掌握以下幾點,能夠讓你輕鬆的寫出日語商務郵件

2020-12-11 語言要學以致用

關於工作方面的經驗分享，前兩天嘗試分享了一下日語商務郵件方面的知識。發現這樣的主題推薦量不多，閱讀量更是少得可伶。我想因為日語是小語種，使用的人不是很多。另外對於日本，我們也是都有著一種歷史情懷在裡面，所以這種文章發表也沒有什麼閱讀量吧。這兩天我也考慮要不要分享這些經驗了。說實話整理資料真的花費時間。不過，既然自己選擇了生活領域這塊，發表的文章還是以生活和工作為主的，所以該堅持還得堅持下去。

對於以日語作為主要工作語言的人來說，商務郵件是必不可少重要的聯絡手段之一，那麼掌握商務郵件的書寫方法，規則則是最基本的要求了。作為公司對外聯絡的窗口，商務郵件書寫水平直接影響國外客戶對你所在公司的印象和評價的。

日語商務郵件的基本構成

日語的商務郵件某種程度上來說具有一定的格式的，基本上由以下幾個部分組成。

件名/標題（一目瞭然、わかりやすい/ 一目了然，易懂）宛名/聯絡人（株式會社○○　○○様）書き出し/開頭（いつもお世話になっております／挨拶言葉）自分の名前/自己名字（株式會社○○　○部　○課　○○でございます）本文/正文（要件を簡潔に）結びの言葉/結尾語（今後ともよろしくお願い申し上げますなど）署名/署名郵件每個部分的注意點

件名/標題

標題要一目了然，簡明易懂。要避開使用寒暄用語，要用能表達聯絡內容的重要語句。壞例子：「ありがとうございます」和「お世話になっております」好例子：「ご訪問日時のご連絡」「〇〇の資料送付のお願い」原則一封郵件一個標題一件事情，如果需要一封郵件聯絡多個事情，那麼標題要與多個聯絡事情相對應，多個標題並列寫出來。比如要聯絡會議中止和拜託日程調整的郵件的時候，可以按照下面這個件名來寫「〇〇會議中止のご連絡と日程調整のお願い」。不寫標題，商務郵件的大忌，相信大家都不會忘記寫標題的。

宛名/聯絡人

一般都是【公司名+部署名】【 職務+姓名+敬稱】

公司名不可以略寫，把【株式會社】略寫成（株）是不可以的。【株式會社】在前在後的順序不能顛倒。比如【月月鳥株式會社】不能寫成【株式會社月月鳥】的。郵件中對聯繫人的敬稱一般都用【様】，但是【職務】+【様】這種寫法是錯誤的。比如【部長様】是NG的。另外，有的聯繫人身兼幾個職務，寫職務的時候可以把職務並列寫出來的。月月鳥株式會社執行役員　営業本部長月月鳥 様初次聯絡或者不知道對方聯繫人具體名字的時候，我們一般用「ご擔當者様」來寫的。同時聯絡多人的時候，一般用「各位」「皆様」，「各位様」是錯誤的寫法，不要弄錯哦！同時多人聯繫時，要按照聯繫人的職務大小來排順序；同時多社聯繫時，寫郵件本人判斷所聯繫公司與你公司之間的關係遠近即可。

書き出し/開頭

【挨拶/寒暄】+【名り/報出自己部署，姓名】是最基本的開頭模式。

給公司外部客戶寫郵件常用的開頭模式如下：

例）いつもお世話になっております。株式會社〇〇の〇〇です。

給公司內部領導，同事寫郵件常用的開頭模式如下：

例）おはようございます。這個是有時間段限制的，一般是10點之前發送郵件可以使用的，這樣寫看起來比較自然。

例）お疲れ様です。這個沒有時間段限制，什麼時間都可以用。

以上是工作中常用的例子，除了上述之外，根據不同的業務聯絡還有更加詳細的使用方法，以後單獨拿出一篇文章來專門說明。

本文/正文

正文的重點就是先寫結果後敘述原因。敘述時要有條有理，簡明扼要，不要長篇大論。 結びの言葉/結尾語

一般來說，日語商務郵件中都是首尾呼應的。比如開頭 「いつもお世話になっております」，那麼結尾一般為「どうぞよろしくお願いいたします」或者「以上、よろしくお願いいたします」 這樣的結尾語。如果是拜託，依賴這樣的郵件，那麼結尾語還可以添加下面的一些常用語，比如恐れ入りますが」「ご多忙中／お忙しいところ恐縮ですが」「お手數をおかけして申し訳ございませんが」等等，添加這些看起來比較叮嚀吧。

署名/署名

最後的署名，一般都是設定好的，發郵件的時候自動添加的。署名格式不同公司不同要求吧，基本上都是下面例子這樣的。

株式會社 月月鳥 営業部

月月鳥

〒000-0000 東京都渋谷區1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: yueyueniao＠xxxx.co.jp

以上，關於日語商務郵件的基本構成和注意點做了一些說明，很多注意點也都是以前工作中犯過錯誤的地方。我初步整理了這些以供參考吧！關於每個構成部分以後我會做陸續詳細的說明，希望我的分享能夠幫到大家。以下，我選一篇貿易公司採購部門在海外網站尋找商品，給對方公司發採購意向郵件的例子吧！

〇〇株式會社　海外事業部

ご擔當者様

貴社サイトを拝見し、はじめてご連絡いたします。

私は、〇〇商貿公司　営業部の月月鳥と申します。

當社はPE樹脂の海外輸入及び國內向けの販売という業務を20年前より行っております。売上高が連続10年に業界のトップクラスです。20年間を渡り、數多くの取引先から大変好評を得ております。

さて、に突然で恐縮ですが、弊社ではこのたび、貴社の製品「〇〇PE」の購入を検討しております。

つきましては、下記條件によるお見積をお願いしたいと存じます。

■お見積りの依頼內容

品名：〇〇PE

數量：〇〇トン

納期：〇月〇日まで

支払方法：國際送金

受渡場所：大連

送方法：船便

なお、ご多忙のところに恐縮ですが、〇月〇日（〇）までにご返信頂きたく存じます。

何かご不明點がございましたら、下記連絡先までご連絡いただければ幸いです。

以上、お見積りのお願いを申し上げます。

（メール署名）

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