甘政發〔2007〕62號 2007年8月17日
各市、自治州人民政府，省政府各部門，中央在甘各單位：
現發布《甘肅省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》，自2007年9月1日起施行。2000年12月18日甘肅省人民政府發布，2001年1月1日起施行的《甘肅省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則（試行）》同時廢止。
甘肅省實施《國家行政機關公文處理辦法》細則
第一章 總 則
第一條 為實施國務院《國家行政機關公文處理辦法》，使全省國家行政機關(以下簡稱「行政機關」)的公文處理工作規範化、制度化、科學化，不斷提高公文處理工作的效率和質量，制定本細則。
第二條 本細則適用於全省行政機關的公文處理工作。
第三條 行政機關的公文（包括「電報」，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第四條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等相互關聯銜接、有序運轉的工作。
第五條 公文處理應堅持實事求是、執行政策、精簡、高效、精益求精的原則，做到及時、準確、安全、統一、嚴謹細緻。
第六條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。
第七條 各級行政機關的負責人應高度重視公文處理工作，模範遵守本細則，加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。
第八條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管和承辦本機關的公文處理工作，指導下級機關的公文處理工作。
第九條 各級行政機關的辦公廳（室）應設立文秘部門或配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應接受業務培訓，具備有關專業知識，忠於職守，勤政廉潔。
第二章 公文種類
第十條 行政機關的公文種類：
（一）命令（令）
適用於依照有關法律公布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。
（二）決定
適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告
適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告
適用於公布社會各有關方面應遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報
適用於表彰先進，處理案件，傳達重要精神或者有關情況。
（七）議案
適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（八）報告
適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。
（九）請示
適用於向上級機關請求指示、批准的事項。
（十）批覆
適用於答覆下級機關的請示事項。
（十一）意見
適用於對重要問題提出認識和處理辦法。
（十二）函
適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
（十三）會議紀要
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十一條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、籤發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
（一）秘密等級和保密期限。涉及國家秘密的公文應準確標定密級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開。「絕密」、「機密」級公文還應在公文首頁左上角頂格用阿拉伯數字標明份數序號。
（二）緊急程度。緊急公文應根據緊急程度，用3號黑體字在版心右上角第1行頂格分別標明「特急」、「急件」，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。電報應分別標明「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。信函式公文作為公文特定格式，如需標識秘密等級或緊急程度，可置於函頭下1行版心左邊緣頂格標識。
（三）發文機關標識。由發文機關全稱或規範化簡稱後加「文件」組成。對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱，如「甘肅省人民政府常務會議紀要」等。
行政機關聯合行文，主辦機關名稱排列在前；行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，發文機關名稱按黨、政、軍、群的順序排列。聯合行文時，「文件」二字均置於發文機關名稱右側，上下居中排布。如聯合行文機關較多，必須保證公文首頁顯示正文。
發文機關標識使用小標宋體字，用紅色標識，字號（高×寬）應小於22×15mm。平行文或下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。
（四）發文字號。由發文機關代字、年份和序號組成。如甘肅省人民政府文件的發文字號為：「甘政發〔2007〕××號」。發文字號一般在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布。其中年份、序號用阿拉伯數字標識，年份應標全稱，用「〔〕」括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。函件的發文字號置於函頭下1行版心右邊緣頂格標識。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。
文種代字一般用「發」（上行、平行、下行文件）和「函」（平行、下行文件）2種。
（五）籤發人。上行文應註明籤發人、會籤人姓名。其中「請示」應在附註處註明聯繫人（為主辦單位的具體承辦人員）的姓名和電話。
籤發人姓名平行排列於發文字號右側，發文字號居左空1字，籤發人姓名居右空1字；籤發人用3號仿宋體字，籤發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識籤發人姓名。
如有多個籤發人，主辦單位籤發人姓名置於第1行，其他籤發人姓名從第2行起在主辦單位籤發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，使發文字號與最後一個籤發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
（六）公文標題。一般由發文機關、事由及文種三部分組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
公文標題在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（七）主送機關。指公文的主要受理機關，應使用全稱或者規範化簡稱、統稱。主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。
（八）公文正文。主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字和年份不能回行。
（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數字，附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
（十）印章。公文除以電報形式發出的加蓋發報專用章外，其他公文都應加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。需加蓋3個以上印章時，應按加蓋印章順序將各發文機關名稱排列，並使印章加蓋在相應位置。當公文排版後所剩空白處不能容納印章時，應調整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法。
