作為留學生，日常會經常需要發一些很正式的學術性郵件。尤其是有需求要請求教授或者助教時，郵件的表述就會顯得格外重要。
因為，有些很有可能教授不會回復每一封郵件，尤其是當教授對於郵件內容的措辭感到不舒服的時候，很可能就會直接忽略掉你的郵件。那麼，一封得體的郵件應該怎麼寫呢？
五個最重要的部分
1、主題/標題
2、稱呼和打招呼
3、自我介紹
4、正文內容
5、結尾
主題和標題
在給教授或者助教發的郵件中，標題非常重要。一個好的標題應該包含你的姓名，課程名稱以及你寫郵件的主題。（例如你是有問題要問，還是有個訴求要說等等）
標題要簡明扼要，突出主題。有的教授甚至會明確要求在標題標明哪些內容，如果沒有標清的話，教授很可能不會去看郵件的內容。
稱呼和打招呼
抬頭稱呼很重要！通常情況下，如果你寫郵件的對象是德高望重的老教授，那麼抬頭的稱呼最好用Respect Professor +教授的姓氏。
當然，很多時候教授或者助教可能會很平易近人，平常介紹自己的時候也會用自己的名字。這個時候，你也可以用他們的名字稱呼他們。（tips：即便教授或者助教平常經常用自己的名字，我還是建議大家在頭幾次寫郵件的時候用他們的姓氏以顯尊重。）
有人覺得形容詞用Respect/Dear沒有什麼區別，但是還是Respect會更正式一點，Dear可以在你收到對方回復後，回覆郵件時使用。
在稱呼之後，如果你什麼都不說，就單刀直入進入主題，可能會顯得不太禮貌。即使是發郵件，我們也可以寒暄一下。
比如加上一句「I hope you are having a wonderful day.」可能只是一句客套話，但也顯示了你的禮貌和真誠，意義有點類似於我們中文郵件中的「順頌時祺」（但是「順頌時祺」要用在文末哦）。
自我介紹
如果你是第一次給別人發郵件，那麼一定要記得加上自我介紹，讓別人知道你是誰。介紹完自己後也可以順便提及你是如何拿到別人的郵箱信息的，一次不顯得冒犯且自來熟。當然不是只寫一個名字就好，也要寫明你和收件人之間的聯繫。
即使是你的教授，也可能由於學生、課程很多而難以辨別你，雖然在主題中可能已經提及，但在正文部分還是可以再次標註一下自己的班別，是他哪學期、哪節課的學生。
正文內容
主體部分最先要用一句話說明你發郵件的目的，基本上就是你標題的一個展開說明。開門見山，簡潔明了的告訴教授你發這封郵件要說什麼問題。
然後，你就要詳細展開你的問題。注意在展開的過程中語言要簡練，說完一個問題後，如果還有下一個問題，中間要空行。一般情況下建議不要發一封郵件連續十幾行沒有空行的郵件，對方看起來會很不舒服。即便不是多個問題，也要在一個點後分段空一行。
在敘述過程中最需要注意的問題就是措辭要禮貌，英語裡沒有所謂的「您」的對應稱呼，但是要靈活運用please, could, would, appreciate等表示禮貌的詞。
結尾
最後是結尾，結尾一定記得說Thank you，或者類似意思的詞句。如果你很急著需要對方的回覆，可以加上I am looking forward to receiving your reply。
如果是給教授或者很正式的郵件，到這裡就可以了。切記不要試圖和對方套近乎，說一些什麼「I think you are amazing.」之類的話。
如果對方是和你年齡相當的助教，或者很平易近人的教授，你可以在最後加一句Have a nice day/weekend之類的，但是不加也沒關係。
最後的最後，就是結尾的落款了。和開頭的稱呼一樣，結尾的落款也很重要。一般通用的落款是Sincerely, 姓名。可替換的還有Regards。
注意，Best和Cheers等詞要慎用，這些詞一般是用於同輩之間的，非常不正式。
五句話理論
除了恰當且準確的語言用詞以外，還有一位美國的投資人提出了一個「五句話」理論，即一封好的郵件是簡明而有禮貌的，少於五句話顯得不夠禮貌，多於五句話則稍顯囉嗦，所以五句話最恰如其分。
工作繁忙的人士郵箱裡肯定有大量的待讀郵件，他們也很難有耐心或抽出時間去閱讀一封囉嗦冗長、缺少重點的郵件。
五句話理論當然不是說郵件一定要寫五句話，而是提醒我們寫郵件需要聚精會神、提高效率，這樣才更有可能得到更高效率的回覆。
附件提醒
如果你的郵件有帶附件，最好也在文末標註一下，以提醒對方注意到附件。
最常用的句式有：
I have attached XXX.
Please find attached XXX.
Please check the attachment.
以及一個非常正式的用法：
I am pleased to attach the report for your review.
郵箱
除了標題標明郵件核心內容，以免被教授忽略，還有一個因素也可能讓教授收不到郵件，就是你的郵箱地址。
尤其是重要的學術郵件，一定要使用國際通用的郵箱，比如gmail、outlook、yahoo等等，如果用qq或者163郵箱，系統可能在收件人和發件人都不知情的情況下，將其歸為垃圾郵件或者攔截。
其他tips
1、 抬頭的稱呼和正文之間要空一行。
2、使用正式的語法結構和語言，不要運用平常聊天的方式寫郵件。
3、在發很正式的郵件之前，最好自己通讀一遍，保證沒有拼寫和簡單語法問題。
4、最好不要使用縮寫。
5、郵件一句話不要都用大寫字母來寫，因為這是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈感情的方式，會給收件人一種咆哮體的感覺。如果有截止日期等重要信息，可以使用加粗或增加下劃線的方式進行提醒。
6、慎用表情符號，最好不用。
回覆郵件
對於回覆郵件，我們又應該注意些什麼呢？
如果對方給你回答或者發送你需要的資料，一定要回復對方你已經收到了。
其次要區分Reply和Reply All(單獨回復和回復全體)。如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該reply all，讓大家都知道。
這裡就要提到「發送」、「抄送」、「密送」的正確使用了。我們要區分To和CC還有BCC(收件人、抄送人、秘送人)：
1）To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應；
2）而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail；
3）BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。
在這個信息爆炸的時代，記得時刻提醒自己，只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源。
寫郵件的套路就是這些，在此基礎上儘量顯得真誠，可能你的請求會更快得到回應哦。
每次發送郵件之前，請留心檢查一下單詞拼寫、標點符號和語法錯誤。我們經常說，細節決定成敗，有時候一封郵件正是決定你在求職當中是否成果的重要一環，從學生時代我們就要養成好習慣！
祝大家能夠享受寫郵件的快樂，收到大佬教授們的回覆！