差旅費報銷及審批程序
2021-01-07 金蝶財務軟體財稅實操某電子科技(深圳)有限公司
差旅費報銷及審批程序
差旅費報銷文件編號：P-FD-
版 本：1.0
發 放 號：
生效日期：2020.8.24
一．差旅費借款及報銷的規定
(1)公司職員因公出差借款，由各部門主管審籤後，報公司財務部門審核，並送公司總經理批准後，方能到財務部門預借差旅費。凡有審籤權限的部門主管須在財務部門籤留字樣備案。
(2)職員出差前應填寫 「外出申請單」，並按規定程序報批後，方能外出。
(3) 職員出差返回後，填寫「差旅費報銷單」，按規定的時間及審批手續到財務部門報銷。
(4)職員出差返回後於5個工作日內報銷，未按規定時間報銷的，財務部門應於當月工資中扣回預借的差旅費，待報銷時再行支付。
(5)職員所預支之出差款項，必須在財務通知差旅費報銷的當天如數歸還，按金額多退少補，對無正當理由超過規定期限，未能報銷而又沒還款的預支款項，若超期時間在三個月內的收取資金佔用費日自的0.2‰；三個月以上一年之內的收取資金佔用費日息0.3‰，在次月工資中扣回本息。
二．職員差旅費報銷標準
(1) 職員出差分 「長途」和 「短途」兩種，即當天能往返的為 「短途」，出差時間在一天以上的為 「長途」。
(2) 出差地點區分為一類區，二類區，港澳臺地區三種，即：
一類區：深圳市區(關內)、深圳市外(關外)；
二類區：除一類區以外的地區。
(3) 出差交通費、住宿費、夥食費用標準
註：1.公司副總經理級以下人員乘坐飛機需報總經理批准
2.員工長途出差交通費，經理級（含）以上人員的陸路交通費可實報實銷；經理級以下人員原則上不得隨意乘坐計程車，如有特殊情況需乘坐計程車時，需經總經理批准後，方可報銷。所有因公報銷計程車費用的員工，必須在計程車票背面註明往返地點及用車事由。
3.員工在本市內出差，只報銷公交車票，公交車票除二人及以上同行外均不得連號。無特殊情況，不得報銷計程車票。報銷的市內公共運輸費嚴格限定為辦理公務所發生的交通費，不得將個人上下班交通費混同報銷有，如經發現將追繳當次報銷的所有市內公共運輸費，第二次發現將予以通報批評，第三次發現將移交行政部處理。
4.財務報關人員出差，如無指派公司車輛，隨帶資料比較重要或所到地點交通不便，經總經理批准後，可報銷計程車費。
5.長途交通票據如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關人員籤字證明，經部門主管籤署意見，報總經理審批後，按票價的50%報銷。
6.出差人員當日有招待費發票的，當日不計算誤餐費；當日有計程車票的，當日不計算市內交通費。計程車費必須註明往返地點及用車事由，計程車票無日期的，且計程車票數量超過出差天數2倍及以上的，出差期間不予計算交通費。
7.公司員工隨同主管及以上級人員一同出差，其住宿標準可按主管及以上級人員相應標準執行；公司員工隨同副總及以上級上員一同出差，原則上不予報銷誤餐費及交通費。
8.司機帶車出差且當天不能返回的，實行每天住宿、誤餐費包幹，不享受交通補貼，標準參見一般員工包幹標準。
9.出國人員差旅費的報銷嚴格接照財政部、外交部(92)財外字第1100號文件執行。
三．員工差旅費報銷其他規定
1. 住宿費，交通費按規定標準執行，超標自付（如有特殊情況需總經理批准方可報銷），節約歸已。
2. 誤餐費按規定標準報銷，不得報銷與此相關的費用。
3. 通訊費以郵局憑證報銷。
4. 交際費用不可在「差旅費報銷單」中呈現，應由主管核定並填寫「費用報銷單」，經總經理批准方可報銷。
5. 短途出差不享受住宿補助。
6.差旅費職員務必在出差返回後，於5個工作日內報銷，未按規定時間報銷的，財務部門應於當月工資中扣回預借的差旅費，待報銷時再行支付。
7. 超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規則的票據，財務部門不予報銷。
8. 財務部有權對不實的出差費用向職員出差居住地酒店直接查詢，如有虛假行為公司將按情節輕重處罰。
9.隨同公司領導出差，乘坐交通工具和住宿與領導分不開的人員，按特殊情況處理。
10.凡不符合乘坐飛機條件的人員，因公事緊急乘坐飛機的，應事前經副總級經上人員批准，否則超出規定的費用個人自理。
11.凡被外單位和個人邀請外地考察參觀，或業務跟單的人員，其食宿費已由對方負擔的，均不再享受包幹費或補助費。
12.實行差旅費制度後，各部門人員出差，原則上要定任務、定時間、定地點、定人數，實際出差天數超過原計劃天數的費，需經副總批准，否則不予報銷。
13.外單位人員為我公司臨時辦事，其差旅費開支，經副總批准可實報實銷。
四．職員差旅費原始憑證的審核的內容
職員出差報銷差旅費的原始憑證，經各部門經理審籤後，報總經理室審查其合法性，並送公司總經理批准。
填制差旅費報銷單應具備的內容：
(1) 填報的日期；
(2) 填制部門的名稱及填制人的姓名、職別及出差理由(必須與外出申請書上所籤核之理由及時間完全相符)；
(3) 經辦人、部門主管人員、審核人及核准人的籤名或蓋章；
(4) 經濟業務的內容及所附單據的數量；
(5) 各種發票、收據必須符合《中華人民共和國發票管理辦法》和實施細則的規定。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的籤名或蓋單；
(6) 凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符
(7) 凡填制內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不符者，應予退回或重新補正。
(8) 與差旅費內容無關的原始單據不得在「差旅費報銷單」中呈現，應予退回或重新補正。
(9) 職員出差所報銷之款項，必須嚴格執行公司所定立之報銷標準，不得超標，否則應予退回或重新補正。
五．財務部對於完全符合要求的「差旅費報銷單」應及時予以支付，並據以編制記帳憑證入帳；對於真實、合法、合理但內容不夠完整或填寫有錯誤的差旅費報銷單據，應退回給上一環節經辦人員，由其負責將有關憑證補充完整，更正錯誤或重開後，再辦理正式會計手續。 對於不真實、不合法的原始憑證，有權不予接受，並向有關負責人報告。
本規定所指的由總經理批准的事項，如因總經理出差期間，均由其代理人審批。本規定由公司財務部制定並負責解釋，從批准之日起執行，此前制訂的公司報銷制度同時廢止。
核准： 審核： 制表人：
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