大家好，我相信很多人都知道要排日程表，但日程表到底怎樣排才合理？其實很多人不清楚。
所以我之前給了我們時間營助教可樹一個挑戰，假如可樹現在給我做秘書，她應該如何安排我的日程？
這個秘書測試，是強迫你用秘書思維去思考，如何給別人排日程，我們希望這個日程排完，除了你理解如何做一份完整日程表外，你也理解如何給自己排日程。
我們一開始給自己排日程，最大的問題是容易被事項的重要性緊急度幹擾，導致我們的日程安排動作走形，所以我們才建議各位先試試換位思考。
下面各位看到我們排日程表的過程，請你一步步思考，假如是你，你會怎樣安排領導的日程表？這種安排思路能否用在你自己的日程表？
——秋葉大叔
· 正· 文· 來· 啦·
我的領導秋葉大叔，每天要響應的事情很多，非常的忙。有多忙呢？給你們看看他之前某天的原定安排：
1、早上4節課，8點上到11點50分
2、微博、朋友圈日常更新
3、回復學員群消息和各種私聊消息
4、跟微軟通電話談業務合作
5、寫最新版本公司介紹
6、下午約2點半到4點接待時間管理司馬騰老師
7、下午約4點到6點跟美麗修行談合作
8、下午約6點到6點半跟公司開工作會議
9、晚上7點約香港朋友一起飯局
10、晚上9點到10點跟法國一位媽媽電話
哦對了，秋葉大叔還有很多臨時突發事件，比如約了可樹修改這篇分享文章，那就還要加多好幾項：
11、跟可樹反饋文章的問題
12、修改這篇分享文章
13、晚上10點秋葉大叔又臨時在幫聲音訓練營改招生文案
每天的事情，不僅有事先計劃好的相對固定的工作、還有臨時安排的突發工作，大叔這一天要做的事情怎麼這麼多呀
而我的工作之一，就是嘗試幫秋葉大叔排日程。
我是如下這麼操作的。
01
了解領導的作息
日程表的安排，要儘量兼顧領導的作息習慣，爭取讓工作日程與他的精力周期匹配。
據了解，大叔每天的作息是這樣的，還比較規律健康。
注意，這張還不是日程表，是作息表。當把作息表列出來後，可以清晰的看到，秋葉大叔的一天有多少時間可以分配給工作，方便安排。
劇透一個小秘密，秋葉大叔的午休時間基本上是一個幌子，我就沒有怎麼見過他午休。
02
把工作清單合理分配到現有日程
怎麼把這份工作清單，分配到表格裡面呢？
假如你是秋葉大叔的秘書，會怎麼填？動手試一試~
第步，把剛性時間排進日程
即提前約好了幾點開會、幾點接待客人、幾點講課，這些時間通常是固定不變的，按時間走就好。
填完後，發現除了晚上的22:00-24:00還有空檔，其他時間段都有安排。
在原有的計劃中，還有4項工作未安排，是否應該全部堆到晚上時間段？夠用嗎？
另外，如果有些臨時加入的事項，又應該排進哪？
未安排事項：
1、微博、朋友圈日常更新
2、回復學員群消息和各種私聊消息
3、跟微軟通電話談業務合作
4、寫最新版本公司介紹
5、跟可樹反饋文章的問題（臨時加）
6、修改這篇分享文章（臨時加）
7、晚上10點幫聲音訓練營改招生文案（臨時加）
第步，預估非剛性事情的大概用時，並插入到預留機動
有些事項，重要緊急度較高，難度較大，耗費的時間會比較多，就適合安排整塊時間來做。
例如「修改分享文章」，明天就要用，今天就必須改完。大概要耗用1小時的整塊時間，適合安排在晚上的時間段。
最後大叔告訴我他是11點30分開始修改，一直改到了12點。
有些事情，佔用的時間不多，大概半小時內就可以完成，就可以利用碎片時間，或者擠出一塊時間去做。
例如「文章的反饋」「電話會議」「寫公司介紹」這些，我是當面看著大叔是用午餐+午休時間完成的。
