這篇文章的作者：懶得起名字所以叫小A。文青、脫線、矯情、話癆、腦洞大開，被周圍朋友學弟學妹們當作各路知心姐姐。Top2碩士畢業後進入一家喜歡的500強外企，每天忙碌充實之餘，寫點職場日記。不求文採，只當記錄職場中一步步成長的感悟。
其實剛動手寫的時候，題目是叫做「一節藤校的英文寫作課」的，我承認確實有點噱頭，但是並不是毫無根據的。幾年前有機會去藤校上過寫作課，雖然當時很多基礎的內容對科班出身的 A 來說已經很熟悉了，但還是一定程度上改變了我的寫作習慣和思維。
甚至這幾年過去，寫過大大小小的論文，工作之後寫過不少數據分析或者工作報告，每次寫到 big, this, a lot, good, but 這些詞的時候，都會條件反射地刪掉重新寫。
後來題目為什麼改成這個呢？如果題目只是「藤校的英文寫作課」，你覺得「哦就是講講寫作的方法的嘛」，但是我發現寫作和英文好壞沒特別大的關係，尤其是到了一定水平，大家的表達都挺地道的。
正好這幾天，有個在律所的師兄給我發了一段挺長的英文郵件，說你能幫忙看下這封郵件麼？這封郵件是回復給國外的客戶的，我們在談報價，我想表達什麼什麼意思，但是好像對方總是誤解我們的意思，來來回回發了好幾封郵件了，還是沒說明白這個事情。
聽到這A還挺驚訝的，師兄在國外也念過書，英語非常好，邏輯性也是我認識的人中非常強的，為什麼會遇到這樣的問題？更驚訝的是，據說律所有專門負責對外溝通交流的同事，也是沒把這事弄清楚。
看郵件的時候我大概有點數了，問題真的不出在對方的英文水平高低，比如語法、時態、表達是否地道這些基礎概念上，而是表達所體現出來的思維還是中式的，所以別說老外蒙圈了，我看了一遍也是一頭霧水，如果不是師兄和我解釋了半天 background，我可能都不明白什麼意思。
所以問題是：我知道你英文好，但是你真的會寫作麼？
其實英文寫作，除了小說散文詩歌講究特定的寫作技巧，大部分都非常簡單，比八股文還八股文，尤其是職場上涉及到的郵件、報告，更是平鋪直敘，大白話白開水一樣，講求效率，衡量的標準是 clear and effective。
Clear 指的是表達的信息夠清晰，不會產生歧義；Effective 是指信息的有效性，給出的都是必要的，不廢話，不冗餘。達到這樣標準的關鍵在於，寫作的時候要有英文的思維方式，也就是人人都會說的「用英語思考」，主要體現在句子順序，句子之間關係，語言運用這幾點上。
師兄的那封郵件，這幾方面都有所表現，A 給出了一些建議，再改完之後就是一個比較清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要幹嘛，報價是怎麼計算的，包括哪些服務，下一步對方要幹嘛，有什麼選擇。（以後如果失業了，我就靠這個吃飯好了，此處應有笑中帶淚的表情）
以前英文寫作零零散散都有提到過（回復「英語」或「寫作」查看相關文章）。不過這篇不會講怎麼樣表達某個意思比較地道，因為大家肯定都有很多年的英語基礎在，這種問題查查詞典就好了。
今天主要講郵件中、報告裡，怎樣表達對方能看得懂。甚至我要分享的知識點你都懂，有的也在用，但是用的時候可能沒意識到為什麼這樣用。沒有經過專業訓練、以及有意識的刻意練習，很難寫出清晰的郵件，即使憑著感覺寫得出清晰的郵件，也說不清為什麼好，好在哪裡。
這篇文章不會告訴你怎麼一步步給自己的文章做手術，而是給你一把手術刀，教你怎麼用手術刀，怎麼審視文章背後的邏輯，然後自己就能大刀闊斧改文章了。
之前的知識點或許就像一堆散開的拼圖塊，而搞懂背後的這些大規律，就能夠把這些拼圖組合起來刷出 the whole picture。
各類英語考試中都有閱讀理解，大家肯定知道如何從原文中找信息。如果時間有限的話，讀開頭結尾，時間再多一點的話，再看每一段的第一句和最後一句。
一篇文章的精華就分解成了以下部分：
所以咧？所以寫作時候就需要按照這樣的方式寫啊。你肯定會說這些我都懂啊。但是關鍵是很少有人真的做到這一點啊。大部分人在表達「老闆我需要招人」的時候，還是會這樣寫：
老闆你好，今年我這邊新上的項目，項目可難了，花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表，我們已經完成了項目的30%，但是如果項目想在 Q1 上線的話，照目前的進度我們可能只能完成 70%，所以我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的target。因為這個項目太 blabla 重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個，所以整個資源也都應該往這方面傾斜，您說是不是？
看上去是不是很正常也很符合我們的閱讀習慣？按照事情發展順序和老闆講了一大堆原因合情合理。老闆再不給你招人就好像很沒人性一樣。
