前言
香港特別行政區政府的採購政策，首重經濟效益，目的是取得最物有所值的貨品和服務，以助推行政府的計劃和工作。我們亦致力為所有參與競投政府採購合約的本地及海外供應商和服務承辦商提供公平的競爭環境。換言之，特區政府是透過明確、公開和公平競爭的程序，批出貨品和服務供應的合約，既無偏袒，也無歧視。
本簡介概括說明香港特別行政區政府的採購制度。重點闡述現行採購工作所本著的原則，並扼述政府的採購程序和涉及採購工作的政府單位。
政策及原則
為政府採購時，我們以最佳經濟效益和保持公開及公平競爭為政策目標。這兩項政策目標是相輔相成的：透過公平、公開和清楚明確的程序及辦事方法，我們便能鼓勵更多有意競投者參與，從而取得既切合要求而又具競爭力的投標書，使我們可從中揀選最可取和最符合公眾利益的建議。
政府的採購原則如下：
向公眾負責
政府採購用的是納稅人的金錢。很明顯地，我們必須向公眾負責。此外，我們有責任，也樂意向負責批撥公帑的立法機關、納稅人，以及有意參與的供應商解釋我們的採購決定。
合乎經濟效益
為達致最佳的經濟效益，我們在評審投標書時，除考慮價格是否合理外，亦會因應情況考慮貨品或服務是否符合用家的要求、表現是否可靠、品質是否良好、貨品可用期內涉及的全部費用，以及售後服務等因素。
清楚明確
為使供應商和承包商更了解與政府交易的程序及作業方法，我們確保這些程序和做法清晰明確。為鼓勵供應商和承包商提交切合要求而又具競爭力的投標書，我們會在招標文件內儘量提供所有必需資料。
公開公平的競爭
我們對所有投標者一視同仁。我們不會因產品的原產地而有所歧視。為所需貨品或服務制訂招標規格時，我們會確保訂定的規格不會對國際貿易帶來不必要的障礙。此外，我們亦會確保所有有意投標者作投標準備時，均獲得相同的資料。
世界貿易組織政府採購協定
一九九七年五月二十日，香港加入世界貿易組織政府採購協定（下稱「世貿採購協定」）。在此之前，香港一直是關稅及貿易總協定所議定的「政府採購協定」的締約成員。自一九九七年七月一日後，香港以「中國香港」的名義繼續其世貿採購協定成員身份。世貿採購協定的目標，是使本地及海外供應商及服務承辦商有公開公平的競爭，方法是制訂公平對待貨品、服務及服務承辦商的準則，及對供應商的投標資格、招標程序、招標規格及投訴程序等作出規定。香港特別行政區政府採購制度的原則，與世貿採購協定的精神及目標一致。
世貿採購協定涵蓋的中國香港採購單位包括：
所有政府決策局及部門
- 當合約價值不低於 -
- 貨品及特定的服務*：130,000 SDR
- 建造服務：5,000,000 SDR；以及
非政府公共機構，包括房屋委員會和房屋署、醫院管理局、機場管理局、香港鐵路有限公司
- 當合約價值不低於 -
- 貨品及特定的服務*：400,000 SDR
- 建造服務：5,000,000 SDR
（特別提款權 (Special Drawing Rights簡稱 SDR) 是國際貨幣基金組織制訂的國際貨幣單位，現時1 SDR的面值約為 1.56美元。）
對於屬世貿採購協定所規管的採購活動，採購單位須確保按照該協定的有關規定進行。此外，作為世貿採購協定的締約者，我們須按該協訂提供機制，審理供應商指稱採購單位在有關採購中違反世貿採購協定的投訴。我們並須按年製備有關採購的統計資料報告，提交世界貿易組織政府採購委員會。
*特定的服務，是指《中國香港的建議》內附錄一之附件四所載的服務。
中國香港與紐西蘭緊密經貿合作協定
香港與紐西蘭於2010年3月29日籤訂《中國香港與紐西蘭緊密經貿合作協定》 (下稱「經貿合作協定」)。該經貿合作協定已於2011年1月1日生效，是香港與外地經濟體系訂立的首份自由貿易協定，涵蓋了香港與紐西蘭多個有共同利益的範疇，包括政府採購。經貿合作協定的第12章載有關於香港在政府採購方面的承諾，而該承諾大致上與香港在世貿採購協定中的承諾是一致的。經貿合作協定的第12章涵蓋政府決策局及部門採購不低於以下價值的合約–
- 貨品及特定的非建造服務*：130,000 SDR
- 建造服務：5,000,000 SDR
*特定的非建造服務，是指載於《經貿合作協定》第12章中國香港的附件I乙部"服務（非建造服務）" 標題下的服務。
有關政府採購的法例及規例
