課表是學校最基本的教學管理依據，課表形成的傳統方法是先安排好原始數據，再設計好表格的固定格式，一項項往表裡填內容。上百張課表的形成都要人工錄入或人工粘貼複製，既繁瑣又容易出差錯，而且不利於檢索查詢。筆者介紹一種方法，在原始數據錄入後利用「數據透視表」，可以實現課表生成的自動化。
一、功能
1. 一張「數據透視表」僅靠滑鼠移動欄位位置，即可變換出各種類型的課表，例如：班級課表。每班一張一周課程表。可選框內選擇不同的學院和班號，即可得到不同班的課表。按教師索引。即每位教師一周所有的信息。按時間索引，即每天每節課有哪些教師來、上什麼課。按課程索引。課程帶頭人可能只關心和自己有關的內容。按學院索引。可能只需要兩三項數據，了解概況。按本專科索引。按樓層索引。專家組聽課時順序走過每個教室，需要隨時隨地查看信息。按教室或機房索引。安排房間時要隨時查看。
2. 欄位數量的選擇是任意的，即表格內容可多可少，隨時調整。
3. 任何類型的表都能夠實現連續列印或分頁列印。如班級課表可以連續顯示，也可快速、自動生成每班一張；某部門所有教師的課表可以匯總在一張表上，也可每個老師一頁紙，分別列印。
4. 遇到調課，只要更改原始表，再重新透視一次，可在瞬間完成，就意味著所有表的數據都已更新。而傳統的方法必須分別去改班級表、教室表、機房表、教師表……稍有疏忽就可能遺漏。
5. 所有的表都不用設計格式，能夠自動形成表格，自動調整表格大小，自動合併相同數據單元格。
二、建立資料庫
規範資料庫的建立是滿足查詢、檢索、統計功能的基本要求。
1. 基本欄位：班級、星期、節次、課程、地點、教師。
2. 可選欄位：學院、班級人數、學生類別、金工實習周次、教師單位、地點屬性、備註欄位名橫向排列形成了「表頭」，每個欄位名下是縱向排列的數據。
3. 庫中的數據必須規範。如「地點」中不能出現除樓號、房間號以外的任何文字(包括空格)；「課程」中必須是規範的課程名，不允許有「單、雙」等字樣。建議上機課增加一個欄位「上機」，而不是在課程名中增添「上機」說明，後者不利於課程檢索。
4. 庫中的每條數據清單的每個格只要存在數據就必須填滿。不允許因為與上一行數據相同就省略了，更不能合併單元格。
5. 增加的整條記錄在庫中的位置可以任意。如規律課表的課程只有8節，某班增加「9～10節」或雙休日上課，新增記錄則可插在該班其他課的末尾，也可附在庫的最底端。無論在什麼位置，都不影響透視後的效果。
三、做數據透視表
在選擇透視範圍時要包含全部原始資料庫，如果錄製「宏」，最好比原始表多增加若干行，以備增加記錄用。但欄位的數量可根據需要選擇。把選中的欄位分別放置在表的「行欄位」中，在每個欄位名上雙擊，彈出「欄位設置」框，選擇「無」，即形成了顯示美觀的透視表。
1. 用滑鼠拖動各欄位，重新安排左右順序、上下位置(指行欄位與頁欄位之間的轉換)，或在可選框內選中所需，即可形成各種各樣的新表。
2. 常用的班級課表可排好紙張版面、頁眉頁腳，專門供原始列印。「班級」欄位最好放在「頁欄位」中，以便於每班列印1張。在「班級」欄位的可選框內選擇各班，即可顯示出所有的班級課表。每班課表的大小是自動調整的，如 「節次」中的數據項只有8節，遇到增添「9～10節」課程的情況，表格會在7～8節後自動增加1行，把9～10節的內容填進去，下一個班則可自動恢復正常。既可以設置為無課顯示空格，也可以設成無課不顯示，即有哪節顯示哪節。
3. 需要強調的是，以後每調一次課必須在原始庫中改，而不允許在透視表中直接改。新庫形成後，再重新生成新的透視表。此時原來的舊透視表則可以刪去，以新表為準。如果重新列印，需要在新表上重新排版。以上方法經過一段時間的實踐，在課表的查詢檢索方面發揮了巨大作用，尤其在頻繁調課時省卻了更改所有表數據的過程，準確高效，是辦公自動化不可多得的好工具。
(責任編輯：韓建光)