留學文書是留學生申請國外名校的重要資料，一般包含個人陳述、簡介、推薦信、essay四大部分（少數學校還包含動機信、研究計劃等）。其中簡介是自身真實情況羅列，要求真實準確；個人陳述是在簡介基礎上的介紹，重點可以略微加工，突出自己的優勢；Essay則是詳細介紹自己的特點，可以自由發揮；推薦信一般來自學校或者長輩，如無特殊，重要性比不上前三種。下面我們就詳細分析這四種留學文書的寫作方法。
一、個人陳述
個人陳述是申請過程中按照學校要求寫一篇有關申請人背景、學術成就和未來研究和職業目標的文章。一篇成功的個人陳述，不僅應該語言流暢、邏輯嚴謹、層次分明，更要充分顯示申請人的才華並抓住審閱人的注意力。幾乎所有學校都要求申請人提供個人陳述。
個人陳述包含以下內容：
1、學術興趣及專業背景；
2、研究的方向；
3、職業規劃。
寫作時，依以上三點將文章分為三個主要部分。不要像列清單，也不要重複申請表格已有的資料。
注意事項：
1、詳讀學校的寫作要求並了解問題的重點，在要求的字數內完成。例如學校要求五百字內完成（In 500 words or less discuss ...），則全文最好不要超過五百字。如果學校要求以問答方式來敘述（Responses to essay questions, Please limit your response to on page.），即依其要求回答不長過一頁。
2、寫作時應清楚明確。例如：「I am interested in English literature」這句話表達不夠清楚，而I was concentrated on Milton and Shakespeare in college" 就明白的說出了申請人的志趣及研究範圍。表達對所申請之系的課程、教師和特性有些了解，依學校之不同而提及對某位任教於該校的教授、新課程或該校的某個學位有興趣。
3、不要用語意模糊的句子。如 "Your esteemed school"應代以學校的名字。"I will return to serve my country"應明確的說出所要從事的到底是什麼工作等。
4、避免用深奧的字彙，儘量以簡單容易的字來表達。
5、不要離題，寫一些不相干的事。
6、態度誠懇認真，不卑不亢。不用為自己的弱點道歉，比如雅思成績不高等；也不要表現得過份自信。重要的是給學校一個專業，認真的印象。
7、不要抄襲，改寫書上的樣本文章。應詳讀學校的介紹，了解其要求，再對自己的學業背景、計劃加以考慮，寫出自己的風格。
8、檢查英文的語法錯誤。
二、推薦信（Letters of recommendation）
在出國留學申請過程中，學校通常會要求2～4封來自申請人工作主管或者教授的推薦信函。推薦信是申請文書中非常重要的組成部分。因為推薦信是申請材料中唯一的一個從第三者的角度對申請人學習成績、學術科研能力、研究潛質和性格特點的評價。所以，推薦信的份量直接關係到能否出國留學，能否獲得獎學金等推薦信的內容
推薦信一般應包括下列內容：
1、被推薦人的基本情況介紹。側重於個人的畢業時間、學校、所獲學位以及個人的專業經歷。
2、推薦人對被推薦人的基本評價。側重於被推薦人的專業基礎、個性、特點、工作態度和在學術上的前途估計。若是推薦研究生，推薦人還需進一步說明其深造學習的基礎和當前所具備的研究能力。顯然，恰如其分地評價被推薦人的基礎、能力和前途，比言過其實的讚譽更令人情服，更具有實際意義。
3、推薦人可以著重介紹被推薦人曾經獲得的獎勵，發表過的論文，參加過的重要學術會議，以及曾在學生組織或學術團體中的任職等來支持自己的評價。
4、推薦人還必須清楚地表明被推薦人留學的身份是研究生還是訪問學者，專業領域和研究方向是什麼。如果大學提供了現成的推薦表格，則必須按這類表格認真逐項填寫。推薦表格中一般有學生綜合評估的一項，即要求推薦人說明該生在所教的學生中應列為前5%，10%或25%等。這種評估是指教授的個人評價，可以稍高一點。另外，推薦表格上常有許多難以填寫的項目，遇到該情形可填"I don't know"，亦不致對該生的評價有何嚴重影響。
如何寫推薦信：
推薦信是留學申請過程中，最難由自己掌握的部分，也由於他是眾多申請材料中少數能從第三者的可觀角度評關申請人的文件，因此，有重要的地位。我們可以從三個方向著手：
1、就學校方面
首先，必須先了解申請專業的特點（推薦信內容可以強調此特點）；整理各校對推薦信內容的要求，即可得到關於評估的基本要求（例如，學術研究能力、創造力等），以及特殊要求（例如，對研究領域的適應度等）。試想：你認為錄取委員會希望由推薦信獲取那些關於你的信息。
2、就個人方面
分析自己的優缺點，在校成績以及工作表現，有無特殊經歷可以展現自己在此研究領域的潛力，或擁有那些特殊的能力，依此作為選擇老師寫推薦信及提供了解你的基礎。並以明確具體的證據來支持證明自己的特殊能力和個人特點（例如，試驗成果、研究計劃、學術出版物、課外活動等）。
3、 就推薦者方面
