組織如何更安全、高效的管理分公司、子公司、控股公司、下屬單位的印章？印章管理如何兼顧效率與風險控制？
針對這個難題，契約鎖推出了電子印章、防偽列印和實體印章一體化的解決方案，通過全程數位化的方式，為您帶來更安全、更高效的印章管理方式！
一、電子印章——審批蓋章，一氣呵成
使用實體印章時，文件審批與蓋章、快遞來回寄送常佔用大量時間與精力。效率低、風險難以控制，是組織在實體印章管理中普遍遇到的問題。這在跨區域開設的分、子公司、下屬單位用章的管理中尤為明顯。
以分公司用章為例：
分公司用章需經公司總部審核授權後再指派印章管理員加蓋分公司印章，流程長、效率低；
當需要總公司蓋章或法人代表籤字時，分公司需將文件快遞至總部籤署後再寄回，增加成本與風險控制難度；
藉助契約鎖電子印章系統，組織可在線接收、審核分公司和下屬單位傳輸的文件並蓋章，幫助縮短組織用印流程，提升效率。即使不在電腦前，印章管理員也可通過手機等行動裝置隨時查看並蓋章，為組織移動化辦公提供便利。
相較於實體印章，電子印章技術是實體印章的印模外觀與數字證書結合的產物。它結合信息加密技術，保障了電子印章加蓋的電子文件具有與使用實體印章的紙質文件同等的法律效力。電子印章是組織身份合法有效性的重要標識。
二、防偽列印——文件真偽，一眼鑑別
由於組織觀念及使用場景要求，將加蓋電子印章的文件列印成紙質文件仍有存在的必要。保障電子印章在紙質化呈現時能快速鑑別真偽成為關鍵。
契約鎖防偽列印技術，通過技術手段實現列印過程中為文件添加唯一性防偽標識：
該防偽標識只有通過對應的解碼片才可識別且 PS、複印等方式無法複製；
經契約鎖平臺註冊並維護的印表機才可列印出帶有防偽標識的文件；
每次列印的用戶身份信息、文件數量、列印時間等實時錄入平臺以供組織審計。
採用防偽列印技術可有效杜絕文件篡改、造假等安全隱患，進一步提升企業組織對用印效率與風險的控制能力：
組織在線蓋章完成後，異地下屬單位或部門可及時列印蓋章文件，無需快遞寄送；
紙質文件添加防偽標識且不可複製，杜絕文件造假隱患；
列印詳情實時記錄供組織審計，提升組織風險防範能力。
三、智能印章——可以「遙控」的實體章
通常，員工用印需經上級審核並由專人執行蓋章。但在實際操作中，由於實體印章使用過程的不可控性，組織印章安全仍存在管理盲點，例如：
審核文件是否與蓋章文件內容一致？
印章外借時如何管控？
如何避免印章偷用、盜用、造假？
如何避免組織內的人情用章？
契約鎖通過為實體印章配備智能裝置結合軟體系統權限控制，實現實體印章也能在組織管控下使用。其原理是：通過物聯網技術，將實體印章使用過程通過硬體設備管控起來。此外，契約鎖智能印章還可設定印章使用次數、記錄用印文件影像並上傳至平臺，全面提升組織對實體印章的管控能力。
實體印章的遠程監管
無論是電子印章的使用還是實體印章的監控，全面有效的系統管理將為組織高效運作帶來全面改善。 契約鎖一體化智能印控系統，讓組織印章管理更安全、更高效！