但是！你如果這樣發給一個外籍老闆，他內心會很崩潰的。因為如果你把這當做閱讀理解來看的話，習慣性地就希望在第一句找到這一段話的主要意思和目的。老闆看到這段文字的第一句，第一反應不是耐著性子往下讀，而是心想「臥槽，這麼重要的項目出事了？！」
直到讀到最後才明白，兜這麼一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早說嘛，人來就能解決的事情還叫事情嗎，我還以為項目完不成呢。這種情況下，對方就會覺得你的英文寫作不夠好。這就是兩種思維帶來的差異。
1. 英文寫作最重要的就是，開門見山，結論先行。
尤其職場中發給老闆的郵件和報告，就算不考慮寫作習慣，站在老闆的角度想的話，時間有限，也應該把重要的信息放在前面。
其他信息放後邊作為觀點支撐和信息補充，如果需要了解更多的話，細讀就好了，這點其實就體現了兩大標準中的 effective。這下你知道，英語思維的話，以上應該按這樣的順序寫：
老闆你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的在 Q1 上線的 target。原因如下：1. 項目花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經完成了項目的 30%，照目前的進度我們可能只能完成 70%。目前我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。2. 這個項目太 blabla 重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個...
先不論後邊的信息如何組織或者加不加數字分隔，但是直接把結論擺在首句，既符合英文寫作的習慣，也符合老闆的閱讀習慣。時間有限的情況下，看第一句就夠了。
2. 除此之外，注意一段只表達一個主要意思/觀點，不要在一個觀點沒表達充分的時候急於加上新的觀點，新的觀點應該直接另起一段重新闡述。
這和上一點是一脈相承的，也是為了信息的有效性。這樣就能在每一段的開頭結尾直接 get 到這段的意思而不會遺漏，也不會覺得所有信息龐雜交織在一起讓人不知所云。
這點也是一說都懂，但是明白不等於能做到，因為實際上這樣的表達，是要克服很大的表達慣性的。還是舉以上給老闆寫郵件的例子，如果既想表達要人，又要讓老闆知道現在的項目進展，至少有一半的人都會這樣寫：
老闆你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的在 Q1 上線的 target。原因如下：項目花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經完成了項目的 30%。這 30% 的內容包括項目的框架基礎搭建，競品分析，用戶分析等前期準備工作，這些工作在每一個重要時間節點的時候，都已經和各合作方溝通過，之前和您 review過，也拿到了市場部法務部財務部的審批。
照目前的進度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個...
以上灰色加粗的部分告知項目進展，根據英文的寫作習慣，壓根就不應該出現在這裡，應該另起一段專門介紹，也就是說第一段就只談要人，第二段只寫進展。
雖然上個例子，形式上分成了兩段，貌似還挺清楚的，但是根本沒有做到「一段只表達一個意思」的標準，而是把信息強行割裂開，用形式上的分段掩蓋了寫作時的思維混亂，第一段同時混雜了要人和項目進度兩方面內容，信息龐雜，思維混亂。
為什麼容易出現這種情況？是因為中英文寫作思維的不同。
中文的寫作，很多時候是線性的，就是順著一條思路一直說下去，從 A 說到 B，從 B 聯想到 C，層層遞進，大家不會覺得理解上有難度，上文提到項目完成 30%，順著說這 30%包括哪些內容，覺得非常順。
但英文寫作中，更多時候講究的是並行，你先把 ABC 點列出來，告訴大家，接下來我要分別闡述 A、B、C 三個方面的內容了，這三個方面往往也是各自獨立的，最好不要你中有我我中有你。
下圖可以表達出這個意思，所以知道了兩者區別，你就明白，如果我們用中文的思維帶入英文寫作中，你的外籍老闆就會再次崩潰，你到底要表達什麼？因為對方的心理預期和你的不一樣啊！
中文寫作：A→B→C
英文寫作：我要寫 ABC 了→A
→B
→C
3. 另外，有些時候如果要分別闡述不同情況的話，把區分的標準寫在句首，看起來會更加清晰有邏輯。
比如以下兩種表達方式，如果是用英文寫長句的時候，第二個就更清楚。
A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.
B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.