（十一）成文日期。成文日期以籤發人籤發的日期為準，聯合行文以最後籤發人的籤發日期為準，電報以發出日期為準。成文日期一律用漢字將年、月、日標全，其中「零」寫為「○」。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。
（十二）附註。公文如有附註（需要說明的其他事項），應用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。如「（此件發至縣團級）」。
（十三）主題詞。公文應參照《國務院公文主題詞表》標註主題詞。「主題詞」用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。當詞表中無準確反映文件主題內容的詞時，可使用能夠準確反映文件內容的詞標註，並在該詞的後面加『△』以便區別。
（十四）抄送機關。抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應使用全稱或者規範化簡稱、統稱。抄送機關在主題詞下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；抄送機關依上級機關、平行機關、下級機關次序排列，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，最後一個抄送機關後標句號。
（十五）公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每面排22行、每行排28個字。在民族自治區域，可以並用漢字和通用的少數民族文字，按其習慣書寫、排版。
（十六）印發機關和印發日期。印發機關和印發日期位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。
第十二條 公文用紙一般採用國際標準A4型（210×297mm），左側裝訂。紙張定量為60～80g/㎡的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。電報用紙按機要系統規定執行。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第十三條 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁（封四）上。
第四章 行文規則
第十四條 行文應確有必要，注重效用。
第十五條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，有隸屬關係的機關應遵循逐級行文的原則，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文時，應說明原因並抄送被越過的機關。
第十六條 各級政府的公文，除向上級政府的請示、報告和對下級政府的批覆外，其內容必須是帶有全局性的重大問題。包括全局性重大方針政策的發布，全局工作或一個時期的重要工作部署，對某些重大問題或行動的決策等。
（一）下級機關向上級機關行文，一般用「請示」、「報告」、「意見」等，不得主送上級機關辦公廳（室）。
（二）不相隸屬機關之間互相行文，一般用「函」。對需要周知或共同執行的事項，也可以使用「通告」、「通知」、「通報」、「意見」等。
（三）上級機關向下級機關行文，一般用「命令（令）」、「決定」、「通告」、「通知」、「通報」、「批覆」、「意見」等。
第十七條 下級政府向上一級政府的「請示」、「意見」，由上一級政府答覆，也可以授權其辦公廳（室）或者主管部門答覆。政府各部門向本級政府的「請示」、「意見」，由本級政府答覆，也可授權其辦公廳（室）或者主管部門答覆。
第十八條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，未經本級政府授權，一般不得向下一級政府正式行文。
部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。即部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規範性文件，不得代替部門審批下達應由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯繫確需行文時，只能以函的形式行文。「函的形式」是指公文格式中區別於文件格式的「信函格式」。
第十九條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。
第二十條 屬於部門職權範圍內的事務，應由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應明確主辦部門，由主辦部門先行審核後，再送協辦部門會籤，最後由主辦部門領導籤發。須經政府審批的事項，經政府審批同意後，也可以授權部門行文，文中應表明「經×政府同意」。
第二十一條 部門之間未對有關問題協商一致時，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應責令糾正或撤銷。
第二十二條 向下級機關或者本系統的重要行文，應同時抄送直接上級機關。
第二十三條 「請示」應一文一事，一般只寫一個主送機關。需要同時送其他機關的，應用抄送形式，但不得抄送其下級機關。
「報告」、「意見」不得夾有請示事項。上級機關對下級機關的「請示」應答覆，而對「報告」可不答覆。「意見」作為上行文應按請示性公文的程序和要求辦理。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。
第二十四條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送「請示」、「意見」和「報告」。
第二十五條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應抄送其另一上級機關。
第二十六條 上行文應按照上級機關規定的份數報送。其中上報省政府的公文為一式30份。
第五章 發文辦理
第二十七條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程。包括草擬、審核、籤發、覆核、繕印、用印、登記、分發等程序。
第二十八條 草擬公文應做到：
（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定。
（四）擬制緊急公文和密級公文，應確屬緊急事項、確有保密理由。標定緊急程度和密級應準確、嚴格，不得濫用。
（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。引用外文應註明中文含義。日期應寫明具體的年、月、日。
（六）結構層次序數，第一層為「一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」。地方性法規草案、政府規章和規章性文件按照《立法法》等有關規定辦理。
（七）使用國家法定計量單位。
（八）文內使用非規範化簡稱，應先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時註明準確的中文譯名。
（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。
（十）草擬公文文稿，首頁應使用本機關專用發文稿紙。列印稿正文用2號楷體字，每面排22行、每行排20個字。
第二十九條 擬制公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商、會籤，取得一致意見後方可行文。如有分歧，主辦部門的主要負責人應予協調。仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級機關協調或裁定。
會籤應在首頁專用發文稿紙規定位置處，署單位名稱和會籤人姓名。一般不能在複印件和代擬稿上會籤。
第三十條 公文送負責人籤發前，應由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：
（一）是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則，公文格式是否符合本細則的規定等。
（二）公文內容是否符合本細則第二十八條的規定。
（三）需要會籤的公文是否已送有關單位會籤。
審核中，如文稿修改較多，不易辯認時，在送負責人籤發前，應退擬文單位清稿，並附原修改稿再送審核部門運轉。
