極簡工作，才能勝任更高的工作

極簡工作，才能勝任更高的工作

這是投石問路凌千夏的第29篇文章

誰能成功提高自己的辦公效率，誰就能勝任更高要求的工作。

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極簡工作，check list

上周我們講明白了深度工作：高質量的產出 = 時間 X 專注度，並且分享了四項原則：工作要深入；擁抱無聊；遠離社交媒體；摒棄膚淺。（參見：）。

我們還知道：借用加劇了稀缺，讓我們陷入忙碌的泥淖無法自拔。（參見：《）

我們還知道：時間與精力，只用於有意義之事。自律的追求「更少，但更好」是走出這種困境的唯一出路。（參見：）

這次我們來談一下比上述三本書更簡單的書——《極簡工作I》和《極簡工作II》。

之所以說這個比較簡單，是因為作者約根庫爾茲給出的建議都是執行層面的建議，你甚至可以把這些建議保存下來，作為自己的一份check list（檢查清單）。

友情提醒：本文三千五，逐一列條目。不如先存儲，複查好重讀。

 

2

Kaizen（改善），持續優化

誰能成功提高自己的辦公效率，誰就能勝任更高要求的工作。

Kaizen（改善）是一套完整的方法論，也是我們亞馬遜PE部門這兩年給我們一直在反覆培訓的一項內容，目的是為了讓我們這些亞馬遜的產品工程師能夠減少non-value（無價值）時間，做更多的有value（價值）的事，換句話說，提高效率。

「Kaizen」這一概念源自日語，由兩部分組成：「Kai」（=改）和「Zen」（=好或更好）。「Zen」的「Z」發音不是［ts］，而是濁音［z］。Kaizen是一個持續改進的實用過程，由多個小步驟累積而成。相較而言，單個措施很容易施行，因為它不涉及昂貴的技術改造，不需要高額投資費用，而且風險一目了然。

這個「kaizen階梯」在極簡工作上，被極簡的描述為下圖：

 

四步提升的辦法：工作就是推著大石頭上山，第一步往上推一段距離；第二步加個楔子固定現有成果，第三步繼續往上推，可是因為解決了一部分問題，所以推進一段距離的石頭會變小一些；第四步，意識到優化的可能性，繼續往上推，繼續加楔子固定成果。周而復始，循序漸進。

3

五級階梯，飯總得一口一口吃

這個「kaizen階梯」在極簡工作上，被極簡的描述為下圖：五級持續改進的類別：

3.1

第一級，整理與清潔。

因為大部分人在空的辦公桌上辦公總是比堆滿雜物的辦公桌上更有效，所以下班前清理辦公桌的習慣會大有裨益。更別說，很多工作，比如我們亞馬遜樣品，需要在下班前被收入抽屜以免洩密。

「斷舍離」是個值得學習的境界。（大家可以讀一下《斷舍離》這本書。一般來說，日本人能把一頁紙的精華內容擴展成一本書，而這本，是把半頁紙擴展成了一本書。）

但如果你剛開始做不到，可以「嘗試丟棄」——先放到一個地方，三個月後你就知道是不是應該丟棄了。

3.2

第二級，約法三章。

所有東西都需要立即標記。所有找東西是不能一目了然的地方都應該標記，文件夾，抽屜，莫不如此。

把東西固定位置，然後歸位，仿照「5S ——整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）」對自己的座位進行整理。比如說，把訂書機、訂書針、膠水，剪刀等放到移動柜上；文件分門別類放到抽屜裡；不同文件需要有一個清晰的文件夾歸類……對了，在亞馬遜供應商的現場，5S沒有做好是會被特別提醒，甚至引起投訴的。如果我們對自己也能嚴格要求5S，何嘗不是一個提高效率的辦法。