有些事情，不做也不會對工作產生嚴重的影響，可以拖延，也適合安排碎片時間來做，甚至乾脆不做。
例如「微博、朋友圈的更新」、「回復群消息」。
第步，利用好碎片時間
時間不夠用，那就把碎片時間利用起來！例如：
上午的課間休息時間，可以發微博、發朋友圈、回復群消息
中午吃飯的時候，可以把可樹叫上，邊吃飯邊反饋文章問題
等餐的時候，可以打電話跟微軟談業務合作事宜
吃完飯的午休時間，可以先把公司介紹快速寫了，寫完再休息
把日程排好後，滿滿當當特別有成就感，你也是這麼排的嗎？
03
時間被拖延了怎麼辦
可是，幫領導排好日程後，發現了個新的問題——找領導的人很多，時間不可控怎麼辦？
例如：原預約是14：30-16：00接待客人，可由於塞車等原因晚到，聊到了16：20還沒結束，要讓他一直拖下去嗎？
出現這種情況，原因在於日程排得太滿，沒有預留空檔時間。一旦有意外出現了變動，後面的就全都被牽動，調整起來也很痛苦。
日程安排要預留出空檔時間，例如接待客人預約的時間是一個半小時，那就再多留出15分鐘，14:30-16:15用於接待客人。
萬一客人拖延了，我作為秘書就要出來打斷，委婉提醒：「領導，不好意思，您5分鐘後還有個會議，現在必須得結束了。」
如果沒有拖延，多個幾分鐘的空檔也沒關係，還可以上個廁所、喝杯茶、休息一下或者給下一項工作做準備，也挺好。
04
事情被打斷、被幹擾怎麼辦
幫領導安排日程，有時候還會遇到這樣的情況：
有突發事情，例如有人突然拜訪，有個緊急文件要馬上處理。但這些都不在計劃之中，沒有安排相應的處理時間怎麼辦？
除了給工作之間留出銜接的空檔時間，還應該直接留些空檔時間，空著不安排。
如果留出了空檔時間，就可以把事情往裡面擠。例如一天8小時，可以給留2小時的空檔。不要捨不得、不要怕時間沒有好好利用。每天好好利用2個小時就夠了，其他的6個小時都是輔助性的，完成工作量的事情，它的輕重緩急沒有那麼重要。
空檔留出來後，時間就有彈性了，再也不怕計劃趕不上變化：
有突發的事情，往裡面擠；
工作狀態不佳，事情沒有完成，也可以往裡面擠；
有人突然拜訪，看看日程表的空檔時間，讓對方幾點到幾點來。
如果當天真的很忙留不出空檔，就按照事情的緊急重要度，進行延期處理。
05
時間多出來怎麼辦
領導是個超級忙的人，但有天效率特高，也沒有突發事情的打斷幹擾，工作完成得很順，結果多出2個小時空檔怎麼辦？
——得有事情往裡面填
日程是可以調整的，把一些長線的事情，或者明天的安排提前來做，明天也可以喘一口氣。
「領導，如果你現在有空，要不有幾件事你先處理一下？」
反正我不擔心秋葉大叔，只要一有大段時間空白，他肯定在群裡聊天，聊著聊著就把一篇推文寫出來了，這樣的事情見過多次，整個IP營的朋友都知道他的套路了！
把「我為秋葉大叔排行程」的過程拆解一下，是這樣的幾個步驟：
【1】了解領導的作息
【2】列出計劃內的任務清單
【3】把剛性時間排進日程
【4】預估非剛性事情的大概用時
【5】把非剛性事情插入預留機動
【6】利用好碎片時間
這個日程表安排，對你是否有啟發，你自己的日程會安排了嗎？來列列你明天的日程安排吧。
如果你也想讓時間日程表得到有效利用，不妨可以來看下這本新書《時間管理7堂課》
如果想得到實踐式成長，並得到更多大咖老師的引路指導，歡迎約秋葉時間管理訓練營。
下一期也是今年最後一期（12月14日-明年1月11日），明年春節早，估計開年後第一期都放在3月初啟動了。