自從使用了金山WPS文檔,辦公效率有了質的飛躍

2021-03-06 IT熱點新聞

上傳文檔,雲端漫步

在WPS文檔中,你可以新建多種文檔格式,包括文檔、表格、便籤、流程圖、思維導圖等。更重要的是,WPS文檔上傳支持Word、Excel、PowerPoint等多種文件格式。

▲WPS文檔

騰訊文檔新建只支持在線文檔、在線表格、在線收集表等,上傳分享只支持Word、Excel這兩種,並不支持PowerPoint文件,那麼在一些會議場景實現上肯定就會有局限性。

▲騰訊文檔

從以上簡單的比較中,也可以看出騰訊文檔目前缺失了重要的PPT查看功能,在線文檔只支持Word和Excel,另外在其他功能上擴展上也沒有很好地輔助文檔的操作。

另外在上傳文檔大小方面,兩者也有很大不同。在這方面WPS文檔可以絕對勝出,騰訊文檔不支持超大在線文檔的編輯,而WPS文檔甚至可以打開60MB的大文檔。

文檔兼容性,顯現專業性

WPS文檔背靠著WPS套件可謂是佔據了上風,也可以說WPS文檔就是WPS的在線協作版,其本身就有相互體現。比如在WPS文檔中,你可以選擇使用本地應用打開,還有下載、保存版本等。

WPS文檔上面的確體現了WPS上的一些特性,雖然是在線協作Office 辦公,但是整體的功能豐富性已經很全面,再加上無縫集成了WPS 2019等本地客戶端操作,可以說整個辦公體驗是十分流暢的。

▲WPS文檔

在騰訊文檔中,筆者發現並沒有本地應用打開的快捷操作,因為騰訊文檔背後並沒有自己的辦公套件,也就不能做到和微軟Office等有緊密的聯繫。因此使用騰訊文檔時,需要多次保存到本地文件,造成一份項目有多個文件的窘況。

▲騰訊文檔

除此之外,筆者發現,WPS文檔還支持Office全組件的查看瀏覽,文字和表格的編輯功能,據上面所述騰訊文檔只支持Word和Excel的查看編輯,並不支持PPT。另外WPS文檔還支持加密文檔兼容、兼容Office格式、支持500多個全函數、支持打開60MB的大文檔、兼容Office 97及以前版本產生的文件。

作為體驗對比,騰訊文檔並不支持加密文檔上傳,兼容的是Office效果而不是Office格式(即微軟Excel、Word 可與騰訊文檔相互轉換),支持49個函數,1MB以上文檔無法打開。

▲WPS文檔PC網頁版

千人協作,穩定為先

在線協作分享方面,有個很有趣的對比:騰訊文檔表示單個文檔協作支持無上限人數(最大5000),但同時也表示超過幾百人會加大管理難度,將進一步提高性能穩定。

在這方面,WPS文檔表示可支持1200人在線協作,每天處理多達158萬的協作任務。不過筆者這裡沒有條件測試峰值,在個位數的團隊測試中兩者相差不是很大。

移動辦公,說走就走

在線協作辦公,並不只是PC電腦上的生產力體現,現在幾乎人人都在用的智慧型手機也充當了辦公場景的延續,在這當面,WPS文檔、騰訊文檔都很好地把握住了移動辦公的需求點,推出了諸如微信小程序的客戶端版本,只要掃碼就可以快速瀏覽查閱文檔,在手機上繼續編輯文檔、表格等,這一點令人感到滿意。

▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔

雖然兩者大同小異,但是WPS文檔的小程序相比騰訊文檔還是增加新的功能,比如典型的有:掃碼錄入信息到單元格、語音批註評論等,比較符合擴展的移動辦公場景。

▲WPS文檔

而騰訊文檔小程序也能夠滿足基本的移動辦公需求,但也只限於基本的文字輸入、刪除等,並且操作區按鈕缺失或者不明顯。即使是騰訊文檔App也是這樣。

▲騰訊文檔

下面是WPS文檔、騰訊文檔小程序的操作區對比,強弱一目了然:

▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔

在線Office該是怎樣的場景

回到我們最初的需求,如何選擇一款高效、可靠且功能豐富的在線協作工具,在於我們在實際工作中的需求。對於筆者來說,最常遇到的場景就是多設備協作,在公司和家裡寫稿的進度同步,團隊之間的表格統計、PPT會議等,目前能夠較好地滿足筆者需求的也只有WPS文檔了。

首先是最常使用的下班後回家繼續寫稿,我可以直接掃碼相關文檔,使用起來非常快速方便,一般只需要幾秒鐘就能將文檔上傳到WPS文檔的雲端,再花幾秒鐘在WPS文檔中查看編輯,體驗過程行雲流水。這樣我就可以隨時隨地用筆記本或者智慧型手機寫稿子了。

▲WPS文檔PC網頁版

▲WPS文檔小程序版

表格文件也是一樣的操作姿勢。

WPS文檔目前已經支持Windows、MacOS、iPhone、iPad、安卓手機、ChromeOS、Web網頁、微信小程序等多種設備和途徑,幾乎涵蓋了桌面辦公和移動辦公的所有場景,令人感到欣喜。

在線協作過程中,你可以和朋友、同事共同完成一份項目計劃、表格數據統計,在WPS文檔的右側都有詳細的編輯歷史紀記錄,同時清楚地標記了操作人,在重要事項上可以採用高亮或者顏色填充地方式進行強調說明。

另外一項重要的在線協作場景是PPT演示,公司每周都有出差的人員,在每天或者每周的會議上,需要召開一個主題鮮明的報告說明。這樣的場景需求此前很難找到合適的解決方案。
如果是按照傳統方式是用電視視頻會議,這樣不僅花費巨大且辦公場所比較局限,並且在外人員無法利用智慧型手機進行移動開會。通過使用WPS文檔的Web Office的會議功能,用戶可隨時隨地遠程開會,各端同步播放PPT,還能夠實時同步顯示幻燈片上的畫筆、雷射筆,同時保持語音通話,最大程度上還原了會議現場。

結語

對於大多數人來說,選擇好的辦公軟體不只是選擇一個單純的工具,更是選擇一種好的辦公服務,一種好的辦公方式。

通過一段時間對在線協作工具的使用,相信大家都能充分了解了WPS文檔、騰訊文檔等在線Office辦公軟體方面的特色功能。然而,通過科學PK之後,筆者越發感受到WPS文檔這一類在線協作文檔工具的強大。毫不誇張地說,WPS文檔在「雲、多屏、內容、AI」辦公四大件的加持下,必將創造未來辦公的一種嶄新方式。

因為一款更高效、更懂你的WPS文檔,讓你愛上辦公。或許,這就是金山WPS的初心。

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