中華人民共和國香港特別行政區基本法》第一百零六條訂明：「香港特別行政區保持財政獨立。」第一百一十條訂明：「香港特別行政區的貨幣金融制度由法律規定。」《公共財政條例》（香港特別行政區法律第2章）定立了香港特別行政區公共財政的控制及管理的法定架構。
政府採購程序受財政司司長根據《公共財政條例》發布的物料供應及採購規例所規管。這些規例並由財經事務及庫務局局長不時發出的財務通告作出補充。有關規例及通告所規定的程序，與世貿採購協定的規定完全一致。物料供應及採購規例涵蓋除土地及建築物外，所有為政府購買或取得的物料，以及承辦商為政府及代表政府提供的服務，包括建造及各類工程計劃。
政府採購工作及採購單位的類別
政府物流服務署是政府的中央採購代理。該署擁有現代化的倉庫和運送隊，並庫存多種必須品及管制表格。該署先由一個暫支帳目支取款項繳付該等物品的費用，待用戶從該署提取物品時才向該用戶收回費用。該署亦會透過大批採購非常備庫存物料合約，為政府部門及許多非政府機構採購各式各樣常用物品，包括文具及清潔用品。使用部門可在有需要時根據大批採購非常備庫存物料合約，直接向承辦商提取所需物品，並從本身的帳目撥款支付購貨費用。該署仍會繼續是籤訂合約的一方，並在整段合約期內提供合約管理服務。
此外，政府物流服務署亦為部門及小部分非政府機構採購特定使用的物料和設備。使用部門會從本身的帳目撥款支付購貨費用，但卻需藉助政府物流服務署在物色貨源、招標、洽談及合約管理方面的專長。政府物流服務署代使用部門採購的貨品種類繁多，包括政府飛行服務隊的飛機、運輸署的電子停車收費表、警隊的槍械彈藥、濾水廠所用的氯及醫療及工業用氣體等。
建造服務是由個別工務部門在發展局總體監督下自行僱用承造商的。發展局除就工務合約的招標程序及合約管理事宜提供一般指引及技術上的意見外，更備存一套認可工程承包商名冊，和設有工程承包商表現評核報告制度，並在有需要時協助審核承包商的財政能力。
此外，香港特別行政區政府採購的服務亦包括財務和管理方面的顧問服務及其他類型的合約服務。政府招標承投的服務合約，典型例子包括清潔工作、物業管理、停車收費表管理，以及交通和廢物處理設施的操作。
政府採購形式
物料供應及採購規例訂明，政府如採購價值逾 143 萬港元的貨品或一般服務，以及逾 400 萬港元的建造及工程服務，一般須採取公開競投的招標程序，以獲取最符合經濟效益的投標書。和世貿採購協定的規定一樣，有限度或局限性招標程序只有在指定的特殊情況下，方可採用。若限於合約的性質，例如合約必須依時完成，或合約要求特別高超的技術和經驗證的可靠性，必須向合資格的供應商／承包商招標，便可採用選擇性招標或資格預審招標程序。
各類不同的招標按如下方式進行 -
公開招標
招標公告會視乎情況，在香港特別行政區政府憲報、本地報章、網際網路及一些外國雜誌上登載。我們亦會視乎情況，知會領事館及海外商務專員公署。所有感興趣的供應商／承包商均可自由投標。
選擇性招標
在香港特別行政區政府憲報刊登招標公告，或發信邀請在有關特為選擇性招標工作而設立的認可供應商／承包商名冊上所有供應商／承包商投標。有意加入有關公共工程認可供應商／承包商名冊的供應商／承包商可向發展局索取有關資料。一般來說，他們須符合若干資格準則或通過技術評估，以確保實屬合適。有意者可隨時遞交申請以列入這些名冊，申請會獲迅速處理。
最新的名冊及申請列入名冊的辦法，每年都會在香港特別行政區政府憲報刊登，並會定期覆檢。對於屬世貿採購協定所規管的採購，只要有足夠時間完成資格審核程序，並未列入有關名冊的供應商／承包商亦可獲考慮。
資格預審招標
只發信邀請經資格預審程序而獲財經事務及庫務局常任秘書長（庫務）在聽取中央投標委員會的意見後所批准的供應商／承包商投標。至於邀請供應商／承包商申請參加資格預審，則會採用公開招標或選擇性招標方式程序進行。
單一招標或局限性招標
(歸入世貿採購協定載明的有限度招標）
只邀請一個或數個獲財經事務及庫務局常任秘書長（庫務）或政府物流服務署署長批准的供應商／承包商投標。只有在情況不容許進行公開招標時，例如時間極為緊迫，或基於保安理由，或採購的是專利產品，又或為確保兼容起見，才會採用這種招標程序。
政府招標程序
招標文件及規格
