公文的寫作格式

2020-12-12 中國共產黨新聞網

  公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

  1,國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發文字號、籤發人、緊急程度、秘密等級等組成。佔文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

  ①文件名稱由發文機關全稱或規範簡稱加上「文件」二字組成(函只署發文機關名稱),置於首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文,黨委排列在前。

  ②發文字號由發文機關代字、標於括號內的年份、順序號組成,位於文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發文字號標註在標題的右上方)。兩個以上機關聯合行文,只標明主辦機關的發文字號。

  ③上報的文件,應當在發文字號的同一行右端標明籤發人姓名。

  ④秘密等級、緊急程度,應視文件內容需要從上至下依次標註在文件名稱的左上角。秘密等級分為「秘密」、「機密」、「絕密」三種;緊急程度分為「急件」、「特急件」。機密、絕密文件應標註份號。

  ⑤政府令的文頭由套紅印刷的「政府令」和編號組成。政府令的編號為「第號」。

  2,公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。

  ①標題。

  公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內容,點明主題,使人一目了然;二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便於收文機關登記管理,便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字號代替內容提要。

  ②主送機關。

  指收受、辦理文件的單位。俗稱「抬頭」。除「公告」、「布告」、「通告」以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫。「決定」、「命令(令)」、「會議紀要」等文種,主送機關可置於文尾主題詞之下,發送欄內抄送機關的上方,標為「主送:」或「分送:」。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。

  ③正文。

  即公文的具體內容,是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時,一般排列順

  序是:第一層用「一」,第二層用「(一)」,第三層用:1。,第四層用「(1)」。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講,要把事情交待清楚,什麼事、什麼問題,準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麼,解決什麼問題,準確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號準確無誤,篇幅力求短。

  ④發文機關。

  是指正文之後、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文佔滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁,同時,必須在落款前的空白處用括號加以註明:「此頁無正文」。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。(也可用單位的印章代替)

  ⑤成文時間。

  是以領導人籤發日期為準。經會議批准的文件,以會議通過的日期為準,電報以

  發出日期為準,幾個機關聯合發文的,按最後一個領導人籤發的日期為準。成文日期使用公元

  紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據,要求準確、完備、具體,不能忽視。

  ⑥印章。

  印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的「決定」,日期可注於標題之下,印章可蓋在正文末尾發文機關處。

  ⑦附件。

  公文如有附件,附件名稱注在正文之後,文件落款之前,如有兩個以上附件應註明附件的順序。附件與主件訂在一起發送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角註明主件的發文字號和附件的順序號。

  ⑧抄送機關。

  即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉發上級機關的文件,不要再抄報上級機關。

  3,文尾部分包括主題詞、發送欄、印發機關與印發日期、共印份數等項。

  ①主題詞:標於文尾部分發送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選詞標註,其

  它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞不少於2個不超過7個。標註主題詞應準確,規範。

  ②發送欄:位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關,一般

  按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明主送機關的,發送欄只標明抄送機關。

  ③印發機關與印發日期欄位於發送欄之下,左端標註公文印發機關名稱,右端標註印發日期。

  翻印文件,此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。

  ④文件印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側,標註有「(共印份)」。

  主題詞、發送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。

  公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側裝訂。「布告」、「公告」、「通告」用紙大小,視實際需要確定。

  來源: 公文寫作網 

(責任編輯:楊媚)

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