現如今，受控文件保管的重要性不言而喻。無論是公司實驗室、技術部門，還是企業研發部門，都需要管理包括質量手冊、檢定證書、設備信息、技術和法規性文件在內的高度涉密性資料。這些資料往往涉及到企業的核心技術且種類繁多，必須安全保存，妥善編制，歸類，並分別管理。但傳統的受控文件管理模式往往會採取文件盒這一形式，在文件保管過程中會遇到：文檔借出流轉、歸還信息不詳，文件歸類混亂、安全性差等令人抓狂的情況。
這些情況不僅耗費人力物力，且極易造成重要文件的錯誤使用或丟失，從而給公司帶來無法彌補的損失。因此，企業亟需能夠分類管理受控文件，安全性強的智能化管理系統。埃克薩斯Key5內網版本智能鑰匙櫃，可以有效解決傳統受控文件管理中遇到的諸多問題。
在傳統模式中，不同文檔管理步驟十分繁瑣。受控文件整理、發放一般都由公司人力資源部來負責管控。如果涉及到公司制度，則需要人力資源部起稿，整合內容後，按照發放的文件格式排版。文件完成後，需要與設計受控文件的相關部門溝通，確定文件可行性，再交由文件的發出部門審核，最後交給總經理審批。
審批完成後，人事部門要在文件的首頁寫上發放日期，並在文件每頁紙的背面蓋上「受控文件」章，複印發放到各個相關部門，原稿則留存在人力資源部存檔。發放文件到各個部門時，要求各部門接收人在《文件盒資料發放清單》上簽收，並在對方文件接收盒中的《記錄清單》中記錄好每次發放的文件類別。
這一系列繁瑣的審批，發放流程極大浪費了公司的人力物力，不利於高效率的現代化企業文件管理工作。埃克薩斯Key5內網版本的智能化文件存儲特點，可以幫助企業進行文件遠程統一授權。企業文件部門可以指派一名專職人員在後臺系統進行遠端操作，為所有部門的技術人員和文員分配鑰匙使用權限，將不同的文件分別授權給不同部門的相應員工。獲得權限的員工可以驗證開鎖並取走鑰匙，無權限的工作人員則無法打開文件櫃。在部門人員領取鑰匙時，其所有操作信息都會自動上傳至電腦系統，後臺操作人員可以隨時進行遠程查看。這些措施最大程度上保證了受控文件存儲的安全性。
在受控文件編制，歸類方面，埃克薩斯獨特的射頻鑰匙栓可以記錄文件種類，部門，文件編號等多種預先編寫好的信息。操作人員可以在後臺管理系統註明每把鑰匙相對應的文件類別，並輸入有權使用該把鑰匙員工的姓名，所屬部門等基本信息。有權限的員工可以通過人臉識別，指紋等多種方式驗證開鎖並取走相應鑰匙。每個鑰匙庫位都有超時上鎖功能，如果超過5秒鐘鑰匙還未取走，系統則會自動上鎖，防止鑰匙取錯。這一智能化文件編制，歸類系統可以精確化管理受控文件，並有效防止文件被不具備相應權限的人員錯誤借閱。
埃克薩斯ekey5智能化鑰匙櫃可以幫助企業安全，高效的保管核心文件，告別傳統受控文件管理模式中存在的諸多不便及弊端，助力企業相關部門大幅度提高工作效率。