績效溝通方式：正式溝通與非正式溝通技巧

績效溝通的內容

對於管理者和下屬來說，績效溝通的主要目的通常都是提高下屬的工作績效，但是雙方通過績效溝通所要了解的信息內容卻是不同的。

對管理者而言，他們需要得到有關下屬工作情況的各種信息，以更好地協調下屬的工作。一方面，當下屬工作中出現問題的時候，管理者應該及時掌握情況，以避免不必要的麻煩和浪費。另一方面，管理者還需要了解工作的進展情況，以便在必要的時候向上級匯報。如果不能掌握最新的情況，管理者可能會面臨許多不必要的麻煩。在一些情況下，管理者還應該有意地收集一些績效評價和績效反饋時需要的信息。這些信息將幫助管理者更好地履行他們在績效評價中的職責。

對下屬而言，他們也需要有關信息。通過與管理者之間的績效溝通，下屬可以了解到自己的表現獲得了什麼樣的評價，以便保持工作積極性，並且更好地改進自己的工作方式。另外，下屬還需要通過這種溝通了解管理者是否知道自己在工作中遇到的各種問題，並從中獲得有關如何解決問題的信息。當工作發生變化時，下屬能夠通過績效溝通了解自己下一步應該做什麼，或者應該主要做什麼。總之，這些信息應該能夠幫助下屬更好地完成他們的工作，應對工作中遇到的各種變化和問題。

因此，績效溝通的目的就是保證在任何時候，管理者和下屬都能夠獲得改善工作績效所需要的各類信息。為了進行有效的績效溝通，管理者首先要確定雙方之間應溝通的具體內容。我們可以通過回答以下兩個問題來確定溝通的具體內容。

（1）作為管理者，為了更好地履行職責，我必須從下屬那裡獲得什麼信息？

（2）作為下屬，為了更好地完成工作職責，我需要哪些信息？

通過對這兩個問題的回答，管理者能夠更好地明確績效溝通的內容，這是確定績效溝通內容的一個非常實用的思路。通過績效溝通，管理者和下屬還應該注意以下問題。

（1）工作進展情況如何？

（2）績效目標和計劃是否需要修正？如果需要，如何進行修正？

（3）工作中有哪些方面進展順利？為什麼？

（4）工作中出現了哪些問題？為什麼？

（5）下屬遇到了哪些困難？管理者應如何幫助他們克服困難？

上面的問題只是給我們提供了一個思路。在具體情況面前，我們還要充分考慮到工作中面臨的種種變化。值得注意的是，雙方應就什麼問題進行溝通這一問題，甚至也應該成為雙方溝通的內容。

績效溝通的方式

績效溝通是一個充滿細節的過程。管理者與下屬的每一次信息交流都是一次具體的溝通。總的來說，績效溝通可以分為正式的績效溝通和非正式的績效溝通兩大類。正式的績效溝通是組織管理制度規定的各種定期進行的溝通。非正式的績效溝通則是管理者和下屬在正式規章制度和正式組織程序以外所進行的有關績效信息的溝通。

（一）正式的績效溝通

正式的績效溝通主要包括正式的書面報告和定期會面兩種形式。其中，管理者與下屬之間的定期會面又包括管理者與下屬之間一對一的會面和有管理者參加的團隊會談。1．正式的書面報告

很多管理者都要求下屬定期上交工作匯報，以了解下屬的工作情況和遇到的各種問題，並要求下屬提出建設性意見。書面報告最大的優點就是簡單易行，而且能夠提供文字記錄。

為了讓下屬更好地完成書面報告，管理者應該讓下屬有機會決定他們應該在報告中寫些什麼，而不應由管理者一廂情願地決定。當雙方就這個問題達成共識後，管理者可以設計出一個統一的樣表，以方便下屬填寫。這種表格的形式非常多，但通常需要包括工作目標的進展情況、工作中遇到的問題、建議和意見等欄目。另外，書面報告的形式在很大程度上還要取決於下屬的文化水平。下屬的文化程度不同，管理者對其工作報告的要求往往也不同。

2．定期會面

書面報告不能夠代替管理者與下屬之間的定期會面。這種面對面的會談不僅是信息交流的最佳機會，而且有助於在管理者與下屬之間建立一種親近感。這一點對於培育團隊精神、鼓勵團隊合作是非常重要的。管理者與下屬之間的定期會面包括管理者與下屬之間一對一的會面和有管理者參加的團隊會談。

