「檔案」一詞見諸文字材料始於明末清初，但是，在先秦時期檔案管理作為一種重要的國家行政管理工作就已逐漸形成。中華民族數千年之歷史能夠洪纖巨細、綿亙不斷地記載下來，並形成數量浩繁的歷史典籍，與各歷史時期檔案工作的建立與發展是密切關聯的。
檔案的起源
中國從夏朝開始建立了國家，產生了文字，開展了檔案管理活動。夏商周三代的公文檔案，有的記載於龜甲獸骨上，有的刻於青銅器物上（被今人稱之為金文），與甲骨、金文並存的還有簡冊檔案，是以竹片和木板為載體寫成。
《呂氏春秋》中記載，夏桀時代，太史令終古拿出檔案哭諫夏桀無效而攜帶一部分檔案投奔商王朝，據此可以推測當時不僅產生了檔案，還形成了檔案保管制度和負責管理檔案的專門官員。但夏朝檔案實物沒有被發現過，具體管理方法文獻也很少記述。我國公認最早用文字記錄的檔案是距今3500年前殷商時期的甲骨檔案。
殷商時期，佔卜是非常重要的一件事，王朝的一切大小事件，諸如祭祀、徵伐、年成、天時以及商王的遊獵、疾病、生育、禍福等，都要問卜於上天鬼神和先王先公，以求得保佑與賜福。龜代表著神靈之物，其外殼堅硬且布滿花紋，龜甲就成為了最適宜的佔卜材料。然而龜甲數量稀少，於是同樣質地堅硬適於顯兆且更易得的獸骨也成為了佔卜材料。將龜甲、獸骨放在火上燒烤，然後由佔卜師觀其裂紋，進行解釋，然後把佔卜的有關事情刻在甲骨上。一篇完整的甲骨卜辭，一般包括有記載佔卜日期及卜人名字的敘辭，記載卜問事項的命辭，因卜兆而判斷吉兇的佔辭，和記錄日後應驗情況的驗辭等各項。除在佔卜活動中形成的大量卜辭外，殷墟甲骨檔案中還有記事刻辭和表譜刻辭，記載方國、臣下的朝貢和田獵收穫多少以及幹支表、族譜、祭祀譜等。
甲骨檔案形成之後，絕大部分集中貯存於殷都宗廟的窖穴中，甚至殷王在外地佔卜形成的甲骨檔案也要運回殷都保存。甲片都經過精心整理和有序裝訂，不同時期、不同帝王所制定和使用過的龜甲文書分坑埋藏，可以說，殷商時期檔案的保存和管理不只有了初步的規模和規則，而且考慮到了利用時的方便。用以存放甲骨文獻的窖穴，也被認為是中國圖書館、檔案館的萌芽。
檔案集中於官府成為定規
西周時國家機關龐大，文件檔案增多。王朝中央保存的檔案主要有圖版 (地圖與戶籍)、盟約(盟書和約劑)、譜牒(王室世系記錄和貴族族譜與家譜)，史官保管的有誥、誓、政典、記注等檔案。檔案大多制有多份副本，正本存於天府，藏於金縢之匱（用金屬繩帶綑紮封存的柜子）。天府是我國有文獻可考保存古代文書檔案正本的宗廟收藏機構，由收藏史或稱柱下史具體掌管。史官受周王之命，將檔案保存於王室，以後，各朝的檔案工作基本沿襲西周舊制，使檔案形成併集中於官府成為定規。
新的檔案載體出現
春秋戰國時期，出現了兩種新的檔案種類，即縑帛檔案和石刻檔案。縑帛是指光潔細薄的絲絹，它具有柔軟輕便、易於攜帶和保管的優點。學界一般認為在春秋戰國時期，簡牘仍然充當一般性的書寫材料，縑帛由於價格昂貴，往往象徵著尊貴與莊重，只有重大事件才會以縑帛為書寫材料記錄。但縑帛作為檔案載體經歷的時間跨度比較長，在紙張出現後，縑帛雖已日漸式微，但沒有完全退出歷史舞臺，而是作為文人撰文和繪畫的載體沿用至今。
石刻檔案即將重要的記載和規定刻在石頭上。春秋戰國時期需要記錄的文字大幅增加，青銅的冶煉技術雖有所提高，但產量仍不足以作為文獻載體。石刻體積大，可以記載很多內容，而且取材容易，所以大量的石刻檔案就這樣產生了。石刻檔案成本低廉，堅固且易於保存，其內容與形制也多呈現出不同時代的文化特點，因而從春秋時期直到民國末年的石刻檔案至今仍時有所見。我國現存最早的石刻檔案是戰國時期秦國留下的石鼓文，於唐初在今陝西鳳翔縣出土。刻石共10塊，因其形狀像鼓，故名石鼓。內容是記述秦國國君遊獵的10首四言詩。
王朝檔案流失開私人修史先例
春秋後期，由於頻繁的兼併戰爭以及周王室權勢的喪失，使原保存於王室的檔案外流。檔案的流散一方面導致檔案被毀，另一方面也使檔案被廣泛傳播利用。一些貴族士人乘機收集檔案，從檔案中吸取歷史知識，並利用檔案編史著述。
孔子周遊列國時，就收集了魯、周、宋、杞等故國的檔案典籍，晚年致力於檔案典籍的整理，合若干篇而匯集成《尚書》，還依據魯史舊文「約其辭文，去其煩重而撰《春秋》」，同時以檔案為教材，設館講學，創儒家學說。墨子也見過「百國春秋」，搜求了檔案典籍，教授弟子。魯的太史左丘明利用大量的檔案材料編著了《左傳》和《國語》。
春秋戰國開創了中國古代利用檔案私人修史、著述、彙編檔案史料的先例。
刪改一字即處死
