當知道有多少論文未經審閱即被編輯以「論文不符期刊讀者期待」為由而退稿,您可能會感到很驚訝。投稿前請先確認:期刊是否曾發表過與自己研究主題相似的論文?論文中是否有引用目標期刊或相似期刊的論文?如果還是不能確定文章是否符合期刊宗旨,可以先寄論文題目及摘要詢問期刊辦公室,您的論文是否適合在該期刊出版。
應該 適當地排版論文格式
作者通常會認為:「論文被接收之後,再調整論文和參考文獻的格式也不遲。」在此我們建議您,投稿前只須多花點時間留意預計投稿期刊的格式細節,便可以少一個讓編輯和審閱者批評的缺點。
應該 確認期刊是否收費以預先了解未來有可能產生的費用
「好消息,恭喜您稿件已被接受;壞消息,您尚未繳清所需費用。」沒有人希望遇到這種狀況。假如您手邊沒有足夠經費繳納投稿費用,不妨參考期刊提供的「實惠價格」政策。適度表達自己拮据的情況,也許能爭取到費用減免或部分補助。
應該 寫一封 Cover Letter ,簡單介紹文章及您個人
除了聲明論文未一稿多投、所有共同作者皆同意投稿等制式內容外,您還應該在信中簡短描述研究的新發現以及作者對此研究的投入,並說明您認為這篇論文適合在目標期刊發表的原因。另外,請確認 Cover Letter 收件人姓名是正確的!有很多人在信中將收件人的稱呼誤寫為另一本期刊的主編(顯然論文剛被那一本期刊拒絕),這顯然會給主編留下不好的第一印象!
應該 推薦最多五位合適的審閱者,並從編輯委員群中推薦一位委員
雖然指定哪些審閱者是由主編決定,但實際上,期刊工作人員的工作量都很大,如果您願意做一點背景調查提供協助,便能減輕他們的壓力。另外,雖然期刊編輯和編輯委員通常都有受過學術訓練,且對學術研究充滿興趣,卻不一定對每個領域都很熟悉。推薦合適的審閱者可確保文章將交由合適人選審查,而不是交給非此專業領域的學者審查。當然,推薦審閱者時應該避免明顯的利益衝突。請確認是否曾在論文中引用推薦審閱者的文章,便可得知自己是否挑中合適人選;審閱者如果知道自己的文章被引用肯定會很開心,但前提是,您必須恰當且公正地呈現他們研究的成果。
主編通常會在接獲投稿稿件後指派一位編輯委員進行快速審閱(以確定稿件是否符合期刊要求),然後詢問該編輯委員是否有建議的審閱者。某些時候,可以在投稿時聲明,基於某些因素,不希望自己的稿件交由某些人審查;這些人可能是您的競爭對手,又或者,單就過往經驗,您覺得這些人可能無法公正地審查您的論文。雖然主編不見得會採納您提出的建議,但有時候,他們可能就是看著您提出的建議,然後想著:「還不錯,我沒其他更好的辦法,就照著這些建議做吧。」
應該 提出有力的解釋,說明修改後的論文應該被接受
請假設審閱者將看到您的回應,具體而明確地回應他們的審閱意見。請保持禮貌的態度(若審閱者意見帶有人身攻擊的意味或不當言論,可以在給主編的信中另外說明),在回覆信中感謝審閱者的辛勞,並使用以下句型回復每一點審查意見:「We did . . . , see page x, line y」或「We respectfully disagree for the following reason(s). . .」。請仔細且具條理地列出所有回覆內容,使主編能一目了然您所做的修正。
應該 在收到接受信時盡情享受榮耀
將著作目錄上的「已投稿」改為「出版中」,持續追蹤出版進度,在收到校樣後仔細核對所有內容,包括表格中的數值和小數點、圖表的座標軸標籤和說明文字。當文章在網路上出刊時,請為這勝利的一刻歡呼,然後當紙本期刊出版時,再歡呼一次,並把重印本寄給家人、朋友或其他學術研究夥伴。
應該 考慮寫篇評論文章
很多年輕的學術研究者認為,年紀大的時候才夠資格撰寫評論文章。但實際上,在寫完博士論文或第一篇研究計劃書後,您已回顧並理解了龐大的文獻資料。與其他前輩們相比,您的觀點可能顯得較為新穎,所以在動筆開始寫評論文章前,請聯繫目標期刊主編,談談您的想法,甚至寄一份大綱或摘要過去,徵求主編同意或意見,或直接表達您希望受邀撰寫。期刊一般都很歡迎有創新想法及觀點的評論文章,即使文章沒有這些特點,他們也會技巧性告訴對方。這類文章常被引用,且能增加期刊的 Impact Factor,之後期刊也將邀請您幫忙審稿,甚至邀請您加入編輯委員會。主動積極一些!
應該 確定所有需繳交的資料都已送到期刊辦公室
沒人想和編輯部工作人員為敵,或更糟的是,與主編為敵。
應該 請人協助校對。
在投稿前,您應該仔細閱讀原稿,最好請幾個人幫忙檢查當中是否有任何拼寫或細節錯誤。有的時候對稿件太過熟悉反而容易對錯字「視而不見」!
應該 在緒論的部分明確寫出研究假設
應該 考慮在完成所有實驗前便開始撰寫論文
寫作通常可幫忙提醒作者,推論有哪裡不合理,或者該新增何種實驗使推論更為完整。
應該 在投稿前,給所有共同作者審閱原稿的機會
現今許多期刊會要求作者出具籤署聲明,以確保所有論文共同作者均已閱讀並同意發表稿件內容。
應該 試著呈現完整的研究內容
請克制以最小出版單位(least publishable unit)投稿的欲望。
應該 儘可能地參與期刊原稿的同儕審查(peer review)
同儕審查是一個了解什麼作法行得通、什麼行不通的好途徑。