近日有客戶諮詢李律師：如何避免員工將公司印章帶出辦公室，隨意使用公司印章或者偷蓋公司印章，給公司帶來損失的情況。為此筆者特意整理了一套規章制度，以饗讀者。
一、公章使用管理制度
1、公章由企業總經理指定專人負責管理，並掌握使用。使用公章一律登記，要由經辦人籤字。
2、以公司名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等，經總經理審閱批准後方可加蓋公章並嚴格登記手續。
3、企業公章不外借，主管人不在時由總經理指定人代管，雙方做好交接手續。
4、企業員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經理批准並嚴格登記手續。
5、任何人不得以任何藉口要求在空白書面上加蓋公章。
6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現給予嚴厲懲處。
二、合同章使用管理制度
1、合同專用章由財務部專人保管，任何部門、人員不得借用、代用合同章，違反規定造成的後果，由印章保管人負責;發生遺失，應及時報告處理。
2、凡在授權範圍內洽談的合同，經總經理同意方可成立。經法定代表人審核、籤字後，在財務部蓋章，並嚴格按照登記手續進行登記備案。
3、未經總經理批准，沒有法定代表人審核、籤字或者空白合同上不得加蓋合同專用章，否則由當事人承擔一切經濟損失，並追究其刑事責任。
4、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者，一經發現給予嚴厲懲處。
三、財務專用章、法人章使用管理制度
1、財務專用章和法人章要由財務負責人負責保管並掌握使用。
2、財務專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。
3、除正常的財務需要用財務專用章和法人章外，其他事項需要用章的必須經過財務負責人報請公司，總經理批准後方可使用並嚴格登記手續。凡私蓋章者一經發現給予嚴厲懲處。
4、任何人不得以任何藉口在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。
四、發票專用章使用管理制度
發票專用章由會計人員負責保管並掌握使用，發票專用章用於加蓋增值稅專用發票，財務部門在收到貨款，驗證購貨方「一般納稅人資格證書」後給其開具增值稅專用發票並蓋發票專用章。
五、用印蓋章材料要求
1、蓋章的材料不得用複印件或傳真件。字跡須清晰、正確。用章材料必須已經填寫完畢，不得有空白未填寫部分。
2、用印人提供的材料不符合上述條件的，印章保管人不予蓋章。
六、使用印章程序
用印人申請使用印章須按照以下程序進行：
1、填寫《用印申請單》
用印須填寫《用印申請單》，一類蓋章材料填一份申請單。
申請單由分行經理級別以上人員在申請書上簽字，申請單必須是原件，若為傳真件、複印件須電話確認真實性。
用印申請單經總經理籤字同意後。保管人依此進行蓋章。若無總經理籤字，且需要立即蓋章的，由保管人電話向總經理請示，總經理同意後予以蓋章，事後總經理在申請單上補籤字。
各分行需保管用印申請單的複印件，以便印章保管人與分行對蓋章情況進行核實。
2、保管人進行蓋章
印章保管人，須親自對用印材料進行蓋章，不得將印章交於他人進行蓋章。其他人不得擅自使用印章進行蓋章，或作他用。
3、提供蓋章材料複印件
用印材料蓋完章後，需向印章保管人提供複印件一份，用印人須在複印件上簽字留檔保存。
複印件可由印章保管人在公司進行複印。
4、用印人填寫《專用章蓋章登記表》
用印人必須如實填寫《專用章蓋章登記表》。
5、保管人核實《用印申請單》、《專用章蓋章登記表》、用印材料、一致無風險後將用印材料交給用印人。
印章保管人對用印材料進行蓋章後，以郵件形式將蓋章信息向用印人的主管、經理進行通報，並抄送分區、區域經理。
6、所有加蓋印章的文件最後都必須留存電子檔，且均應記錄在案。
七、用印時間地點
1、各專用章要妥善保存，用印人須在辦公時間內申請用印，如在非工作時間、節假日使用，需電話向總經理申請，由總經理指定時間地點印章保管人進行蓋章。
2、印章應妥善保管，原則上不得將公章帶出公司辦公區域使用。
八、印章的保存
1、印章在不使用期間，印章保管人需將印章保存在保險柜、帶鎖的文件櫥中，並保證只有自己能控制該公章，否則因此產生的責任由保管人承擔。
2、印章在使用期間，印章保管人必須保證印章在保管人的控制範圍之內。
3、用完印章須立即將印章收好。
4、應確保有一位保管人在辦公時間在公司進行蓋章。如遇公司大型聚會，總經理另行安排。
5、未經許可，非印章保管人使用印章蓋章行為與印章保管人承擔相應的責任。
九、處罰規則
1、保管人私下自用、外借、丟失印章的，處罰款X元。
2、保管人無正當理由不予蓋章，並給分行業務造成影響的，處罰款X元。
3、保管人對空白材料進行蓋章的，處罰款X 元。
4、由於保管人的原因致使用印人自己蓋章的，處罰款X元。
5、保管人私自將公章帶出辦公區域的，處罰款X元。
6、保管人沒有妥善保管印章，造成不利後果的，處罰款X元。
7、保管人沒有按照用印程序進行蓋章的，處罰款X元。
8、違反本規定給公司造成不良影響的，處罰款X元。
十、印章的使用監督
1、關於監督印章的使用情況，每月X日對使用印章情況進行核對、通報。
2、罰款由某某執行，罰款費用作為公司財產。
十一、其他規定
1、同一類型的印章不得私刻多個，避免使用時產生混亂。
2、設立電子化報審體系，所有加蓋印章的文件都必須留存電子檔，報審人員、審批人員、蓋章人員應為不同人員，且均應記錄在案，便於產生糾紛時能夠回溯用印情況。
3、廢棄印章應當銷毀，不得隨意丟棄，避免被濫用。
4、印章丟失、損毀後印章保管人應當第一時間採取登報聲明或公示催告等方式進行對外公示，並重新依法刻制新的印章。
5、公司內部用印嚴格按照上述規定。
6、本規定自X年X月X日起實施。