆文擬稿籤呈主管判行。
(2)經辦人應將處理經過、結果或覆文摘要記錄於「字處理單」第二聯處理情形欄，連同來文及覆文稿經呈判後打字、校對，再轉 送收發人員。
(3)來文附件如屬現金、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人於接到來文時應即繳交出納部門籤收，不應隨文傳遞。
2.主動籤文：
擬稿、登記：經辦人以公文稿籤擬妥文稿，檢附字處理等一式二聯，填寫受文者、類別、經辦部門、經辦人姓名、附件，呈部門主管會核稿人員，經判行再將文稿轉打字、核對。
（四）關係企業（部門間）來往文件處理：
1.業務接洽便函處理：
(1)發文：經辦人發文時，應將接洽內容擬妥函文稿，呈請主管判行，由經辦人轉抄（轉送打字）「業務接洽便函」二聯並填記文書類別、受文者、待覆期限、附件等各欄，連同函文稿呈主管籤審，一併送收發人員。
(2)覆文：經辦人收報來文時，應於第二聯擬具覆文稿並填寫銷案或待覆日期，經主管判行後依式填寫於第一聯，一併呈主管籤署，再送由收發人員轉請用印。
(五)文字處理：
1.文書結構：
(1)公告：以「主旨」「依樣」「公告事項」三段式斟酌運用
(2)函籤呈以「主旨」「說明」「辦法、請求、擬辦或建議」三段式斟酌運用。
(3)業務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。
2.文數處理要點：
(1)採用語體文以「簡、淺、明、顯」的要求
(2)經辦文書有關係重大足以影響公司權益之重要文件應將正本妥為保藏，經辦人員應就內容要點籤擬意見或擬稿隨來文呈部門主管核閱擬判。
(3)對文案籤注意見，避免只籤名而無意見。
(4)籤名應清晰可辨，不得潦草難認。
(5)文數應視其輕重而定緩急，對速件、電報文件等應隨辦，於文到一日內處理完畢，一般案件以三日內處理完畢。
(6)於來文所定期限內處理完畢。
3.籤呈處理：
經辦人因特殊案件之處理，需籤請主管核示時，以籤呈用紙繕寫一份行之，籤擬後呈主管核示，籤呈經核決並依示辦妥後依類別歸檔，籤呈案件由各公司自行訂定時限。
4.發送方式：
(1)文書發送方式分為轉送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）電報（尋常、加急、書信、打字）及集運等，經辦人應於文書底稿上註明。
(2)呈閱文書之遞送方式，普通案件以淺綠色卷宗遞送，如機密、緊急或A級案件則以橘紅色卷宗遞送。
目的：為使本院各種數據整理作業有所依據
(一)用語說明：
1.歸檔：將辦畢之案件分類編號存檔保管。
2.案件：未歸檔之文件。
3.案卷：經歸檔後整理編訂之檔案。
4.分類：根據卷宗內容性質將之歸入檔案分類表最適當之類目內。
5.分類號：代表類目之號碼。
6.結案：公文字處理手續已完，全案業已結束清楚之狀態。
7.檔號：分類號與卷號所組成之號碼。
8.卷號：同一類目中不同個案次序之號碼。
9.冊號：同一案件各冊之號碼。
0.編目：將案件所屬之類目編制之卡號或其他形式之目錄。
(二)資料分類：
1.機密類：具有專利性、獨特技術性之數據及特定列管之機密文件。
2.技術數據類：機器、設備之原圖、型錄、技術圖書及刊物等。
3.一般數據類：除上列二類數據外來文書，內部函件等。
(三)編號原則：（一般數據機密類亦同技術數據類另行編定）
X1X2-A1A2-B1B2B3B4-C1C2
X1X2：歸檔部份以ABC編訂
A1A2：年度別ex.75、76
B1B2B3B4：資料編號ex.業務接洽便函類之案件1001….
函公告之案件1101，1102…..
籤呈類1201，1202…..
其他類1301，1302…..