推薦信是了解申請人的重要依據，在研究生課程中尤其如此。申請人可以選擇現在或以前的老師、教授或僱主。推薦人必須熟悉學生的學習情況，了解學生的學習目的是否明確，在學術上是否有前途，以及學生的適應能力、創造能力、品行和特長。
書寫推薦信的最理想的人選是一封由系主任寫，一封由專業課教授寫，一封由自己的導師寫。不過，對方若無規定，則除了自己的親屬之外，任何人皆可為推薦人。推薦人一般應具備高級技術職稱，如教授、副教授、研究員、副研究員等。如果推薦人在國內外學術界享有盛譽，或者被申請就讀學校聘為客座教授，或者曾經在該校講過學，那麼，這樣的推薦人寫的推薦信就具有很強的效力了。
推薦信注意事項：
一般而言，推薦信需要三封，最好三封各有其強調的重點，以完全申請人的特點與才華，推薦信的基本組成除信頭、發信日期、收信人性命、地址、稱呼、籤名、推薦人性命、職務等外，信件內容還應包括以下各項：
1、被推薦者全名：不可全文都只寫Mr. Huang和Miss He，需要明確寫出被推薦者的全明至少一次。
2、認識期間：何時認識？或認識多久？
3、認識程度：偶爾見面或者密切接觸，例如任課老師或者班主任等。
4、與申請人之間的關係：老師或者部門主管等。
5、學業成績：討論申請人擅長與不擅長的學習領域。
6、個人成就：在學校、工作或家庭中的特殊表現。
7、如曾經獲得某種獎學金、工作中表現優秀等。
8、特殊才能：語言、藝術、體育等方面的特殊能力。
三、個人簡歷
個人簡歷的目的是讓對方清晰地了解申請人的所有情況，應力求在真實、全面、簡明的基礎上準確地反映自己受教育和專業工作的經歷，特別是近年來的工作方向、研究興趣及成果。
個人簡歷主要包括以下內容：
1、姓名。要與各種學歷證明的姓名相同，如有更名情況，務必在公證時予以聲明，並附上公證書。
2、性別。
3、出生年月日及地點。力求與各類學歷證明的出生年月日一致，出生地點寫明國別和省別。
4、國籍。
5、婚否。應分為未婚、己婚、喪偶、獨身四種狀況。
6、現在工作單位及詳細通信地址。
7、個人受教育經歷。
包括大學、碩士研究生階段的在讀時間，所在大學的名稱、專業和所獲學位；參加工作後的受教育經歷，主要是指脫產接受專門的進修、培訓或學習。
8、個人從事專業的經歷。
填寫專業經歷應力求抓住重點，突出研究方向；擔任教學工作的可列出主講、助講的課程名稱；擔任研究工作的可列出參加各個研究項目的課題名稱。
9、有何著作、論文或研究成果。
個人的論文、著作和研究成果要分門別類列出，並一定要與個人專業經歷相一致。所列著作要註明名稱、出版年月、出版單位。所列論文要註明論文題目，刊載的雜誌或期刊名稱、期號、語種；對於在學術會議上發表的文章還要註明學術會議的名稱、召開的時間和地點等等。如果其中有被外國學者評論過的，最好附上刊載評論文章的雜誌名稱及時間。
10、外語水平。
註明參加雅思、GRE等考試的時間、地點及成績。若申請者掌握多門外語，則要一一註明語種並說明熟練程度。
11、參加何種學術團體，得到何種榮譽。
學術團體一般應是省、市或行業一級以上的專業學術團體，在學術團體中所擔任職務可予以註明：榮譽主要是指在專業、技術研究方面獲得的獎勵和榮譽，要註明獲獎名稱、頒獎時間和頒獎單位。
12、擬申請的大學和導師的姓名。
可根據申請者查詢到的資料予以註明，需注意按照每個單位、每位導師給一份簡歷的原則，即在同一份簡歷中不必註明全部想要聯繫的單位或導師。#p#分頁標題#e#
13、擬進行的研究方向和希望從事研究的題目。
國外院校的專業面一般較寬，要根據國外情況，力求專業面與其一致；研究課題可根據自己的研究興趣和需要，同時也要儘量考慮對方的條件。
四、Essay
Essay寫作的總的原則就是一定要圍繞著自己的特點來進行規劃和寫作，要突出自己在性格方面的優勢和特點，同時挖掘素材，不能寫成千篇一律的毫無特色的「流水帳」式的文章。沒能夠挖掘出你自身的素材，或者未能徹底對你進行審視，都會導致缺乏個性的大眾化。
需要注意的細節和一些避免的事項：
1、直接把申請學校A的Essay套用在學校B上。
2、許多人對自己將來的職業規劃不清楚，無法在Essay中很好的說明。或者職業規劃和申請的專業或者目前的背景完全無法相符。
3、回答Essay問題的時候一定要認真審題，很多人以為essay的內容可以任意重複使用，結果往往張冠李戴。錄取的教授在審核一個人的Essay時並不是要看到一個答案，而是想知道他們真正的想法，思考的方式，對自我的剖析。
4、對學校一無所知也是申請中的大忌。在選擇和申請學校的時候一定要仔細的研究學校的各種特點和優勢。
5、純粹由於粗心造成的錯誤，比如拼寫語法等。在寫完Essay後一定要反覆仔細的檢查，這類錯誤是沒有任何藉口的，只能讓學校看到一個不負責任的申請人。
6、一些無真正意義或者內涵的語句。
7、一篇簡歷型的Essay是最讓人乏味的。
8、過激的言詞。
9、不要自作聰明的在Essay的格式或者頁面設置上花心思。
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