第一種表達完全沒有問題，但是實際工作中往往不像上面的例子這樣短一眼就能掃完，有時複雜一點的材料，需要好幾行英文才表述清楚。
讀者如果看到第四行才看到區分的標準，是會不知所云的，因為信息太長，一句話句末才看到區分的標準，前面的信息早已經忘了講的是什麼。所以，必要情況調一下句子順序更加便於理解。
工作中，報告、郵件的寫作，往往對寫作者的邏輯性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工處理時，我們往往會遵循一定的規則描述事件，比如時間順序、因果關係。
英語寫作，其實就是句子之間關係的處理。句子之間的關係，無非就是「因果、條件、轉折、讓步、假設、比較、並列、承接」。
所以在寫作中，信息的組合部署，可以遵循以上八種常用的表達句式，讓人很快明白一件事情的來龍去脈。例子還是拿之前文章的，涉及幾種句式關係：
因為我們上一個季度和 XX 公司的合作比較順利，（所以）他們打算和我們繼續籤訂下一個季度的合同，不過他們希望在 XX 條款上做一些修改。
另外，在之前的條件基礎上，如果我們能做到額外的 A，他們將會給我們 XX 折扣；如果我們達到 B，他們將會在 XX 折扣基礎上給我們更多的優惠。（這裡其實也體現了上文提到的，把區分的標準寫在句首這一點。）
另外，在表達句子之間關係的時候，有兩點需要注意。
1. 不要隨意跳過或者忽略只有自己才明白的內容。
作者和讀者的信息量是不對等的，所以寫作的時候，應該儘可能地表述完整信息。在幫別人改報告的時候，小 A 常常發現，有一些因果關係，直接變成了「果」，找不到「因」，這就會讓讀者覺得困惑。比如：
A：...老闆我們預估不了大致的工作量...
B：...因為現在還沒收齊完各方回復，所以我們預估不了大致的工作量...
上述例子看上去有點不可思議對嗎？但這種例子確實大量存在。因為在上下文中，寫出第一種句子是很自然的事情，作者會覺得前文可能已經提到過了，這裡你自己能夠推測出原因的嘛。
但實際上，我說過，作者和讀者的信息量是不對等的，你知道不代表你的讀者知道，老闆看到這裡，或許能夠推測出原因，或許猜測不出原因，甚至猜別的原因：為什麼預估不了？是你水平不夠嗎？是你經驗不夠嗎？因為你信息給的不夠準，不是唯一，所以對方會產生理解分歧。
2. 連接詞要表達真實存在的邏輯關係，不要亂用。
很多時候中文裡我們用的連接詞，實際上並不是在講真正的邏輯，只是用於句子連貫，這種情況下，如果直譯成英文，就不太合適。舉個不是很極端的例子，and 和 but：
A：（中文）我在網站上看到這個職位的信息不太全面，但是我真的很想知道具體的...
B：（英文）我在網站上看到這個職位的信息不太全面，and I'd really love to know the detailed information about...
中文表達模式中，前後兩句話，邏輯上並不是強烈的轉折關係，也不是衝突大的敘述；這裡的「但是」更多的是強調想了解的語氣，起到一種連接的作用。
但英文寫作中，連接詞是要體現真實的思維邏輯的，前後既然是接續關係，用 and 就更加合適，but 則用在強烈的衝突或轉折中，比如：烤鴨好吃，但烤雞好難吃。
這個例子其實不是很極端，因為即使英文用 but 這麼寫對方也能明白大致意思。但一些極端的情況下，連接詞亂用，表達出來的意思就會非常混亂。這就是為什麼有時候，我們自己看覺得意思很清楚能夠理解，但是老外卻覺得內容 confusing。
用接續詞的時候，需要多考慮一下，你確定用得沒問題嗎？小 A 是常常寫了一長封郵件，又掉頭回去把連接詞改的改刪的刪。
寫郵件、報告時，語言運用要儘量簡潔準確，用儘可能少的語言表達清晰，信息不重複不冗餘，細化具化，必要的時候輔以數字。
1. 簡潔：信息不重複不冗餘。
中文裡為了加強語氣會有大量的修飾語。英文中，一些詞本身如果已經包含了這個意思的話，修飾語則不必重複，加上則畫蛇添足，顯得冗餘，比如老闆說，今年行情不錯嘛，我們明年的目標是，翻 10 倍！你和同事抱怨說：真是不切實際的幻想啊！
A：What an impractical illusion!
B：What an illusion!