詳細說明：1 2 01
文 籤 醫
卷 呈 務
類 類 類
C1C2：卷次以01，02表示
(四）檔案管理：
1.檔案管理作業：
(1)文件結案後，各部門文書管理人員依原則分類編號，經整理完妥後置入同類卷宗中，於目次表上加列新增文件數據，並設置見出紙等手續。
(2)屬於新案件則另行設置卷夾，內附目次表，另需填寫新卷面。
(3)保存年限在三年以下之數據，由各部門自行保管，每年4月底前將已屆保存年限者，填列「文書銷毀表」呈經辦部處長核准後銷毀之。
(4)保存年限在3年（不含）以上之數據，各部門保存3年以後應於每年4月底前填寫「檔案目錄表」一式二聯，連同歸檔數據送交「中央檔案室」，由中央檔案室審核無誤後編訂「檔案編號」，一份歸檔部門存，一份中央檔案室存。
註：一般數據分類及保存年限如後附表（一）~（四）。
＊專科助理建檔研擬（參閱）：以下可以卷宗歸檔
1.每月工作計劃經營損益表。
2.專科助理讀書會資料。
3.科內財產明細表。
4.科內人事編列及資料。
5.院內人事規章制度。
6.科內會議記錄。
7.業務接洽便函。
8.檢查門診人次統計表（每月、每周）。
9.請購案件。
10.各項項目檢討記錄。
11.籤呈檔案。
12.醫師值班表。
13.科內主要材料明細。
14.科內各組（科）專業醫療基礎資料與設備明細。
15.其他各類公文建檔。
16.其他自行收集數據分類歸檔。
目的：為推展本科業務及改善現狀各項作業所做之協調與聯繫
(一)與醫務專科間業務之接洽：
1.掌握接洽之主題及精神重點，必要時須準備所需數據或數據（或先請示主任）後，再前往與欲接洽之科主任、技術主任或組長協調，接洽後必要時報告主任（或籤呈報告科主任）。
2.經主管批示後，依批示處理，並定期追蹤及考核執行情形。
(二)與服務部門兼業務之接洽：
1.了解接洽單位之主管姓名，直接與其作業務的接洽，但經接洽後仍未獲妥善結果時再向該單位所屬上一級主管繼續接洽。
2.將接洽結論迅速提報主管了解，以便進一步接洽。
3.必要時請示主管後，召開會議，請各有關單位出席，並請上級主管列席（對業務協調有解決裁決權者）以便定奪。
4.對每件接洽案均需列入管制，並把握以最短時限處理完妥結果為原則
5.有關協調項目，列如下述：
(1)管理處方面：
A.環管考核
B.修繕跟催
C.考勤查詢
D.人事查詢
(2)供應處方面：
A.斷料協調
B.交期跟催
C.質量品牌數量功能驗收
(3)醫事處方面：
A.批價錯誤
B.病歷轉送延誤
C.漏帳查核
D.預約掛號協調
E.住出院服務情形
F.健保核減相關事宜
(4)會計處方面
A.收入查詢
B.成本歸屬查詢
C.經營損益查詢
D.審核案件未通過
E.PF查詢（經科主任授權）
(5)工務處方面：
A.3000或200修繕專線。
B.工程委託單跟催。
C.保養檢核。
D.重要工程規畫檢核。
(6)儀器處方面：
A.設備修護跟催。
B.設備保養檢核。
(7)護理部方面：
A.病房急診門診服務檢討。
B.護理質量檢討。
(8)採購部方面：
A.進度跟催。
B.規格功能會籤。
(9)藥劑部：
A.藥品質量檢討。
B.給藥服務檢討。
(10)管理中心：
A.各機能組洽催審核案件進度。
B.各機能組檢討相關作業。
目的：1.推行科內業務發展力求健全基礎；2.掌握科內狀況；3.透過會議取得最佳決議
(一)準備開會所需之資料：掌握會議主題，複印會議數據訂成一份報告。
(二)公布開會時間、地點、人員：原則上以參加人員較為空檔時間召開；會議地點之決定、時間之訂定均要事先聯絡，以免會議開始之零亂。
