在網際網路時代，企業內部的業務運作流程審批，以及所有對外的經營性活動都依靠籤名或者蓋章來傳遞其真實的意願輸出。在逐步實現辦公自動化的今天，企業的管理越來越強調無紙化辦公，隨時隨地隨需三大「移動化」需求對傳統印章逐步發起了挑戰。
在企業信息化管理的衝擊下，傳統印章已經不能滿足隨時隨地審批業務流程，隨時隨地提供便捷服務，隨時隨地洽談合作等工作運用場景。造成了巨大的信息割裂，產生了巨大的時間成本和管理成本。
電子印章在這樣的大背景下應運而生，不僅能解決企業實體印章管理的痛點，還為企業衍生更多便捷的使用場景。
電子印章
眾所周知，每一個企業對外生產性經營活動或者內部運作、以及每一項工作的落實都需要相關負責人的籤字蓋章確認。
凡是辦公過程中需要使用實體印章的地方，都可以通過契約鎖平臺使用電子印章直接通過網際網路完成用印申請、在線審批用印。使用場景可以涵蓋企業中的財務、生產、採購等部門需要籤署的合同、紙質單據、發票等。蓋上電子印章即意味著企業或交易雙方對內以及對外的承諾、認可和證明。
那麼如何使用呢？
用印審批流程可納入到企業OA等信息化系統中，印章使用人在OA系統中即可發起用印申請，進行與此相關的審查、審批環節，用印申請流程結束，印章管理員根據業務類型的不同加蓋相應的電子印章，輕鬆完成用印的全部線上流程。
電子印章通過在線籤署的方式能夠有效提升辦公效率，同時電子化印章無紙化的存儲和使用模式，更好的提升了文件審閱與用印及時性。
電子印章相比於實體印章可以達到用印事前、事中、事後的審批、跟蹤和記錄，提升效率。
完整且規範的線上用印流程能降低用印過程中的不安全性；每一個用印節點的相關人員記錄、審查審批意見和流轉過程情況都會被記錄下來；
用印過程的各類數據，包括用印記錄、用印文件和用印人信息等資料儲存在OA系統中，隨時可以在線調取、檢查和統計，以便事後管理，所有信息都有跡可循。
防偽列印
對於全國布局的集團型企業來講，分支機構眾多，用章的管理存在很大的問題。
例如下屬分公司用章審批不嚴所產生的財務風險和法律風險最後都會歸結到總公司；分子公司對外籤訂的合同、標書需寄送到總部蓋章再寄回，效率低下；分子公司用章需經總部審核授權，最後還需指定章管理員加蓋分公司印章，處理時間跨度漫長。
而藉助契約鎖電子印章平臺，存在於實體用章流程中的繁瑣問題都可以通過網上傳輸、籤署的方式得到解決。總部可在線接收、審核分子公司所傳輸的合同、文件，並加蓋電子印章，一份合法有效的合同或文件可以快速的在線上實現了跨地域的快速連結。
雖然將實體印章搬至線上可提升辦公效率以及解決總部印章集中管控問題。但線上用印之後列印出的紙質合同或文件仍然會存在真假難辨、在流轉的過程產生公章盜取、複印的風險。
另外，在企業對企業的交易之中，一方使用電子合同，另一方未使用電子合同也存在著類似的情況。
一方列印加蓋電子印章的電子合同被列印出來之後，在郵寄的過程中存在著被篡改的可能性，或因對方不承認電子合同的效力而導致交易出現問題。
為解決這一問題，契約鎖印控平臺可實現集中用章，遠程列印，防偽輸出。
集團總部實現對電子印章的集中管控，分子公司通過線上向總部申請用章，通過用章審批分子公司可使用特定的電子合同防偽印表機輸出經總部籤署蓋章的電子合同。
並且列印份數是預先申請同時通過審核的授權列印份數，同時輸出的電子合同在列印的過程中即添加了唯一性防偽標識，該防偽標識只有通過對應的光柵解碼片才可識別，且PS、複印等方式均無法複製。
最後，每次遠程列印的用戶身份信息、文件數量、列印時間等信息都會被實時錄入契約鎖印控平臺以供組織審計。
這樣一來，通過防偽列印所輸出的紙質合同公章都帶有防偽標誌，篡改合同，刻制蘿蔔章幾乎是不可能實現的；另外對於公司的公章管理權限變得更加便捷，所有分子公司需要總部加蓋公章的流程直接通過網際網路就可以快速申請、快速審批、快速籤署，相反的直接向總部備案即可。
電子印章對於企業來說不僅僅是一款工具類的產品，其背後所能為企業提供的印章風險控制、成本管理對於企業來說無疑是節約了大量的精力與財力。
但看似方便的電子印章，若因監管不嚴會給企業帶來聲譽和經濟的糾紛。契約鎖從用章審批、使用電子印章、輸出防偽列印等所有涉及印章使用的流程來進行全面的管控，提高組織移動辦公效力，幫助您規避用章風險！