作為中國歷史上第一個封建中央集權國家的秦王朝，尊崇法治，形成了一套尊君抑臣的文書檔案管理制度。
將秦國所制定的各種律令、禮儀制度，秦國舊有的輿圖和各國所獻的地圖，各郡縣編報的民戶戶籍、官吏名籍、市民市籍、賦稅計書等重要檔案收藏於丞相府和御史大夫府，由專職官員柱下史管理。並且規定凡吏民對法令條文的查詢及法官的解釋，都要收集起來，並寫在竹簡上，入櫃封印，妥善保存。檔案正本放置中央禁室，封以禁印，不準私啟，凡私入禁室改刪一字者，處以死刑。
秦統治時期不準民間收藏戰國時期六國的史書和歷史檔案，採取「燒滅」「滌除」的政策。而漢朝統治者對待歷史檔案的態度與秦顯然不同。劉邦在起義過程中就注意收集秦代檔案。據說義軍入鹹陽時，蕭何曾獨入秦丞相府、御史府收集保護了秦的律令圖書，並在未央宮殿北側建了石渠閣專門保管收集的秦檔。
西漢建立後，大收篇籍，廣開獻書之路。漢代諸帝都十分重視典籍檔案的校閱和整理，因此兩漢時期的官府檔案無論從數量、種類、規模上都是空前的，西漢的石渠閣、蘭臺、麒麟閣，東漢的東觀、石室、鴻都等都是歷史上著名的檔案保存處所。
紙張的應用推動檔案的發展
紙的問世和普遍使用，是我國古代文化史上劃時代的一件大事。紙張質地輕柔，價格低廉，容量大，易於書寫、傳遞和收藏。漢代雖然已經發明了紙，但漢代的檔案製成材料仍以簡牘和縑帛為主，還有以動物骨頭(主要是牛骨)記事的。
紙作為中國官府正式的書寫材料是在東晉末桓玄稱帝時，404 年下令禁用簡牘書寫公文，官府才普遍用紙。紙質檔案大量產生，對檔案管理產生深刻影響。對我國燦爛古文化的傳播和檔案事業的發展起到了難以磨滅的推動作用。
專人管理士族家譜
魏晉南北朝是列國對峙的動亂時代，戰亂頻繁，人口流動性大，各國為了徵收賦稅，都相當重視戶籍檔案的管理。同時，由於門閥制度盛行，為了維護士族統治，記載各士族世系事跡與官品高低的譜牒檔案普遍受到重視。南朝梁武帝為查處並糾正假冒士族的家譜，命藏書家王僧孺修訂《百家譜》，並設置專門保管譜牒的機構——圖譜局，來主管譜牒檔案的收藏、譜系的核對以及譜牒的編纂。圖譜局可以說是史上最早出現的用於某類專門檔案的收藏機構。
管理制度更為完善
隋唐時期，隨著政治、經濟、文化的繁榮興盛，檔案管理機構有了新的發展。在推行科舉制度的過程中形成了一種專門的甲歷（人事）檔案，所以修建了甲庫來保管甲歷檔案。
到了貞觀年間，文書檔案的各種規章制度已發展得比較完善，從撰報、令籤、分揀到銷毀、保密、傳遞等過程都制定了較詳細的規定。如在管理上明確規定，對已處理過的文書都要用紅筆在文件上方寫上日期；檔案移交則要按立檔單位和文書不同內容規定之時間來定，記皇上日常生活的《起居注》要每季度向國史館移交一次，記太子朝調和一些重大國事活動或記主要官員任免、死亡等文件每年移交一次，中央下發的各種文件要每年上交保存，移交都必須按手續辦理。對會籤也有明確規定，如五品以上官吏要籤「可」，六品以下判署公文要籤「聞」字。對無須長期保存的檔案，每三年要清除一次，但要編寫銷毀目錄，還要籤名寫上時期。如出現丟失、洩密、損毀等違法行為則要依規定分輕重視情節給予治罪和處罰。
管理制度基本成熟
明清兩代對檔案的收集、保存和控制工作更加嚴密。洪武初年，為推行戶帖制度建立了專門保存重要經濟檔案「賦役黃冊」的後湖黃冊庫。
為了利於黃冊的長期保存，朝廷對冊籍的用紙、裝訂、裱糊使用的材料，以及冊籍的寬窄尺寸、貯冊架閣的製造都有嚴格的要求，形成了一套較嚴密的管理制度。據不完全統計，明代有名可考的黃冊架閣庫就有300多處，是中國封建社會規模最大的檔案庫。宮內還建有古今通集庫，收藏皇帝給功臣、將領、藩王、駙馬等的誥封、鐵券和官員的誥封底簿等檔案，由太監掌管，是皇帝的御用檔案庫。
清朝各項制度基本仿效明朝，對明朝檔案工作的成就加以繼承，同時也開創了許多前所未有的檔案工作制度。如繳回硃筆制度、副本收存制度、修檔制度、清檔制度以及檔案的整理、移交、清查、保密制度等。一系列改革措施不只提高了辦事效率，也大大促進了文書檔案工作的開展，為後世檔案管理工作提供了寶貴的借鑑材料。
中國古代檔案的年代之久遠，數量之龐大，內容之廣泛，價值之珍貴，堪為舉世罕見。甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張等豐富多彩的古代檔案，從不同層面折射出中國古代社會的發展歷程，為世界留下了極為寶貴的歷史文化遺產。
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