(三)場地布置：備用場地、茶水、文具用品、麥克風…等，若會議時間超過用餐時間，則申請公餐，桌椅排列應於事先安排完善。
(四)會議記錄：指派一人負責。會後繕寫一份正式本，由科主任及參與人員籤後公布並執行。
(五)會議記錄執行及跟催：訂定執行項目及記錄表（預定完成日期），對預期完成之項目跟催交辦，並定期回報主任。
目的：培養行政管理能力，訓練專業人才。
(一)讀書會：依規定時間及地點實施訓練，訓練教材以有關本院各種相關作業制度，除了本組邀請各處高級主管講解外，也請各科助理輪流主講，藉以訓練每一助理熟悉科內作業制度及口才訓練，另一方面也可藉以由上級主管作機會教育。讀書會中各助理應熟悉各項內容，若有疑問或不懂之處，應立即提出檢討。
(二)訓練會議：依規定時間地點實施訓練，事前由組內幕僚擬定討論或介紹內容及教材分組研擬，並由分組訓練中，每一助理充分吸收知識，以提高水平，並能由此深入了解，每一名助理統合將研擬資料收集及整理存入檔案，以便隨時參閱以提升助理之層次。
1、大專新進人員訓練：新進大專人員於報到後一年半內，依總管理處大專訓練組舉辦之管理訓練受訓，其受訓期間為期一周，
其訓練主題例如：
1）經營管理
2）排程管理
3）製程管理
4）生產績效評核
5）用料管理
6）質量管理
7）保養管理
8）存量管理
9）採購管理
10）倉儲管理
11）成本基本概念
12）單元成本分析
13）內部控制與稽核
14）營業目標設定管理
15）售價管理
16）受訂與授信管理
17）交期管制
18）應收帳款
19）成本庫存管制
20）國貿知識
21）計算機作業制度
22）文書管理
23）人事管理
24）本企業主要產品
行政人員於受訓後，應將各類資料整理歸檔。以便往後作業參考之用。受訓後於兩年內再舉行一次管理知識訓練，目的在於使行政人員再吸收一般管理知識訓練，為期一周。
2. 專員訓練（課長級訓練）：專員訓練主要在於管理知識訓練及case study為主，唯其受訓期間為一個月。
3. 其他訓練：
3.1.行政人員在組內編制下，有關上級指示之各項會議務必參加（ex.午餐會）。除參加時要攜帶有關資料外，且要熟悉科內各項作業與損益結構，尤其是用人費用之掌握更為重要。
3.2.分類管理協調會：參與有關本科分類管理協調會之各項會議，藉以深入科內各項原則。
目的：貫徹達成上級交辦事項盡己之責
（一）上級主管（含董座、主委、副主委、院長、特助、醫務專科組主管、科系部主任等）以突發或臨時性交辦之事項，務必以最快時效內完成，而一般交辦事項則依性質斟酌情形迅速辦理。
（二）掌握主管及交辦事項之主題、精神及目標所在、交辦目的為何，再依照重點逐項分析提報。
（三）若事涉敏感性問題或隱密性之案件宜運用手腕技巧進行。
（四）交辦事項進行作業時務必減少科間之衝突。
目的：1.針對科裡特色發展；2.符合時代潮流；3.國外技術引進；4.配合研究發展。
(一)醫療服務推廣與規劃
1. 有形服務：以有形之設備或材料加諸於病人肉體上（ex：注射、穿刺、換藥及各種治療）稱之。專科助理務必加強倡導技術人員或護理人員於執行醫療服務時，先給病人心理慰藉及說明處理過程，使病人有心理準備，降低病人之痛苦。做好衛教工作，倡導，減輕病患無知，以達早期發現，早期治療效果。
2. 無形服務：除上述以外之技術作業，且面對病人之服務稱之。一切秉著病人第一、服務第一、方便病人、受惠病人、力求使病人至本院治療或檢查有種親切之感覺，甚至認為很想再到本院治療或看診，推廣以病患為中心之服務理念。
