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基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀要。其他文種有:述職報告、調研報告、工作計劃、工作總結、領導講話等。結合實際,講以下幾種:
一、決定的寫法
1.表彰決定:這類知照性決定,就是把決定事項簡要地傳達給有關單位,極少有要求執行的具體意見,它的內容比較單純,主要是決定依據和決定事項,即使有號召或者鼓動性的結尾,也很簡短。在寫法上往往開門見山,直接陳述,篇段合一,語句簡練、明快。
2.處分決定的寫法有所不同,應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態度、處分內容等。
3.關於重大行動或重要事項的決定。這類決定用於安排較大範圍的重大行動或重要事項,一經發出,震動較大。如:《國務院關於全面推進依法行政的決定》等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹,以便儘可能地統一認識,增強執行決定的自覺性。
4、變更或撤消性決定。如:《關於撤消xx廠「文明單位」稱號的決定》。
二、通知的寫法
通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文,有一定的指揮、指導性和廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求,提出需要執行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性,有些通知,如會議通知,只是在指定的一段時間裡有效。大部分都遵循的要求是:依據—目的—文種承啟語—事項—要求。
按《辦法》通知可以分為批轉和轉發性通知,傳達、要求執行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題:一是標題繁瑣。比如出現幾個「關於」或「通知的通知」等情況;二是轉發和批轉性通知的按語部分文字過多或態度不明確;三是要求執行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此,我們在擬制通知時應當注意以下幾點:
1.標題。一般由發文機關、事由和文種三部分組成,只使用一個介詞「關於」再加事由和通知即可。如:《甘肅省人民政府關於印發 1997年國民經濟和社會發展計劃要點的通知》。在起草層層轉發的通知時,要儘量把標題寫得簡明些。可以採取兩種辦法解決:一是對各個轉發通知都提出了具體要求的,可以綜合改寫為一個新的「通知」,貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件,幾個轉發通知又無新要求的,可以減少中間層次,直接轉發。如:關於轉發市計委「關於轉發省計委『關於轉發國家計委辦公廳《關於批轉(<××日報&)發行工作會議紀要的通知》的通知』的通知」,如果改寫為:××市計委關於轉發國家計委辦公廳批轉《××日報》發行工作會議紀要的通知,就簡明多了。
2.批轉和轉發性通知。這類通知是針對被批轉或轉發的公文而發的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,組成了批轉性或轉發性通知。正文包括兩個部分:轉發對象和批註意見。轉發對象要寫明被批轉、轉發的公文名稱及原發文單位。批註意見要寫明對所轉發公文的態度、意見和執行要求。批轉性通知的批語和轉發性通知的按語,可長可短,應看具體情況而定。有的照批照轉,只極為簡要地表明態度、作出評價、提出要求。如:「省經貿委《關於1998年經濟運行調控方案》已經省政府同意,現轉發給你們,請認真貫徹執行。」有的強調重點,在寫明態度、評價和要求之後,再結合實際情況,對所轉發公文的重要意義或者某一方面的精神,突出加以強調,以引起重視。有的補充完善,對所轉發的公文除作出基本肯定外,還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下,批語和按語不易過多,以免與轉發、批轉文件內容重複。
3.要求執行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規、政策。
4.要根據轉發公文的不同情況,恰當使用習慣用語。如表態的「同意」、「原則同意」、「基本同意」等詞語;提出要求希望的「希遵照辦理」、「請認真貫徹執行」、「請研究執行」、「請參照執行」、「供參考」、「請研究試行」等詞語。
5.任免通知。除法定機關的主要領導人外,其他任免一般採用「通知」。任免通知正文只寫明經某級組織決定,任命(或免去)某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇。
三、通報的寫法
通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
(一)表揚性通報:正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進事跡是這類通報的主要內容。在直述式通報中,這部分內容直接在通報中敘述,寫得詳細些。在轉述式通報中,這部分內容已出現在通報的附件中,就不必再重敘述先進事跡了,只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時,應做到:第一,要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二,要實事求是,不能任意誇大、渲染。第三,要重點突出,涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的,就把事實寫得詳細些,無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經驗,是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報,應在介紹事跡的基礎上,說明其意義。 （編輯：劉然）