同事要源文件該不該給?

2020-12-16 騰訊網

相信很多設計師都會遇到同事要你項目源文件的情況，有些設計師比較爽快直接就給了，但是這裡其實有一些隱患在裡面。今天將會和大家一起探討一下這個話題，同事要源文件該不該給，給了會遇到哪些問題和隱患。

本文從源文件流失的隱患、如何處理這類問題、後期如何完善項目文件管理等幾個維度進行分析，希望可以帶給你更多幫助。

一、源文件流失的隱患

在之前遇到一個學員來給我反饋一個問題，就是她在項目中的作品被另一個離職後的同事整理髮布到設計平臺上用於應聘，應該怎麼處理。這個問題反饋出來的隱患顯而易見，源文件的流失會損害原作者的權益。

特別是對於一些剛入職的新人設計師來說，如果公司的項目源文件流失到他們手中，一旦短期內離職，也存在盜用公司項目用於應聘的風險。

項目中的完整思路都存在於設計源文件中，有效的文件管理不僅可以保護原作者的權益，對於公司業務信息的保護也是至關重要的。如何做好文件管理才能使得項目復用便捷而又可以消除隱患，是團隊管理者需要反思的問題，下面也會結合個人經驗和大家一起探討一下。

二、如何處理索要源文件的問題

工作中同事之間索要文件是比較正常的事情，但是我們需要考慮周全之後再給出回復，不要隨意流失項目源文件。

1、問清楚運用意圖再答覆

當同事索要文件時，先問清楚目的和運用場景，如果是私下用途或者沒有明確的目的可以直接回絕。如果你礙於面子可以藉助一些推脫理由，比如：「我需要向領導申請一下」等等。

2、項目需要請先郵件申請

如果是出於項目需要的話，讓同事先發郵件申請，抄送給相關領導。不要覺得這樣很麻煩，這是保護公司團隊利益和原作者利益的關鍵所在。

3、獲得領導授權

如果沒有發郵件對接的習慣，我們遇到這個情況的時候可以先給直屬的領導反饋一下，看看他的意見再回復同事。如果你所在的團隊沒有直屬的設計領導，可以跟項目所屬的部門對接人反饋，畢竟這是根據需求部門輸出的設計方案，萬一用到別的部門項目上，他們提出疑問也不好解釋。

小結：我們這樣處理的最終目的是讓項目文件可以得到合理的保護，不會被項目無關聯的設計師帶出公司造成不必要的隱患。不過項目中的元素復用也能帶來新項目的設計效率，所以我們也要在保護的同時建立更完善的文件管理系統，這樣可以提升團隊設計師的協作能力和項目設計效率。

三、組件化思路管理項目文件

雖然我們在團隊中需要加強項目文件的管理，但是為了提升團隊設計師的工作效率，一些項目文件的元素復用也是至關重要的，為此我們在保護的前提下也要提出靈活調用的解決方案。下面結合以前團隊的經驗和一些反思為大家梳理一下個人經驗，希望可以幫助團隊管理者可以制定出更完善的方案。

1、組件化思路的引入

為了更方便團隊設計師調用設計規範、項目素材、設計樣式等，我們可以引入組件化的思路進行創建和管理。組件化的思路是將一些可復用的元素樣式、素材文件、設計規範等形成模塊的歸檔管理，制定多級目錄管理，設置關鍵詞等形式將團隊所有的項目文件進行分塊管理。方便團隊設計師隨時調用，調用的是可復用的單一元件，不會下載到整套設計方案，既能方便相互調用，也能有效避免源文件流失的隱患。

2、設計規範實現網頁管理

在一些成熟的團隊裡面，設計規範都是開發出來的網頁版管理，方便各部門設計師訪問和下載相對應的文件。這個一般是內網訪問，也是為了防止項目資料外洩的風險。但是在一些中小企業很多設計規範制定出來依然是源文件互相傳送，這個其實既不是很方便，也會使得項目文件出現外洩隱患。

設計規範實現網頁管理，這個實現的技術成本並不是很大，在團隊裡面可以逐步完善，不僅可以方便調用，也能方便隨時更新迭代。

3、項目文件實現素材化提取

在一些視覺設計項目文件中，通常會出現一些元素復用到多個設計作品中，比如一個卡通形象或者矢量素材等，以後新項目設計能復用就可以節省更多時間。當完成一些優秀的案例時，可以要求設計師把案例中的素材提取出來製作單獨的元件文件，設置好名稱、關鍵詞、格式等，放進素材庫裡面供大家下載使用。

如果需要展示該素材在一些項目中的運用效果，可以設置不可下載的技術控制，有效的保護作品版權。儘量不要展示系列作品提供下載，這個流失的風險較大，如果一定要作為演示使用，可以設置原作者的名字進行標註，防止一些設計師盜用團隊同事的作品用於離職應聘。

4、組件模塊化管理

在UI設計項目中，為了防止全案設計項目文件被流失，我們需要更好的進行文件管理。但是為了方便產品設計迭代和新人設計師對接項目，團隊管理者或者項目主設需要將項目進行復用分析，把一些高頻出現的組件或者模塊進行拆分文件管理。方便設計師調用模塊延續規範內的設計，模塊化管理也能提升出圖效率。

如果一些項目模塊搭建完善之後，很多架構設計就如同搭積木一樣，可以更加靈活，也能提高工作輸出效率。

5、演示DEMO文件的製作

對於一些需要演示成套方案讓新人設計師可以了解我們的業務邏輯，可以將項目文件製作成演示DEMO文件，這樣可以直接通過手機或者電腦演示，不需要通過源文件查看。不僅方便預覽，而且也能有效的避免源文件的流失。

現在製作設計文件演示DEMO的方式比較多，除了團隊技術自己開發以外，也有很多第三方的工具可以實現，製作原型的工具幾乎都可以實現高保真的DEMO製作。

四、小結

通過最近一些反饋出來的現象延展了這個話題，希望以後大家遇到「同事要源文件該不該給」這樣的疑問時，可以更加理性的進行分析，合理的處理好這個問題。

以這個話題延展出來的關於項目文件管理的思考，對於很多團隊管理者來說應該重點反思，在防止項目文件流失造成隱患的同時，如何加強團隊的設計復用率來提升團隊設計師的設計效率，是我們需要不斷思考並完善的一套設計管理系統。

最後，希望今天的這個話題延展可以帶給你一些幫助，感謝大家一直以來的關注支持！

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