(二)質量改善推廣與規劃
1. 醫療安全性顧慮：針對所屬專科各項治療詳細了解其流程，再依每項作業項目，將不安全性之治療流程規劃或檢討出以安全性佳的設備或材料代替前述作業，以保障病人權益。（ex:泌尿科體外電震波碎石機取代開刀取石手術）
2. 減少病患之痛苦：辦事細則如1.所述，將致使病人痛苦改善為減少痛苦之治療，找出材料與設備儀器之代替品，但原先之設備或儀器仍保存。（ex:神經內科肌電圖於治療時，病人痛苦不已，若能找出代替品則病患會踴躍接受治療）
3. 提高治療效果：辦事細則如1.協助科主任或各主治醫師發展新醫療技術，以達最高之治療效益。（ex: HemoRoom醋酸鈉洗腎機改善為碳酸鈉洗腎機）
4.改善人工操作為自動作業：針對所屬專科各種職務之作業流程，找出人工操作之項目及流程，改善為自動或電動作業（甚至於計算機作業）之可行性。（ex:人工開單改善為存量管制自動補充，調劑科人工充填軟膏改動為自動充填等）
5.防止併發症（complication）：了解每項治療項目之方法與處理過程，務必防止感染，尤其加諸病人身上之各項治療器材，是否經過消毒（sterilization），其消毒過程及環境是否合乎安全規則及標準。（ex:呼吸治療以人工呼吸器之tube消毒系統及消毒水是否真的能滅菌，原先由Sonacide消毒液改為未必殺消毒液，以防止infection。
(三)提高經營效益
1.治療項目收費之改善：
(1)收集各大醫院與所屬有關之各項治療費用做比較，以了解本院之收費是否偏低或偏高。（ex：馬偕嬰兒室收費較本院為高）
(2)與健保比對，低於健保收費項目，一律調整至健保收費金額。
(3)健保給付過低之項目，檢具相關成本分析資料，聯合相關學會，積極向健保局爭取提高給付金額。
2.材料耗用管制之改善：設定月（周）耗用量，含計價與不計價材料有關耗用情形，應隨時查核，並找出短缺原因，並與主管提報及提出改善計劃。
3.人工操作負荷之改善：依董座指示，人員負荷以70%--75%為原則設定，這也是申請儲備人員之依據，除非開發新治療項目，則不在此限。
4.機臺動用率之改善：
(1)各項治療之機臺要有一本操作手冊，保養手冊及保證書。
(2) 機臺動用率之提高與否，與檢查人次息息相關，所以專科助理務必針對次數少之機臺做追蹤，建議醫師鼓勵病人複診。
(3) 機臺動用率過低之機臺，定期提出檢討與提出改善對策。
5.開發自費病患來源
(四)開發新的治療項目：
收集報章雜誌（民生報醫學版或健康雜誌）有關所屬專科之各項新的治療項目，另外參考各大醫院之資料，以擴大醫療，積極爭取病患來源，提高經營收入。
（五）拓外作業制度設立：
1. 積極爭取門診病人或預約病人，於淡季或病患人數降低之時，與科主任蹉商採取對策，掌握預約處事務人員以親切服務之態度爭取來源。
2. 文宣作業制度：有關所屬專科訂製編印衛教資料或單張。（ex:專科簡介、門診須知手冊及問卷調查表）
3. 提高服務熱忱：以禮貌運動為原則，協調科主任要求各看診醫師或技術人員親切服務，不怕麻煩，不怕諮詢，對待病人以主動代替被動。
4. 售後服務追蹤：預約作業制度貫徹執行，方便病人回診作業，甚至於發現問題及健康狀況，若有空餘則與病人寒暄，了解其困難及不便之處，從中獲取改善意見，以提高該科之服務質量。
5. 優待與折讓：訂定優待辦法及打折對策，以積極爭取更多病人。
6. 衛教倡導：適時於報章雜誌提出學術研究報告。
