為了避免讓會議流於形式，白紙黑字的會議記錄十分必要。為了提高會議的成果和效率，科學地設置會議記錄各條目選項十分重要，內附會議記錄模板，方便實用。
人在職場，就免不了開會，而每次開會也免不了一項產出——會議記錄（或稱「會議紀要」）。然而，絕大多數企業的會議記錄並不科學、嚴謹，它們大多只是應付式的文字記錄而已。
會議結束後，大中型企業的會議記錄通常會有專人負責記錄並電郵給與會人員，但更多中小企業的會議記錄卻都停留在了與會人員自己的筆記本上。
常聽到有人抱怨會前準備不足、會中紀律淡薄、會後執行不力，也有人抱怨議事不講規則、會議層次不清，還有人抱怨會議太多、太雜、太突然……
其實，他們所抱怨的問題一紙會議記錄就能解決，因為會議記錄有如下三種作用：
會議記錄能夠忠實可靠地記錄會議的全貌，包括本次會議的發起背景和原因、會議要傳達的高層領導的精神、會議中爭論的焦點（或者說未能形成統一的觀點和理解不同的觀點）、對重大問題所做出的安排、對上會所遺留問題的解決和對會議形成的決定和決議以及執行人員安排等。
如果在會議後期需要形成會議簡報或者會議紀要，就需要以會議記錄為依據；如果不需要形成文件，與會者在會後傳達貫徹會議精神和決定是否準確以及對會議結果的執行反饋，也要以會議記錄為依據。
正規的會議記錄的表格裡含有會議主題、主持人、會議議程、發言時間、會議材料提交時間、所聚焦的議題和決議負責人等條目內容。
設置這些條目的意義就在於其可以提示會議發起人保證與會人員正規化參會、杜絕隨意發言、杜絕就某個問題點爭論不休、杜絕不明所以參加會議，讓與會人員有所準備參加會議。最終幫助會議規範紀律、提高會議效率，並體現出會議的成效。
不過，所有的提示條目都需要會議記錄人員在會前和與會人員進行溝通，最起碼是將提示條目的內容以郵件的形式發送給與會人員。
會議記錄是會議情況和會議內容的原始憑證。時過境遷，有關會議的內容和情況可能無法在記憶中復現了，甚至當時做出的重要決定可能也記不清了。
這時就不妨查查會議記錄，通過複查會議記錄，甚至可以用現在事件發展的結果評定當時與會人員的眼光和判斷力。
通常來說，根據會議啟動的預見性與否將企業的會議分為觸髮式會議和非觸髮式會議兩種。
觸髮式會議往往是因為事件而導致的臨時性會議。也有機構認為時間和流程也會觸發會議的啟動，但時間和流程所觸發的會議因其具有可預見性，會議的啟動準備相對充足，所以我們習慣將其歸納為非觸髮式會議。
另外，觸髮式會議由於其突發性，並且會議通常毫無規律可言，所以在使用會議記錄時與非觸髮式會議有所不同。
其實，不管是什麼會議，都一定要做會前準備。然而，這一點又常常因為會議是觸發性的而人為地被自動忽略。
人們想當然地認為，這次會議因為是臨時的，沒時間再去通知和準備了。也有人會想，這次會議時間不長、不大重要，隨便聽聽就好。如果與會人員只是去「隨便聽聽」，那就沒必要開會了，只需要會議發起人把相關的會議資料和決議性文件以郵件的形式發送給與會人員就好了。
就像上文所述，會議具有依據作用和備忘作用，每次會議未來都可能還需要回顧和調取。所以，哪怕是觸髮式會議，會議記錄仍然得做，不得馬虎。
觸髮式會議的突發性和非例行性也決定了它的會議記錄模板相對非觸髮式會議模板更為簡化，畢竟會前準備時間相對緊縮。
它只需要將會議名稱、會議地點、召開時間、持續時間、主持人、與會人員、會議議程、匯報人、會議決議、決議負責人和記錄人等主要會議記錄信息體現出來就可以。
在觸髮式會議的工作流程裡，通常包括：由會議發起人或者安排專門的人員做會前準備，如確認會議場地、確定並提前通知與會人員、確定會議時間（會議開始的時間和會議將持續的時間）、闡述會議主題、會議相關資料的分發與溝通等。
實際工作中，觸髮式會議因為其突發性，所以會前準備被極大簡化——就近找一間閒置辦公室，然後通知相關人員迅速趕過來。被通知過來的與會人員多數時候一落座就互相詢問要幹什麼，一臉茫然。
這個時候，可以由會議發起人簡要地說明這次會議的議程和會議的召開背景。然後確定會議的主持人（通常為會議發起者）和記錄人，並由記錄人在會議記錄表格（見表1）上完成內容的填寫。
需要強調的是，會議議程所對應的時間要求記錄人坐在主持人身邊適時提醒以把握會議的節奏和會議持續時間。否則，原本計劃一個小時的會議最終可能要耗費一整個下午的時間。特別要引起重視的是，企業裡的觸髮式會議不宜過多，否則容易打亂人們的正常工作步驟和工作的優先次序。
日常工作中，非觸髮式會議還是企業會議的主旋律，如按照時間周期分類的月度會議、季度會議和年度會議等，按照工作流程分類的策劃會、設計研討會、開發啟動會和訂貨會等，按照職能、管理層級和議題內容等的分類。
由於這些非觸髮式會議具有一定的周期性和規律性，所以其會議記錄與觸髮式會議記錄有所不同（見表2）。
顯而易見，非觸髮式會議記錄模板較觸髮式會議記錄模板更加全面。除了涵蓋觸髮式會議記錄模板的所有內容外，其最突出的地方（見表2的灰色底紋部分）就是在會議時間上增加了計劃時間、實際時間、差異值、有效時間和會議效率的條目——這主要是為了以後改進此類會議的效率，降低開會的成本。
▌表2的黃色底紋部分則是就問題而展開的增項，主要目的在於解決問題，提高此類會議的成果。
▌表2的藍色底紋部分是綜合性/概括性的，其中會前組織除了確認會議場地、聯繫與會人員、確定會議時間外，還需要闡述會議召開的必要性和背景；會中討論是就發言人內容引發的爭議點進行記錄，起強調作用和突出與會人員的關注點；會議決議不能空白，否則代表此次會議無效，決議的內容和負責人、時間期限需要在表格裡註明。
▌需要提醒的是，表2的匯報人和主持人並不是同一人，主持人通常是匯報人的領導。會議記錄人可能是多人，而製作會議記錄文檔的人可能是會議記錄人之一，也可能就是會議記錄人。
會議指導原則是「會而有議，議而有決，決而有行，行而有果」。
為了避免讓會議流於形式，白紙黑字的會議記錄十分必要。為了提高會議的成果和效率，科學地設置會議記錄各條目選項值得重視。■
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作者單位 | 重慶電子工程職業學院