遴選公文寫作技巧：公文中附件與附件說明的使用方法由北京公遴選考試網提供：更多關於遴選公文寫作技巧,公文的內容請關注北京公遴選考試網/中央公遴選考試網！或關注北京華圖微信公眾號(bjhuatu)，公遴選培訓諮詢電話：400-010-1568。
公文寫作是公務員遴選考試的常考必考內容，公文寫作所佔分值比重較大，各位備考各地遴選公務員考試的考生朋友們務必認真學習準備各類型的公文寫作方法及格式要求。
《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》) 第九條規定, 附件是「公文正文的說明、補充或者參考資料」。附件是附屬於公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料，對公文正文起說明、解釋、補充、證實、參考作用。正確標註附件與附件說明，是公文格式規範化和結構完整性的客觀要求。但在日常的公文處理中，一些單位存在附件與附件說明標註不準確、對附件概念不清、混淆主件與附件的界限等問題，應引起重視。
一、附件與附件說明的規範化標註
1.附件說明的標註
《黨政機關公文格式》(國家標準GB/T9704—2012，以下簡稱《格式》)規定，公文如有附件，應當標註附件說明。附件說明在正文下空一行左空二字編排「附件」二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號(如「附件：1. ××××」);附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
因此，公文如有附件，必須有對應的附件說明，不能沒有附件說明，也不能直接在正文中寫「附件如後」「附後」等。附件說明應以「附件」二字開頭，不能只用「附」一個字。「附件」後應為附件的全稱。當有兩個或兩個以上附件時，應在附件名稱之前加上附件順序號，附件說明的序號與名稱應與附件一致。附件順序號應上下對齊;附件順序號用阿拉伯數字;附件名稱不加書名號，其後也不加逗號、分號、句號等標點符號;當附件名稱超過一行，轉行時應與本附件名稱的第一字對齊。如下所示：
×××××××××××××。
×××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××××××××××。
附件：1.××××××××××××××
×××××
2.×××××××××
2.附件的位置和標註
《格式》規定，附件應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。「附件」二字及附件順序號用3 號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
筆者認為附件的位置分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文裝訂在一起，附件應該位於公文主體與版記之間。不管前一面留有多少空白，附件都應該另起一面，不要直接接在主體之下。
另一種情況是附件與公文正文不能一起裝訂，附件單獨裝訂，這時版記位於主體之後，附件單獨存在，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註「附件」二字及附件順序號。這樣做的好處在於保證公文結構的完整，也便於公文頁碼的編排。
3.附件頁碼的編排
這個問題與附件的位置相關，同樣可分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文一起裝訂時，頁碼應接著公文主體連續編排。另一種情況是附件與公文正文分開裝訂時，應對附件單獨編制頁碼。附件與公文正文分開裝訂一般是因為附件頁面特別多，與公文正文一起裝訂不方便閱讀，所以此時附件應單獨編制頁碼以方便使用。
二、附件的附件處理方法
在公文處理實踐中，有的公文附件本身還有附件，這個「附件」應附於何處、如何標註，《條例》和《格式》都沒有給出相關規定。筆者認為，可根據實際情況，採用不同的處理方法：
1.按照公文的正文與附件的位置關係與標註方法處理附件的附件。例如：某單位《關於開展2016 年食品安全宣傳周活動的通知》，主要內容有活動主題及宣傳重點、活動安排(分省級層面、市縣層面、社會層面)、活動要求等，「通知」有個附件《省級層麵食品安全宣傳周活動方案》，其內容有舉辦「食品安全宣傳周啟動儀式」、舉辦「食品安全知識網絡有獎競答」、微信平臺食品安全科普宣傳等，「方案」中還有16個單位舉辦的系列主題日活動安排分別作為16 個附件。因此，除了在「通知」中標註「方案」的附件說明之外，還要在「方案」中標註16 個附件說明，編排順序為：正文「通知」、附件「方案」、附件「方案」的16 個附件，每個附件都要另起一面編排。
2.通過調整公文內容，減少附件層次。如公文本身的附件比較單一，可以將公文本身的附件內容融入到公文正文中，這樣就剩下一層的附件，避免出現附件套著附件的情況。例如：某單位《關於開展特色小鎮規劃建設的通知》，「通知」中有一個附件《開展特色小鎮建設的方案》，「方案」中還有協調小組成員名單和相關表格作為附件1、附件2 和附件3。處理方法是將「方案」的有關內容融入到「通知」中，去掉這層附件，「方案」中的附件1、附件2 和附件3 就直接成為「通知」的附件1、附件2 和附件3。
3.簡略附件的附件內容，壓縮其篇幅。如附件的附件內容對於公文沒有實質性的意義，則可在附件中用括號標註「附件略」等。例如：某單位為貫徹落實財政部預算評審中心《關於開展2015 年全國財政評審統計工作的通知》，下發了一個通知，將財政部預算評審中心通知作為附件，並根據財政部預算評審中心通知的幾個附件(省本級財政評審機構基本情況表、×××省地市級和縣市級財政評審機構基本情況匯總表、×××省項目支出定額標準情況調查表等)相應編制了本轄區需要填寫的表格和說明作為附件。在這種情況下，財政部預算評審中心通知的幾個附件可作簡略處理。
4.以實用為原則，分層標註附件的附件。例如：某部委辦公廳《關於做好部門預算項目申報工作的通知》，「通知」有30 多個附件，附件1 為產業化項目指南，附件2 為標準化實施示範項目指南，附件3 為實用人才帶頭人培訓項目指南，附件4 為國際交流與合作項目指南，等等。每個附件都還有附件，如附件2 又有兩個附件：××省(區、市)標準化實施示範項目申報登記表、標準化實施示範項目申報書，這種情況可採用分層標註方法對附件中的附件進行標註，如附件2-1、2-2 等。
三、被批轉、轉發、印發的文件不作為附件
有的人以為，在批轉、轉發、印發類公文中，被批轉、轉發或印發的文件應當做附件處理。依筆者之見，在這類通知中，被批轉、轉發或印發的文件不應當做附件。《條例》明確規定，正文是「公文的主體，用來表述公文的內容」，附件是「公文正文的說明、補充或者參考資料」。被批轉、轉發或印發的文件是公文的主件，承載著公文的主要的、核心的內容，並不是公文正文的說明、補充或者參考資料。
實際上，批轉、轉發、印發類公文屬於複合體公文，其正文在形式上由兩部分構成，一部分是「通知」本身，另一部分即是被批轉、轉發或印發的文件，它們共同構成公文的正文。處於前面的「通知」僅僅起著「按語」的作用，被批轉、轉發或印發的文件是公文不可或缺的主要內容。如《國務院關於印發土壤汙染防治行動計劃的通知》(國發〔2016〕31 號)，前面的「通知」只有一句按語「現將《土壤汙染防治行動計劃》印發給你們，請認真貫徹執行」，被印發的文件正是公文的主件《土壤汙染防治行動計劃》。按語與被批轉、轉發或印發的文件共同構成一份新的文件，它們之間是文件的開頭部分與主體部分的關係，而不是主件與附件的關係，二者缺一不可。如果無按語，該文件就失去了發文的權威性、合法性;如果按語脫離了所批轉、轉發或印發的文件，按語就無所依託，失去存在的價值。由此看來，我們不能把批轉、轉發、印發性通知看成是帶附件的公文。
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