7. 抱怨中心：設定抱怨專線或櫃檯，供病人提出他們的看法和希望，並提供主任參考，再依可行性實施或改善。
8. 空間規劃與環境整理：對於等候看診或各項治療期間，隨時巡訪，或有破裂或脫落及不雅之環境，實時提出修繕，力求清晰、乾淨、衛生及舒暢之環境，供病患有個舒適的感覺。
目的：維護勞工安全、保障病患生命、維持本院形象
(一)環境衛生管理：係指活動環境中，對人體健康和生存可能有害的所有因素均為環境衛生管理廣義範圍。
1.飲水衛生：本院飲水來源均以飲水機為準，專科助理務必定期檢查「飲水機保養周期表」之負責人定期保養及維護衛生，以防影響病患之健康。
必要時考核保養人員保養方法，其衛生方針包括：
(1)物理檢查：水質溫度、濁度（最大容許量5甲克生單位（J.T.U））、色度（最大容許量15鉑鈷單位（P.C.））、初臭度（最大容許量為3）、味（無味）、餘留物（最大容許量1,000 mg/l）
(2)化學檢查：總硬度、總鹼度、PH值（6-9）、餘氯、硫酸鹽、亞硝酸、鹽、鈣、鎂、銅、鉛、鋇、鎘、汞、砷等均有一定標準。
(3)其他：生物檢查、過濾網（筒）之檢查，水源檢查、排水系統。
2.垃圾處理：本院垃圾處理係指醫療器材或材料之廢物及普通垃圾之處理，對於有揮發性感染（病患為隔離者）之廢物處理，並隨時督導阿嫂處理方式（正常為打包、封鎖）。
3.病媒管制：對於病蟲害之處理與環管人員取得協調或衛生管制計劃定期噴灑殺蟲劑（但以不具有侵蝕性之殺蟲劑為之）。本院為患最兇的乃為蟑螂，其習性常居於箱盒、櫥櫃、抽屜及書籍之縫隙陰蔽處，而管制辦法可分為：
(1)環境管制：垃圾密蓋、食物要妥善保存、屋內陳設簡單清潔（本院抽屜、病患衣櫃、櫥櫃定期保養）
(2)物理管制：蟑螂誘補器。
(3)化學管制：
a.地板邊緣噴射或塗刷10釐米寬。
b.殺蟲劑：以廉價殘效性長。（ex:拜貢1%，經4個月仍60%殺力）
4.房屋衛生：以採光及噪音改善為重。
(1) 採光：費眼力之工作：50呎燭光
普通視力之工作：30呎燭光
接待室（盥洗室、倉庫）：10呎燭光
走廊通道：5呎燭光
(2) 噪音：本院臥房及病房以50分貝以下為宜。
5.放射性汙染：
輻射測量（侖目） 可能發生反應
0-25 無反應
25-50 血球數略有變化
50-100 嘔心、疲倦、cell boll↓↓
100-200 骨髓機能↓↓，活力↓
200-400 骨髓機能↓↓↓，嘔心↑、出血
400-500 5% 病人死亡
600 病人在2周內死亡。
(二)醫院感染管理係指院內病患周圍環境、醫療儀器或器材及訪客帶菌傳染而遭受之感染，主要途徑有下列：
1. 病患→病患
2. 工作人員→病患
3. 訪客→病患
4. 食物、水果→病患
5. 空氣→病患
管制（管理）方法：本院有感染管制小組（呂學重醫師負責），其組內重點在於：
1. 院內感染監察
2. 設立標準方法（隔離規定、無菌步驟）
3. 利用細菌學檢驗
4. 與各單位及醫師接洽、共同解決。
(三)安全防火防災方案管理：醫院的醫療、行政及工務各部門對病人、職責的安全及重大災害，負有共同責任，尤其是專科助理，平時要設想周到、訓練有素，臨時才會井然有序，應付自如。
1. 準備作業：防火、防災（防震）計劃及疏散原則，平時建立所屬職員觀念，甚至於定期訓練。（滅火器之準備、尤其重要）。其他防治方法為電源管制、電器使用說明及易燃物之擺設。
2. 管理方法：除醫院環管組成之防火政策委員會外，各科應有防火組、並有負責人，定期巡視科內安全衛生及滅火器使用方法之訓練，並做記錄。訓練計劃研擬（防火、防震等），並且建議主管列為考績之考核。
