電子發票和紙質發票基本用途和使用規定幾乎都一樣，因為方便所以使用也越來越普遍，企業以後會接收更多的電子發票。
但是電子發票也存在一些使用的缺點，因為電子發票可以重複列印，甚至還可以PS篡改金額等信息，這使得在電子發票入帳的時候既要先查驗發票的真偽，又要防止同一張發票列印多次重複入帳的問題。
發票重複入帳的問題和發票真偽查驗的問題，始終困擾著我們財務人員，有幾種辦法可以解決這個問題，但是各有利弊：
第一種方法：採用表格人工登記
使用Excel表格登記，每收到一張電子發票，錄入發票號碼和發票代碼以及發票金額等核心數據。表格裡可以設置重複錄入相同發票號碼高亮顯示，這樣能對重複發票信息進行提醒。
制度比較完善的，財務專門還註冊一個郵箱來收取發票，員工在申請開票時，留下財務部的專設郵箱，統一收取發票列印。還有公司甚至買二維碼掃碼槍幫助錄入到表格，也比較方便登記。
但是人工登記的缺點是：效率低而且工作繁瑣，浪費財務人員大量的時間，發票量大的工作量非常大，而且容易出錯。
第二種方法：電子發票管理軟體
很多公司有OA財務報銷系統，或者專門單獨買個saas的發票管理服務。這些系統可以批量收集發票處理相關報銷事項，市面上的這類系統還不在少數。
這些企業財務軟體也有所差異，有些還要單獨下載安裝才能使用，而且多為PC端的軟體，還要連接掃描軟體才能把發票信息收集到系統裡，只是電子化了流程，並沒有提高財務人員入帳的效率。
這種方法的缺點是：整個公司的報銷制度和流程可能得圍繞這個系統來轉，這樣會增加管理成本可能還招致員工的諸多抱怨等、另外也沒有提高多少辦事效率。單獨開發系統或者購買系統也需要成本。
第三種方法：手機快捷入帳工具
發票入帳無非是要解決發票真偽、入帳效率和查重效率幾個關鍵環節，企業其實是希望有個高效且低成本的方案，目前前海百豐開發的一款快速入帳工具便很好的解決了問題。
這款工具有兩種入帳方式：手機單獨掃碼入帳和批量導入電子發票入帳。前者適用於少量的情況，後者適用發票多的情況。批量上傳電子發票入帳，不用一張一張的掃描錄入。
1.手機單獨掃碼入帳。首先打開電子發票快捷入帳工具，對準電子發票頁面二維碼掃碼。
掃碼之後可以看到發票的基本信息，確定該票是否真實有效，金額沒有被篡改，若該發票要入帳的話，點擊確定入帳選擇入帳日期，即可把該發票入帳，這樣這張發票就被使用已入帳了。
已經入帳成功了，這張電子發票就會顯示「已入帳」標識，如下圖所示：
當再次掃描已經入帳的電子發票是，系統就會自動提示該電子發票已經入帳，有效的避免了電子發票又被拿去做帳，防止二次入帳。
2.批量導入電子發票入帳。當公司需要入帳的發票比較多的時候，可以統一批量上傳導入到發票系統，只要是入過帳的電子發票，以後再掃描就會提示「已入帳」標識，提醒財務人員不要重複使用。
除此之外發票入帳工具還有專人專戶的功能，每個財務專門開戶對應一個公司避免不是一個公司的發票也入帳進去的情況，對於財務代理公司會計人員，則可以使用同一個總的個人庫，只要是入過帳的都會自動提示給會計，節約電子發票查重的時間。
結語：
電子發票容易出現重複入帳，同一張列印多次重複報銷的情況，一直困擾著財務，傳統的方法比如人工登記發票唯一的發票代碼等信息，耗時耗力容易出錯效率也低，隨著辦事流程往電子化發展，一些發票管理系統軟體應運而生，發票的信息也可以藉助一些掃描工具採集發票信息來節約時間。
對於企業來說，財務人員需要一個既可以快速辨識發票真偽，同時又能辨別發票有沒有被使用的工具，前海百豐深耕財務代理記帳多年，除了自己公司本身入帳遇到了這些問題，代理客戶公司的時候也容易收到客戶重複提供電子發票的時候，前海百豐開發的這款工具，就是抓到了財務人員在電子發票重複入帳和被重複報銷的痛點，然後去解決它，如果沒有這個工具重複入帳的情況就太普遍了，通過開發這個會計快捷入帳工具的同時，也希望給廣大財務同業解決這個問題。