採購部門必須在招標文件內提供一切所需資料，以協助競投人士製備投標書。在釐定擬採購的貨品或服務的招標規格時，部門必須確保有關貨品或服務的規格是根據功能及表現方面的要求而訂定。若要列明標準，應儘可能引用國際標準。招標規格不應限定某一牌子或原產地。
招標文件一般包括一些標準合約表格，涵蓋招標及合約規定的一般事項、合約的特別條件、詳細價目附表、額外資料，以及適用於某一合約的指引。招標文件一般免費派發，但採購部門可向投標者徵收不予發還的款項，以彌補印製招標文件的開支。
招標公告
招標時，應註明以下各項資料： -
概括說明要求；
估計供貨／提供服務的數量及時間；
截標日期及時間；
投遞投標書的地點；
有關採購是否受世貿採購協定規管；
索取招標文件的地點；及供投標者查詢的辦事處或聯絡人及其電話。
一般而言，我們會讓投標者最少有三個星期的時間來提交投標書。如有關採購屬世貿採購協定所規管，接受投標的時間，至少有四十日。若情況異常迫切，採購部門須預先得到財經事務及庫務局常任秘書長（庫務）的批准，才可縮短接受投標的時間。若是政府物流服務署的招標項目，該署署長已獲授這方面的權力。
遞交投標書及開標
投標者必須在招標公告所指定的截標日期及時間前遞交投標書。我們不會考慮任何在截標後收到的投標書，而會把該逾期接獲的投標書交還投標者。若投標是採用紙張式投標，投標者必須確保投標書準確投入招標公告所指定的投標箱內。若投標是採用電子投標，投標者必須確保在招標公告所指定的日期和時間前，完成傳送所有投標資料到電子投標系統。
截標時，指定開標小組會開啟有關投標箱。只有到期的投標書才會由開標小組開封及認證。開標小組在檔案上紀錄所收投標書後便把獲認證的投標書的正本送交採購部門評審。
投標書評審
採購部門負責評審投標書，以確定它們是否符合招標文件中開列的條件及規格。
為達致最佳經濟效益，就情況所需，這些條件及規格可包括送貨／完成服務時間、貨品的質素、建議的設計、維修服務及零件的提供、保養及保證等。部門通常會推薦接納完全符合招標條件及規格，而且索價最低的投標書。假如在評審投標書時，除價格外，尚有其他預定的評審準則，則獲推薦的，應是依據預定的評審準則被確定為最有利的投標書。採購部門將以投標評審報告形式，把建議提交有關的投標委員會審批。
投標委員會
財政司司長已委任下列由不少於三名成員組成的投標委員會，負責審核和接受投標書評審的建議：
中央投標委員會 - 由財經事務及庫務局常任秘書長（庫務）出任主席，負責審批價值超逾其附屬投標委員會指定範圍的大額投標書。現時超逾1,000萬元的貨品供應及一般服務投標書和超逾3,000萬元的建造服務投標書，均由中央投標委員會負責審批。
政府物流服務署投標委員會 -由政府物流服務署署長出任主席，負責審批價值不超逾1,000萬元的投標書，包括收入投標，但其他附屬投標委員會負責審批的投標除外。
工務投標委員會 - 由建築署副署長出任主席，負責審批價值不超逾3,000萬元的工務及有關合約的投標書。
海事處投標委員會 - 由海事處副處長出任主席，負責審批價值不超逾500萬元有關海事的投標書，但不包括收入投標。
投標委員會在研究部門的投標評審報告時，會考慮該部門所提出的建議及理據。在接納部門的建議前，委員會可要求有關部門再作解釋。若在一次投標中建議不接納任何一份投標書，這決定必須由有關投標委員會作出。
採納投標
採購部門在接獲有關投標委員會的批核通知後，會發信通知中標者，並邀請供應商／承包商與部門籤訂合約。採購部門亦會將投標結果知會落選者，並就有關落選者的要求提供資料，說明他們落選的原因。為了保護商業機密資料，我們會確保所透露的詳情不會洩露其他投標者機密的投標資料。
所有在前一個月批出的合約的中標者名字以及合約數額，會在隨後的一個月在香港特別行政區政府憲報及網際網路上公布。
送貨規定
貨品通常以託運形式或在有需要時運送。投標人必須按投標書附表所示，以離岸價格、到岸價格、完稅後價格，或抵倉價格來報價。
付款條款
詳細的付款條款和辦法載於招標文件。對於本港供應商，通常會以支票付款。對於海外供應商，則會以電匯、銀行匯票或信用狀付款。若是物料供應合約，通常會在收貨時付款；但若是高價和複雜的合約，則可能會根據服務表現目標分階段付款。至於服務合約，一貫的做法是根據服務表現目標或獲提供的服務分階段付款。
