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貨物出口裝運都得先包裝，裝箱單據就成了貿易中不可缺少的文件。下文就簡單介紹一下出口裝箱單據的格式和要求。
一、製作裝箱單據的要求
我們可以根據不同商品的品質和信用證的要求，提供適當的包裝單據，做到既能符合信用證的規定，為銀行所接受，又能滿足客戶對商品包裝的要求。
如果信用證條款只要求提供裝箱單（PACKING LIST），而無任何特殊規定，那麼只要提供一般裝箱單，將貨物的包裝情況作一般簡要說明就可以了。
如果信用證條款要求提供「詳細裝箱單」（DETAILED PACKING LIST），那麼就必須提供詳細的裝箱內容，如描述每件包裝的具體細節，包括商品的貨號、色號、尺寸搭配、毛、淨重及尺碼等等。在貨量較大的情況下，繕制詳細裝箱和包裝說明，需要化費大量時間和勞動力。制單員根據廠方的裝箱單，有時需要一整天時間才能打好一套長達數十頁的出口裝箱單。為了節省時間，提高效率，也可以使用特製的單據格式，中、英文對照，由廠方直接填制，經過單證員的審核後，即作為出口單據，交銀行結匯。
二、出口裝箱單據的格式
(1) 出口公司的中、英文名稱及地址
(2) 單據的名稱
(3) 裝箱單據的號碼、日期（一般填寫發票號碼、日期）
(4) 填寫提單號碼
(5) 填寫合同號碼或銷售確認書號碼
(6) 填寫運輸的裝運港（地）、目的港（地）或中轉港（地）名稱及運輸方式和船名
(7) 嘜頭
(8) 填寫商品數量。該數量為運輸包裝單位的數量，而不是計價單位的數量
(9) 填寫商品名稱
(10) 填寫商品的單位淨重和總淨重
(11) 填寫商品的單位毛重和總毛重
(12) 填寫商品的單位尺碼和總尺碼
(13) 填寫數量的大寫
(14) 特別說明
(15) 出口公司落款等。
裝箱單一般不顯示收貨人、價格和裝運情況，對貨物內容的描述一般可用統稱。
裝箱單據著重表現貨物的包裝情況，內容包括：從最小包裝到最大包裝所有使用的包裝材料、包裝方式。對於重量和尺碼內容，在裝箱單中一般只體現它們累計總額。
包裝條款一般還包括包裝材料、包裝方式及包裝規格等。
有的信用證規定「SEAWORTHY PACKING」（適用於海運包裝）、「PACKING SUITABLE FOR LONG DISTANT」（適合於長途運輸包裝）或「STRONG WOODEN CASE PACKING」（堅固木箱裝運）等等。信用證中的這些表達方法，都應在發票及箱單中照抄。
重量單是在裝箱單的基礎上，詳細表示貨物的毛重、淨重、皮重等。
尺碼單則要用「M3」表示貨物的體積，其他內容基本與重量單相同。
裝箱單、重量單或尺碼單等可以出現特殊條款，就要根據信用證或合同的要求填寫。如來證只要求裝箱單中標明信用證號碼、合同號碼或特殊包裝文字說明，那麼按照信用證或合同要求填寫。
製作裝箱單據的注意事項：
①單據名稱必須完全符合信用證的規定，因為包裝單據的內容，既包括包裝的商品內容，也包括包裝的種類和件數、每件毛淨重的毛淨總重量、總尺碼（體積），所以無論信用證要求的包裝單據是什麼名稱，都必須按其規定照打。
②信用證的特殊規定，必須在單據中充分體現出來。如信用證規定：每件裝一袋、每打裝一盒、每20打裝一箱，則必須註明：
PACKING：
EACH PIECE IN A BAG，
EACH DOZEN IN A CARDBOARD BOX，
THEN 20 DOZENS IN A CARTON。
裝箱單據一般不應顯示貨物的單、總價，因為進口商在轉移這些單據給實際買方時大多不願洩露其購買的實際成本。
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