1. 重視字數及MOTIVATION LETTER格式
根據大多數學校的要求, 除了Motivation Letter以外, 還需要提交一份個人陳述 (Personal Statement), 以便讓招生委員會做出合理的決定。按照大部分標準要求, 一封動機信應該比個人陳述短點兒, 一般等於1-2頁。
Motivation letter是一個信件, 所以一定要有 「letter」 的格式, 一些學校將要求具體的動機信格式, 沒有具體要求的話, 則按照標準範文寫作就行。在留學動機信寫作的過程中, 應該重視大小寫、字體、標點符號、正文分段方法等, 比如, 字體應用便於簡單認識的正式字體, 如Times New Roman, Arial等, 申請US學府的日期寫作方式應為月/日, 而英國的則為日/月。
這樣的小細節常常可以反映出申請人的認真態度, 所以同學一定要認真對待這件事兒。
2. 別忽略結構與內容邏輯性
在不同的方面上西方人最重視的事情之一就是邏輯。在動機信也是這樣, 需要確保其正文連貫、因果關係清楚、內容完備、中心觀點明確。學校要求申請人提供motivation letter的目的是讓學生一清二楚地介紹自己基本信息、為什麼渴望進入本學校與專業以及提供將來的發展計劃。所以動機信必須具有該三項重點, 而且按順序, 各有認真地進行介紹。在闡述個人基本信息的時候, 必須著重提出：
以前的學習和科研成就；在描寫申請原因時, 學生並不要高談闊論, 加多點兒誠實的感覺及具體的信息；當寫到畢業情況之後, 而描寫追求研究方向的時候, 務必忽略使用貢獻、投效等這類的詞語, 則必須具體描寫希望去哪個公司, 擔任什麼職務。3. 直截了當, 引起考官注意
國外學校的招生官與教授工作很忙, 每天都必須審查非常多申請學校動機信, 所以難怪他們無法花很多時間與精力看一封motivation letter, 這樣考官人能獻給審核一封動機信的時間最可能等於短短幾分鐘。所以在這樣段時間內能夠吸引教授的興趣與關註明顯是一件特別重要的事兒。標準結構：
一清二楚的自我介紹；學習成就；研究動機與具體目的。4. 指出自己的強點
在留學動機信中, 一定要突出自己的優點, 使招生人與老師明確批准你而不是別的申請者對該大學是最合適的學生。可以總結一下所參加最重要的項目及進行具體成就的描述, 比如：
我對…學術方面有巨大的興趣, 在…時候參加了…項目, 我在該研究中是怎麼表示出我巨大的興趣。
在挑選項目的時候, 必須傾向於挑選與在申請專業有關的項目。一些學生會將自己覺得比較好的項目插入motivation letter裡, 但如果該項目是不相關的, 老實說招生老師未必將認為你適合研究該科目的項目。因此, 應該提前做好研究, 了解課題組科研項目與要求。
大多數老師都很喜歡有創造性、認真、勤奮且富於求知慾的學生, 在介紹自己強點的時候, 可以依賴這個方向寫作。
5. 研究申請大學
每一位委員會人員都特別講究申請者對學校情況的了解程度, 所以學生可以使自己的motivation letter來陳述選擇該學校的理由並讚美該學校的優點。比如, 在解釋選擇該學府與專業的原因時, 可以說:
貴校的…科目特別受歡迎, 教授的知識博大精深等。
想要關於學校的信息, 可以瀏覽學校的網站, 網頁上通常有關於學校的仔細介紹。這是十分重要, 因為一些學校重視工業結合, 一些學校注意創新精神, 了解目標院校所有重視的因素之後才進行該留學文書寫作是一個最有效的方式。