英語中，在表意已經清楚的情況下，無需重複，illusion 本身就已經有「不切實際」的意思了，所以不必再加上 impractical。同樣，比如有同事私下八卦，某個已婚的同事有婚外情，直接說 has affairs 就好，不必再加上 outside his own marriage，因為 affair本身就已有這個意思，無須贅述。英文中有很多類似的詞語，檢查的時候也要注意下這方面。
2. 準確：細化具化，輔以數字。
回到開頭提到的，雖然這麼多年過去了，但寫作時候遇到一些詞，小A還是會條件反射返回去刪掉換成別的詞，和當時上的寫作課分不開。
當時胖胖的寫作老師，不允許我們在文中用「big, this, a lot, good」類似的詞，每篇文章寫完之後，都要用 word 查找功能把這幾個詞給搜一遍，全部用其他詞替換掉，替換的方式就是要細化、具化。比如 this 指什麼，寫出來，this shows that，什麼情況表現了什麼，寫出來。
剛開始當然是很痛苦的，而且當然也懷疑過這樣練習的有效性，畢竟一篇 8 頁的文章裡不出現一個 this 基本是不可能的。但這種看似有點矯枉過正的方法，確實能夠讓大腦形成一種條件反射，以至於每寫出一個這樣的詞的時候就拷問一下自己，是否能夠有更好更精準的表達，久而久之，就形成了這種更加細化具化的表達思維。
在職場中寫英文郵件、報告，除了以上，還需要儘可能地用數字表達。huge, extremely, a lot, significant 這些量化的詞如果單獨使用，看起來會非常可疑，不具有說服力，直接換成對應的數字，30%、50% 量化程度。這一點每一個職場人士應該都有最基本的 sense。
這一部分和寫作技巧關係不是很大，太細不太好歸入以上幾大類中。一些是 A 自己的總結，一些是 better not 的建議，但也不是說完全就不能用。
1. 根據讀者/目的量體裁衣。
遵循重要的放前邊說這個規則，把這點放在第一條。這條其實是在寫郵件和寫報告中，動手之前需要思考的第一個問題。
讀者是誰：是你直屬老闆嗎？還是你老闆的老闆？亦或是大老闆？
目的是什麼：了解項目進展？還是某一環節出現的問題？還是常規匯報呢？
不同的讀者，背景知識不一樣，決定了文章中部署信息的多少。不同的目的，決定了你如何去寫。比如直屬老闆對項目的細節了解程度肯定要超過大老闆，寫給大老闆的匯報和寫給直屬老闆的匯報就不一樣；解釋分析某一環節的問題，和常規匯報的內容肯定也不一樣。
寫報告的時候，要根據讀者和目的的不同，量體裁衣。
2. 段落之間篇幅儘量平衡。
雖然英語論文中這一部分要求相對嚴格，比如開頭結尾不能過長，大致是中間主體任意一個段落的二分之一；但職場郵件和報告中，不必太拘泥，篇幅段落看上去視覺比較平衡就好，避免一些極端的情況，比如第一段十行，下一段就一行。
3. And, But 大寫放在句首最好避免。
語法上沒有錯，甚至有人專門在知乎上用學術論文規範討論過這個問題，一句兩句也難以說清楚原因。傳統的看法認為不可以，即 No conjunction can start a sentence，但現在這麼寫的也不在少數，反正這麼有爭議的事情，A 是不會去用的。
4. 正式的郵件、報告中，避免用縮寫。縮略詞另說。
比如 It's, I'd, We've。縮略詞的話，比如某個項目有簡稱，出現第一次的時候寫全稱，出現第二次的話用大寫縮略詞即可。
5. 區分書面語、口語、俚語。
You know, God knows, kick the bucket 這類都不適合出現在正式的書面語中。如果把握不好一些詞語的使用範圍，多查一查總沒錯的。
6. 寫完整的句子。使用拼寫檢查。
不是隨意在一個地方加句號就叫一個完整的句子了。（這裡好想加個哭笑不得的表情）郵件或者報告寫完，至少使用拼寫檢查查一遍拼寫錯誤。
有人問，我觀察過很多文章，發現有的文章並不是那麼嚴謹？包括文章結構，用詞，泛泛的詞比如你提到的 good, a lot 或是句首就用大寫的 And, But 之類的呀？
當然是這樣，不同類型的文章有不同的寫法，正式與不正式的文體也會有所區別，我也常常看到紐約時報知名的專欄作家句首就用大寫的 And。這本來就很正常，每個人都有每個人的寫作風格。
但學的時候，剛開始還是要學 general practice 一些最基礎的規範，練熟了以後才能收放自如地應用，慢慢形成自己的語言風格。就像學口語一樣，剛學的時候肯定還是希望學 RP 或者 GA 稍微標準化的，時間長了之後才會去模仿自己喜歡的演員口音，沒有聽說誰上來就要直接學某個口音。
這篇文章從構思到寫完，修修補補花了好幾天，翻了不少以前上課的筆記還有教課的課件，也回憶了很多好玩的事情。以上是小 A 的一些心得總結，希望能夠幫助到你重新審視職場中的英文郵件、報告寫作。
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