（1）一對一會談。定期會面最常見的形式就是管理者與下屬一對一的會談，管理者在會談時需要注意以下四點。

①在每次會談開始時，管理者應該讓下屬了解這次面談的目的和重點。例如，管理者可以說這樣的開場白：「今天我想和你談一談你的工作進展情況。我們上次會談中談到的問題是否得到了解決，是否又有什麼新的問題……」

②管理者應該將會談集中在解決下屬個人面臨的工作問題上。例如，管理者應讓下屬了解企業整體經營方向的變化非常重要，但更關鍵的是要讓他明確各種變化對於他個人的工作產生了什麼影響。也就是說，管理者應該將問題集中在調整下屬的工作計劃、解決下屬個人遇到的問題上。

③管理者應當注意傾聽。大多數管理者都會犯的一個錯誤就是過多地「教訓」而忘記傾聽。管理者應該更多地鼓勵下屬進行自我評價和報告，然後再進行評論或提出問題。如果問題是顯而易見的，管理者就應該鼓勵下屬嘗試著自己找出解決問題的方法。另外，管理者應該在面談的最後留出足夠的時間讓下屬有機會說出想說的問題。下屬是最了解其工作現場情況的人，從他們的口中了解情況是非常重要的。

④管理者應當注意記錄一些重要信息，特別是在面談中涉及一些計劃性的事務時，更應如此。例如，對於工作計劃的變更、答應為下屬提供某種培訓等事項，管理者都應記錄，防止遺忘。

（2）團隊會談。書面報告和一對一會談的一個共同缺陷就是涉及的信息只在兩個人之間共享。由於很多工作都是以團隊為基礎開展的，這兩種方式都不能夠完全實現溝通的目的。這時，就需要採用一種新的方式——有管理者參加的團隊會談。團隊形式的會談需要更多的時間，具有更大的複雜性。例如，要確定一個適合所有人的開會時間有時就不是件容易的事情。對於較小的團隊，這種問題還比較容易解決。如果涉及的團隊較大，會議就不能過於頻繁。有時可以採用選派代表參加的方式解決這個問題。相關人員在進行團隊會談時需要注意以下幾點。

①管理者應精心設計交流內容，避免不恰當的內容造成無效溝通而浪費時間和在團隊成員之間造成不必要的摩擦或矛盾。尤其需要注意的是，涉及個人績效方面的嚴重問題不應輕易成為團隊會談的話題。任何人都有犯錯的時候，這種公開的討論是最嚴厲的懲罰。不同的文化背景決定了人們對這種情況的承受能力和接受能力。通常情況下，這種針對個人的績效警告應該在私下進行。

②團隊會談要注意明確會談重點，控制會談的進程。管理者可以使用一些結構化的問題提綱和時間表來控制進程。例如，管理者可以要求每個參會人員談一談工作的進展情況、遇到的問題以及可能的解決方法。如果找到了問題並能夠很快地解決，就應立即將其安排到個人，以確保問題得到及時解決。如果不能在規定的時間內找出問題的解決方法，管理者可以計劃開一個規模更小的小組會或要求某個人在規定時間內草擬一份方案等，不能讓個別難以解決的問題而影響整個會談的進度，畢竟這種團隊會談的時間是十分寶貴的。只有充分利用每一分鐘，才能夠使會談發揮最大的作用。因此，團隊會談應有明確的時間限制。

③與一對一的面談相同，團隊式的會談也應該做好書面的會議記錄。參會成員可以輪流做這項工作，並及時向參會人員反饋書面記錄的材料。

（二）非正式的績效溝通

管理者和下屬在工作過程中或工作之餘的各種非正式會面為他們提供了非常好的溝通機會。非正式績效溝通的最大優點在於它的及時性。隨著通信與網絡的發展，人們的溝通更加便捷，受地域限制越來越少，管理者和下屬可以通過虛擬網絡進行及時而深入的績效溝通。

非正式績效溝通沒有固定的模式。有的管理者喜歡每天都花一些時間在工作現場或公司食堂等公共場所與下屬交談。並不是所有的管理者都必須或可能做到這一點，但是管理者四處走動並與下屬進行非正式交談的確是一個好的管理手段。

有的管理者感到，自己非常願意通過這樣的溝通促進團隊或部門的工作業績，但是下屬好像都不願意把那些管理者希望了解的情況告訴管理者。這時，管理者應該注意檢討一下自己的態度。在大多數情況下，造成這種問題的原因在管理者一方。管理者應該注意學習各種各樣的溝通技巧，成為一個合格的傾聽者。不論對於正式溝通還是非正式溝通來說，這都是績效溝通得以順利進行的重要條件。