Excel重複數據的兩種常見處理方法~~

2021-02-14 Office職場訓練營

重複數據本身存在兩種情況：

1. 單個數據重複（如下圖所示）：



 

我們可以看到只有編號dademiao005是重複的，而對應的姓名和成績是不重複的，這種情況多出現在編號輸入錯誤。

2.多了一條記錄（如下圖所示）：


第7行和第9行，兩條記錄一模一樣

對於重複數據的處理，一般分為兩種動作，查看重複數據和刪除重複數據。

我們先看看查看重複數據的3種方法：

排序法這個只是把相同的數據可以排到一起，但是不能直接把重複數據找出來，由於過程太簡單，自行琢磨就可以了。

條件格式法

選擇要突顯重複數據的區域，如圖所示：A3:A9區域



直接選擇開始選項卡→樣式功能組→條件格式→突出顯示…→重複值



選擇要使用的格式，注意區域裡單元格的變化。



條件格式法雖好，可是不能應對多列數據裡面有重複的情況，比如：我們可以對學號姓名成績均有重複數據的表進行條件格式法，就會發現如下情況：

應對的方法，配合公式！

選擇要突顯重複數據的區域，如圖所示：A3:C9區域，直接選擇開始選項卡→樣式功能組→條件格式→新建規則




選擇使用公式確定要設置格式的單元格

輸入公式：

=and(countif($A$3:$A$9,$A3)>1,countif($B$3:$B$9,$B3)>1,countif($C$3:$C$9,$C3)>1)



公式解釋起來，就是A3在A3:A9出現大於1次，並且B3在B3:B9出現大於1次，並且C3在C3:C9出現大於1次。

點擊格式設置格式，可以分別在字體和填充選項卡裡面修改顏色


刪除重複數據

推薦使用Office自帶的刪除重複數據功能。

選擇數據選項卡→數據工具功能組→刪除數據功能

在刪除重複項對話框中，選擇作為重複項判定的列

當前選擇的意思就是，如果學號姓名和成績都有重複才重複


點擊確定之後，我們就會發現數據已經被刪除了



在EXCEL中遇到重複數據，可以考慮用條件格式自動顯示顏色，也可以自動刪除重複數據。

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