第三十一條 主辦部門代上級機關草擬的文稿，需經部門辦公室指定人員，按本細則第二十八條要求審核，並經部門負責人籤批，按規定份數列印並送上級機關的辦公部門審核。不得將代擬文稿直接送本級政府負責人或同時送幾位負責同志籤批。未經發文機關文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理籤發。
如不符合要求和規定，上級機關可將代擬文稿退回主辦部門。
第三十二條 以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人籤發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人籤發。籤發公文，籤批人應明確籤署意見，並籤署姓名和時間。
第三十三條 公文正式印製前，文秘部門應進行覆核。覆核的重點是：審核、審批、籤發手續是否完備；格式是否統一、規範；附件材料是否齊全；文稿是否清晰、整潔等。
經覆核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序覆審。
第三十四條 分發傳遞密級公文，必須嚴格執行保密規定，採取保密措施，確保公文安全。
第三十五條 政府規章和涉及公民、法人或者其他組織切身利益、需要社會公眾廣泛知曉或者參與、具有普遍約束力的規範性文件，應依照國務院《全面推進依法行政實施綱要》和《中華人民共和國政府信息公開條例》的有關規定，通過政府網站、政府公報、新聞發布會以及報刊、廣播、電視等公眾便於知曉的方式公開。公開前，應依照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及其他法律、法規和國家有關規定進行審查。
第六章 收文辦理
第三十六條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括籤收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等程序。
第三十七條 收文由辦公廳（室）文秘部門統一籤收、登記，進入收文辦理程序。上級機關負責人一般不受理下級機關直接呈送的公文。
第三十八條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；文種使用、公文格式是否規範；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會籤；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定。對不符合本細則規定的公文，經辦公廳（室）負責人批准後，可以退回呈報單位並說明理由。
第三十九條 經審核，對符合本細則規定的公文，辦公廳（室）應及時提出擬辦意見，送負責人批示或交有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的應明確主辦部門。不得積壓、拖延。緊急公文，應明確辦理時限。
第四十條 承辦部門收到交辦的公文後應及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的公文，應及時退回交辦的文秘部門並說明理由。
第四十一條 收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。
第四十二條 對上級機關交辦的公文，主辦單位要負責與協辦單位研究辦理，在職權範圍內可以答覆、辦理的，應將辦理結果直接答覆有關部門並同時抄送交辦單位。遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門的主要負責人應予協調。如仍不能取得一致，由主辦部門匯集各方意見，經主要負責人籤署意見後，報請上級機關協調或裁定。
第四十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應明確籤署意見、姓名、審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已知。
第四十四條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
第四十五條 除周知性公文外，承辦部門要及時向發文機關反饋辦理結果。
第七章 公文歸檔
第四十六條 公文辦理完畢後，應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。
個人不得保存應歸檔的公文。
第四十七條 歸檔範圍內的公文，應根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷）。要保證歸檔公文的齊全、完整，正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。
第四十八條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存複製件或其他形式的公文副本。
第四十九條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。
第五十條 歸檔範圍內的公文應確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
第五十一條 擬制、修改和籤批公文，不得使用鉛筆、原子筆，不得在左側裝訂線位置書寫，所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第五十二條 公文由文秘部門或專人統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第五十三條 文秘部門應建立健全本機關公文處理的有關制度。
第五十四條 上級機關的公文，除絕密級和註明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批准，可以翻印。翻印時，應註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。
第五十五條 公開發布行政機關公文，必須經發文機關批准。經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力，可不另行文。同時，由發文機關負責印製少量文本，供發文機關存檔備查。
第五十六條 公文複印件作為正式公文使用時，應加蓋複印機關證明章。
第五十七條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。
第五十八條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經辦公廳（室）負責人批准，可以銷毀。
第五十九條 銷毀秘密公文應到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文（含密碼電報）應進行登記。
第六十條 機關合併時，全部公文應隨之合併管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。
工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第六十一條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。不得密電明復、明電密電混用。除發電單位特別註明和專門規定者外，因工作需要確需加抄或複印密碼電報時，須報經本機關負責人或者辦公廳（室）主任批准，由本機關機要秘書負責加抄、複印，並由機要秘書按規定登記、籤收、清退、保管、銷毀。
第九章 附 則
第六十二條 各級行政機關的辦公廳（室）對上級機關和本機關下發公文的執行情況應進行督促檢查並建立督查制度。
第六十三條 行政法規、規章方面的公文，按照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。企事業單位的公文處理辦法可參照本細則自行制訂。
第六十四條 電子公文是指通過甘肅省人民政府辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理後形成的具有規範格式的公文的電子數據，與相同內容的紙質公文具有同等效力。
涉及電子公文的傳輸，依據國務院辦公廳秘書局《電子公文傳輸管理辦法》執行。
電子公文的處理辦法，待國務院制定有關規定後另行制定。
第六十五條 本細則自2007年9月1日起施行。凡與本細則不一致的，以本細則為準。
第六十六條 本細則由甘肅省人民政府辦公廳負責解釋。