《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）第九條規定, 附件是「公文正文的說明、補充或者參考資料」。附件是附屬於公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料，對公文正文起說明、解釋、補充、證實、參考作用。正確標註附件與附件說明，是公文格式規範化和結構完整性的客觀要求。但在日常的公文處理中，一些單位存在附件與附件說明標註不準確、對附件概念不清、混淆主件與附件的界限等問題，應引起重視。
1.附件說明的標註
《黨政機關公文格式》（國家標準GB/T 9704—2012，以下簡稱《格式》）規定，公文如有附件，應當標註附件說明。附件說明在正文下空一行左空二字編排「附件」二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如「附件：1. ××××」）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（公粉們要留意這裡，很多人都在這裡出錯，格式不規範）
因此，公文如有附件，必須有對應的附件說明，不能沒有附件說明，也不能直接在正文中寫「附件如後」「附後」等。附件說明應以「附件」二字開頭，不能只用「附」一個字。「附件」後應為附件的全稱。當有兩個或兩個以上附件時，應在附件名稱之前加上附件順序號，附件說明的序號與名稱應與附件一致。附件順序號應上下對齊；附件順序號用阿拉伯數字；附件名稱不加書名號，其後也不加逗號、分號、句號等標點符號；當附件名稱超過一行，轉行時應與本附件名稱的第一字對齊。
下面這張圖可以讓大家更直觀的學習：
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2.附件的位置和標註
《格式》規定，附件應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。「附件」二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
筆者認為附件的位置分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文裝訂在一起，附件應該位於公文主體與版記之間。不管前一面留有多少空白，附件都應該另起一面，不要直接接在主體之下。
另一種情況是附件與公文正文不能一起裝訂，附件單獨裝訂，這時版記位於主體之後，附件單獨存在，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註「附件」二字及附件順序號。這樣做的好處在於保證公文結構的完整，也便於公文頁碼的編排。
3.附件頁碼的編排
這個問題與附件的位置相關，同樣可分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文一起裝訂時，頁碼應接著公文主體連續編排。另一種情況是附件與公文正文分開裝訂時，應對附件單獨編制頁碼。附件與公文正文分開裝訂一般是因為附件頁面特別多，與公文正文一起裝訂不方便閱讀，所以此時附件應單獨編制頁碼以方便使用。
在公文處理實踐中，有的公文附件本身還有附件，這個「附件」應附於何處、如何標註，《條例》和《格式》都沒有給出相關規定。筆者認為，可根據實際情況，採用不同的處理方法：
1.按照公文的正文與附件的位置關係與標註方法處理附件的附件。例如：某單位《關於開展2016年食品安全宣傳周活動的通知》，主要內容有活動主題及宣傳重點、活動安排（分省級層面、市縣層面、社會層面）、活動要求等，「通知」有個附件《省級層麵食品安全宣傳周活動方案》，其內容有舉辦「食品安全宣傳周啟動儀式」、舉辦「食品安全知識網絡有獎競答」、微信平臺食品安全科普宣傳等，「方案」中還有16個單位舉辦的系列主題日活動安排分別作為16個附件。因此，除了在「通知」中標註「方案」的附件說明之外，還要在「方案」中標註16個附件說明，編排順序為：正文「通知」、附件「方案」、附件「方案」的16個附件，每個附件都要另起一面編排。
2.通過調整公文內容，減少附件層次。如公文本身的附件比較單一，可以將公文本身的附件內容融入到公文正文中，這樣就剩下一層的附件，避免出現附件套著附件的情況。例如：某單位《關於開展特色小鎮規劃建設的通知》，「通知」中有一個附件《開展特色小鎮建設的方案》，「方案」中還有協調小組成員名單和相關表格作為附件1、附件2和附件3。處理方法是將「方案」的有關內容融入到「通知」中，去掉這層附件，「方案」中的附件1、附件2和附件3就直接成為「通知」的附件1、附件2和附件3。
3.簡略附件的附件內容，壓縮其篇幅。如附件的附件內容對於公文沒有實質性的意義，則可在附件中用括號標註「附件略」等。例如：某單位為貫徹落實財政部預算評審中心《關於開展2015年全國財政評審統計工作的通知》，下發了一個通知，將財政部預算評審中心通知作為附件，並根據財政部預算評審中心通知的幾個附件（省本級財政評審機構基本情況表、×××省地市級和縣市級財政評審機構基本情況匯總表、×××省項目支出定額標準情況調查表等）相應編制了本轄區需要填寫的表格和說明作為附件。在這種情況下，財政部預算評審中心通知的幾個附件可作簡略處理。
4.以實用為原則，分層標註附件的附件。例如：某部委辦公廳《關於做好部門預算項目申報工作的通知》，「通知」有30多個附件，附件1為產業化項目指南，附件2為標準化實施示範項目指南，附件3為實用人才帶頭人培訓項目指南，附件4為國際交流與合作項目指南，等等。每個附件都還有附件，如附件2又有兩個附件：××省（區、市）標準化實施示範項目申報登記表、標準化實施示範項目申報書，這種情況可採用分層標註方法對附件中的附件進行標註，如附件2-1、2-2等。
有的人以為，在批轉、轉發、印發類公文中，被批轉、轉發或印發的文件應當做附件處理。依筆者之見，在這類通知中，被批轉、轉發或印發的文件不應當做附件。《條例》明確規定，正文是「公文的主體，用來表述公文的內容」，附件是「公文正文的說明、補充或者參考資料」。被批轉、轉發或印發的文件是公文的主件，承載著公文的主要的、核心的內容，並不是公文正文的說明、補充或者參考資料。實際上，批轉、轉發、印發類公文屬於複合體公文，其正文在形式上由兩部分構成，一部分是「通知」本身，另一部分即是被批轉、轉發或印發的文件，它們共同構成公文的正文。處於前面的「通知」僅僅起著「按語」的作用，被批轉、轉發或印發的文件是公文不可或缺的主要內容。如《國務院關於印發土壤汙染防治行動計劃的通知》（國發〔2016〕31號），前面的「通知」只有一句按語「現將《土壤汙染防治行動計劃》印發給你們，請認真貫徹執行」，被印發的文件正是公文的主件《土壤汙染防治行動計劃》。按語與被批轉、轉發或印發的文件共同構成一份新的文件，它們之間是文件的開頭部分與主體部分的關係，而不是主件與附件的關係，二者缺一不可。如果無按語，該文件就失去了發文的權威性、合法性；如果按語脫離了所批轉、轉發或印發的文件，按語就無所依託，失去存在的價值。由此看來，我們不能把批轉、轉發、印發性通知看成是帶附件的公文。