(四)其他衛生管理：
1. 辦公室：除上述之採光、噪音及衛生管理方法外，另外對桌面排列、櫃內排列及其他擺設力求統一、整齊、清潔。
2. 醫技（醫療場所）：力求乾淨、衛生、整齊及設備之完整。
3. 服務場所（門診室、櫃檯及藥局）：分類擺設、清晰乾淨、定期整理(阿嫂配置、改善環境)及門面整齊最為重要。
4. 專科助理系協助科主任，務必為科內之衛生加強巡視，必要時，填寫衛生狀況調查（統計表）供主管參考改進。 安全衛生管理規章
目的：1.健全科內製度；2.改善發生異常之誘因
(一)醫療糾紛：
1. 調查清楚糾紛原因，且在處理過程倡導有關人員忌諱失言、並將詳細情形，據實報導科主任（經75.8科負責人會議規定事項，各主治醫師今後對醫療糾紛賠償問題，須負責賠償金額之20%，上限以10萬為限），專科助理在調查事情原委時，避免大肆宣傳，以防傷害主治醫師的工作心態。
2. 若於科內會議倡導中，報告（會議）資料不可填寫主治醫師姓名。
3. 定期倡導以達貫徹，降低糾紛之次數。
(二)醫療服務不佳
1. 依禮貌運動之原則，調查異常事件發生之事由，針對服務不佳之發生者，再查詢發生之動機、發生地點、時間及經過（詳細）；情況許可再查詢病患，聽取意見，但再提報上級時，務必先行掌握事情經過的來龍去脈，以免向上級說明事情經過時，無法提出實際情形。
2. 針對異常原因檢討改善，改善原則則治本重於治療。
(三)一般異常案件：
不管是單位內或作業相關單位發生異常，除了解異常點、責任歸屬外，透過協調檢討改善，並要時呈請主管核示，且對協議結果加以跟催，以使掌握狀況，期使科內業務推廣順暢。
目的：吸取同業優點，改善本院不足
（一 ）參觀對象：
1. 了解參觀院內各部門的作業
2. 參觀國內各相關機關
（二）院外參觀手續及須知
1. 與科主任協調參觀目標，經主管核准後，電話或公函與對方相關部門聯絡，略述參觀目的、時間、人數、地點及其他希望對方配合事項。
2. 參觀前一天，再與對方經辦人員聯絡，若人數超過5人以上，即可申請公務用車，並依申請手續辦理，或者乘用計程車參觀後填寫短程出差車費報銷等。
3. 對參觀同業後，必須就所了解及同業實際作業，以口頭或文書報告，報告主管，供主管參考，以便改進本科缺失及不足之處。
4. 若與主管檢討後，認為醫療改善確有必要時，則提出籤呈呈上級批示，以加強本科作業基礎。
全文連載完。
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1. 談醫院管理中心與專科經營助理設置對醫院運營的影響—連載（一）
2. 趙鈞：專科經營助理設置對醫院運營的影響—連載（二）
3. 人力資源管理職能及作業細則—專科經營助理連載（三）
4. 純乾貨 | 專科經營助理模式之經營分析崗位職責—連載（四）
5. 儀器設備管理職能及作業細則—專科經營助理連載（五）
6.專科改善職能及作業細則—專科經營助理連載（六）
7.資材管理職能及作業細則—專科經營助理連載（七）
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明天晚上（7月5日 周二）晚8點，醫管通攜手醫管實戰專家—趙鈞，為你帶來醫院績效管理第二講—績效與人力資源管理本期微課強烈建議院長/副院長，醫院科主任及人力資源部及績效辦等相關人員參加報名方式：關注醫管通微信公眾號，在公眾號中回復「微課堂」，即可獲取本次微課在線教室地址。