承載了工作安排和進度證據的郵件需要特別注意。作者建議如下：不要頻繁地處理郵件，每天一到兩次就可以了。給自己規定一個固定的時間（例如午休期間或下班回家前）。如果你的電腦在收到新郵件時會發出提醒，無論是提示音還是提示圖標，都請關掉它，以免注意力被分散。如果你在查看郵件時發現某封郵件必須在五分鐘之內處理，請立刻回復。否則的話請計劃一下處理的時間並將其寫在你的日程表中。不要只把自動填充運用於聯繫人信息如姓名、部門、地址和電話號碼，在發送新產品簡明扼要的說明時，也可以利用這個功能。寫短郵件時，注意每封郵件只寫一個主題。這樣便於收件人迅速回復。如果你在一封郵件中總結了五點，那將會等這五點都解決了之後才會收到回復。不在房間時，請打開離開提醒，以及時告知發件人。請像對待自己的信箱一樣對待自己的電子郵箱：晚上應將所有收到的郵件處理完畢，或將郵件移至相應的文件夾中並規定處理時間。如果要寫的信息非常短，那麼直接在標題中寫明信息就可以了。為了表明郵件無須打開，你可以在標題末尾用///或EOM（end of mail）註明。

3.3

第三級，優化工作流程。

我們在以前的多篇文章中講過：慣例，或者說習慣，才能最大限度的節省我們的決策精力，提高效率。那麼在工作中呢？什麼是工作中的慣例？

聰明的你一定知道：流程。定下流程讓事情一步步發生才是最有效的方式。我經常會更新個人所用文檔的格式，也會給供應商強調工作的流程，保證了彼此的效率。很多時候，供應商並不是不懂，他們只是不知道亞馬遜需要的是什麼。看看你周圍的同事，許多人能力強不強不好說，對流程的熟悉無疑提高了他們工作的效率。而你留意你可以變成「慣例」的，把它變成你的「流程」，一定可以做的更好，更高效。

如果第一次「流程」定的不好，那麼下一次就改進，做的更好。聰明的你一定又發現了這裡需要一個前提：公司必須採取讓彼此建立信任的措施以及營造一個允許犯錯的氛圍。如果你的公司不是，你要麼離開，要麼墨守陳規。

很多人都覺得會議不夠有效，作者的建議如下：（1）沒做日程安排時，請不要舉行會議。（2）請從和所有與會人員相關的議題開始。只涉及部分議題的人員可以逐次離開會場。（3）請不要討論沒有列書面提綱的議題，請給想討論的事項打個草稿。如果一個議題寫下來不足兩三句話，那麼這個議題也不值得在會議上討論了。（4）請給每一個會議做書面會議記錄。（誰在什麼時間做了什麼？）會議記錄總結應在下一次會上詳細討論。談話進行時，在筆記本電腦上記錄並通過投影儀放映出來，以便於所有與會者評論與補充，也可以避即席記錄免實踐時出現錯誤。（5）有些公司的會議是靠著斜面桌子站著舉行的。因為長時間的站立會導致不適，所以會議時間不能過長。（6）會議開始前，可以安排一位主持人和一位計時人員：主持人引導會議。當有人跑題時就按響喇叭。計時人員負責掐秒表，與會者發言的時間應控制在90秒之內，如果超時，計時人員給出信號。

3.4

第四級，加強自我責任意識。

不要問是誰的錯，而應該問什麼錯了。共同思考問題是如何出現的，以及以後怎麼避免其再次出現，之後再想想該怎樣改變結構及工作流程，以便日後避免這個錯誤。

請在下班前確定一個第二天優先處理的項目。規劃時間時請不要忘記規劃與個人目標相關的工作。這裡要注意的是：每次只把注意力集中在一件事情上。

3.5

第五級，目標與指標。

這個大部分情況下是上級決定的，不過我們也能做出力所能及的建議。據說豐田公司每年每個員工平均提出60個以上的建議。

對於工作目標我們應奉行以下基本原則：「你不能測算的東西，也就不能制定。」

4

電子辦公，路總得一步一步走

到現在呢，我們終於可以談談《極簡工作II》了。沒錯，以上只是第一本書的內容。你也不用擔心，因為我們都知道，一般人寫的第二本書內容嘛……

這是基於電子辦公寫的更加細節的操作辦法。你試試這些方法，只有適合你的才是最好的。

思想可以被閱讀者接受，但方法論只有被實踐者記得。

處理郵件不僅僅是查看郵件。收到郵件後思考下一步應當怎麼做：刪除？查閱並回復？設置期限？轉發/委託？保存？