顧問合約遴選程序
引言
倘若公務員隊伍中或在要求的時限內並無合適的人員執行有關工作，並且考慮到工作的性質及所需時間，不適宜特別為此招聘或培訓人員，政府部門便會聘請顧問公司提供協助。所需的顧問服務範疇包括：財務、管理、工程及建築方面的支援服務，和公共關係等。政府委聘顧問公司時，會沿用一貫的採購原則，即符合經濟效益、公開、公平競爭，及向公眾負責。
顧問公司遴選程序
委聘顧問公司提供服務的產量及結果取決於獲選顧問公司的經驗、能力、專業知識及處理該問題的方法。與採購貨品和徵求其他服務比較，這些特質通常較難量化和規範，也難以一般可接受的準確性加以說明。因此，循一般招標程序挑選顧問服務並不適當。為此，我們制定了一套顧問公司遴選程序。
採購部門會視乎所需顧問服務的性質，邀請在該服務範疇的顧問公司提交興趣表達書，並根據他們的有關經驗，篩選合適的顧問公司列入備選名單。有關部門會邀請列入備選名單內的顧問公司參考部門提供的「顧問工作簡介」，並按該簡介呈交技術建議書。「顧問工作簡介」與招標文件一樣，旨在為顧問公司提供所需資料，協助它們製備建議書。「顧問工作簡介」通常包括以下幾方面資料：顧問工作的目標及範圍、顧問公司的責任及服務期、顧問建議書內須具備的資料、要求顧問公司提交的報告或履行其他的任務（如適用）、評審建議書的方法，以及顧問服務協議書的任何特點或條款。
配合政府對顧問服務在質素方面的要求，並為了公正評審建議書在這方面的優劣，有關部門會先行對顧問建議書進行技術評審，然後才評審收費問題。顧問公司提交技術建議書及費用建議書時，須分別放進不同的信封內密封。採購部門在邀請備選顧問公司提交建議書之前，須經有關顧問公司遴選委員會批准，訂立有關技術方面的評審標準。
在遴選過程中，有關部門可邀請顧問公司講解他們的建議書。評審委員會會按照預定的遴選準則和評分方法，評估顧問公司的技術建議。待完成技術評審後，才可拆閱並評審收費建議。按照慣例，將技術、收費建議評審所得的兩個分數加起來，得分最高的顧問公司會獲得部門推薦委聘。委聘顧問公司的一概事宜，必須待有關顧問公司遴選委員會接納了部門的委聘建議後，才可落實。
顧問公司遴選委員會
與採購貨品及其他服務一樣，財經事務及庫務局局長在財政司司長授權下，委任了下列顧問公司遴選委員會審批有關委聘顧問公司的事宜：
中央顧問公司遴選委員會 -由財經事務及庫務局常任秘書長（庫務）出任主席，負責審批委聘除工程與建築顧問公司以外，其他各類顧問公司的事宜；
建築及有關顧問公司遴選委員會 - 由建築署署長出任主席，負責審批就政府承擔的工程計劃，委聘建築及有關顧問公司的事宜；以及
工程及有關顧問公司遴選委員會 - 由土木工程拓展署署長出任主席，負責審批就政府承擔的工程計劃，委聘工程及有關顧問公司的事宜。
如何成為顧問公司名冊成員
數個政府辦事處備存顧問公司名冊，以便向採購部門提供顧問公司的資料。這些辦事處包括：
財經事務及庫務局（庫務科）管理會計部備存的一份財務顧問公司名冊；
效率促進組備存的一份一般管理顧問公司名冊；
建築及有關顧問公司遴選委員會備存的一份建築顧問公司名冊；以及
工程及有關顧問公司遴選委員會備存的一份工程顧問公司名冊。
有意加入上述類別顧問公司名冊的顧問公司，可直接與有關辦事處聯絡。
處理投訴的程序
我們致力維持一個公平公開的採購制度。任何供應商或承包商如覺受到不公平的待遇，可向採購部門或負責審批該項投標的投標委員會投訴。
作為世貿採購協定及經貿合作協定的成員，我們須提供機制，以便處理供應商／承包商指稱違反協定的投訴。獨立的投標投訴審裁組織已在一九九八年十二月三十日成立，處理有關投訴。有關違反協定的投訴，供應商／承包商可致電 2398 5449或傳真2787 7799向工業貿易署的投標投訴審裁組織秘書處查詢。
供應商／承包商／顧問公司如懷疑投標／遴選工作涉及貪汙，可致電2526 6366或傳真2868 4344向廉政公署投訴 。
接受查詢部門／人士的聯絡方法
招標公告、政府採購預測和批出招標項目等有關招標事宜的資料，亦可在下列網際網路上的香港特別行政區政府網頁查閱：
修訂日期: 2011年01月26日
最後審閱日期: 2012年06月01日