溝通方式方法分析

2021-02-19 先之

溝通方式方法

正式溝通、非正式溝通

上行溝通、下行溝通、平行溝通

單向溝通、雙向溝通

書面溝通、口頭溝通

言語溝通、體語溝通

(1)正式溝通和非正式溝通

正式溝通的優點是溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易於保密並能使信息保持權威性，組織中重要的消息、文件以及決策的傳達一般都採用這種方式;缺點是溝通速度慢，比較刻板，且由於信息的傳遞依靠組織系統層層傳遞，有可能造成信息失真或扭曲。非正式溝通的優點是形式多種多樣，直接明了，溝通速度快，而且由於這種溝通方式一般以口頭的形式，不留證據，不負責任，使其能獲得一些通過正式溝通難以獲得的信息;缺點是難以控制，不確切，容易使傳遞的信息失真，尤其是那些與員工個人關係較密切的問題(如晉升、待遇、改組之類)容易出現「謠言」，而且它可能導致小集團、小圈子，影響組織的凝聚力和人心穩定。

　　

(2)上行溝通、下行溝通和平行交叉溝通

上行溝通有兩種形式：一種是信息層層傳遞，這種溝通信息傳遞速度慢，且易造成信息失真或有一些信息中間層不予以傳遞;另一種是信息越級傳遞，這種溝通方式有利於領導者直接向員工了解情況，可以獲得因中間層徇私舞弊而不願傳遞的信息。上行溝通的順暢有助於項目經理全面掌握項目情況，做出符合實際的決策，但是這種溝通經常受到溝通環節上的主管人員的阻礙，他們把信息過濾並且不把所有信息，特別是不利的消息向上級傳送。

　　

下行溝通可使團隊成員明確項目目標，同時可以對團隊成員的工作做必要的提醒和指導，並反饋團隊的工作績效，對團隊成員進行及時的激勵。層次多，耗時，易被遺漏或曲解。

　　

平行交叉溝通:順暢可以加速信息的流動，並能促進理解，有助於減少部門之間的矛盾和衝突。

　　

(3)單向溝通和雙向溝通

單向溝通的信息傳遞速度快，但準確性差，有時還容易使接收者產生抗拒心理。雙向溝通的信息傳遞準確性高，而且由於接收者可以反饋意見，使得接收者產生參與感和平等感，有助於增加接收者的責任心，有助於建立雙方的感情，但雙向溝通的信息傳遞速度較慢，而且在溝通過程中發送者會受到接收者的質詢，心理壓力較大。根據單向溝通和雙向溝通的優缺點，如果需要迅速地傳達信息，應該採用單向溝通，如果需要準確地傳達信息，則應該採用雙向溝通。

　　

(4)言語溝通和非言語溝通

言語溝通是利用語言、文字、圖畫、表格等手段進行的信息溝通。無論是在項目溝通中，還是在人們的日常生活中，言語溝通都是使用最普遍的一種溝通形式。

　　

非言語溝通是利用言語以外的方式進行的溝通，如動作、表情、語調等。

　　

「約75%的信息傳播是由視覺來領悟的，語言只傳播約20%的信息」

　　

(5)書面溝通與口頭溝通

言語溝通可以進一步分為書面溝通和口頭溝通。

　　

書面溝通如通知、文件、報告、信件、備忘錄等，是最為正式的一種溝通方式。優點是信息可以長期保存且信息描述周密、邏輯性強、條理清楚，缺點是耗費時間比口頭溝通更多，且無法保證所發出的信息是否被接收者收到，也無法保證接收者是否能正確地理解信息的內涵。

　　

口頭溝通的優點是信息傳遞靈活、速度快，而且如果接收者對信息有所疑問，可以將其迅速反饋給信息發送者，發送者則可以根據反饋的信息及時檢查其中不夠明確的地方並進行改正，但是如果溝通的過程中有太多的參加者，則由於每個人都以自己的方式解釋信息，當信息傳達到接收者時，信息的內容失真的可能性就會相當的大，若有太多的人參加會議進行討論，有時也難以形成統一的意見，造成浪費。

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