《秘書工作》編輯部：
我是一名基層秘書工作者，在公文處理中常遇到以下問題：
在印發、批轉、轉發公文時，對正文和附件區分不清。如，某文件標題為《關於轉發×××文的通知》，正文中將「×××文」作為附件標註編排。又如，將多個部門、單位就某一事情已發的會議紀要、工作報告，作為文件的附件再次印發，造成本級文件重複發文。
在行文前，不能準確擬定主送機關。如，黨委授權辦公室向下行文時，主送機關擬定為「市委各部委辦局，各縣（市、區）委辦公室」。又如，某單位在內部行文時，將主送機關擬定為「各直屬單位，本單位各科室」。
怎樣做才準確規範？懇請給予解答。
秋楓
這位基層秘書工作者提出的問題具有很強的針對性，主要涉及附件和主送機關兩個公文格式要素使用不規範的情況，帶有一定的普遍性。這裡，以解答來信問題為例，談談個人學習和研究中的一些體會。
《黨政機關公文處理工作條例》規定，附件是公文正文的說明、補充或者參考資料；正文是公文的主體，用來表述公文的內容。
從上述規定可以看出，附件和正文有著嚴格的界限。實踐中，我們需要重點把握以下幾點：
一是分清正文和附件。印發、轉發、批轉公文時，需要使用通知文種。印發類通知主要用於印發本機關擬制的、不能單獨行文的公文；轉發類通知主要用於轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文；批轉類通知主要用於上級機關批准、轉發下級機關的公文。
由此可見，所印發、轉發、批轉件與印發、轉發、批轉通知共同組成一份公文，應該作為主件而不是附件。
在正文中已經寫明報送、上報等內容的文件，且已在標題中說明，無需作附件標註。比如《×××廳關於報送2015年工作總結的報告》，不能將2015年工作總結作為附件。
二是規範標註附件說明。附件說明是公文附件的順序號和名稱。
在具體操作中，會出現不規範標註的情況。如某縣黨委發文時，在附件說明處標註「附件隨後」「附件3份」「附件列後」等，還有的文件在公文正文中寫有「（附件附後）」，這些都是不規範的。《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）規定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排「附件」二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如「附件：1.×××××」）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱首字對齊。
三是著力減少發文、轉變文風。精簡文件，不但要嚴格控制發文數量，也要嚴格控制文件篇幅。因此，在審核公文時，要注意文件篇幅過長、重複發文等現象，恪守把關之責，敢於提出審核意見。
讀者來信中提到，「將已發的專題會議紀要、工作報告，作為文件的附件再次印發」。筆者認為，為了精簡文件，同時也便於收文單位更好地理解、貫徹文件，對已發文件，如有必要，可以在文件中適當引用強調，重申要求，不要再作為附件一印了之。
《黨政機關公文處理工作條例》規定，主送機關是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。
向上級機關的行文，原則上主送一個機關。向下級機關的行文，主送需要貫徹執行、辦理公文和應當知曉公文內容的機關。普發性公文的主送機關應保持相對穩定性，一般不能隨意變動。
要準確把握和標註主送機關，需要注意以下幾方面：
一是選準主送對象。主送機關的確定，離不開行文關係。區分領導關係、指導關係、管理關係、協作關係等之後，才能根據隸屬關係和職權範圍確定行文的方向，然後再定向什麼機關、單位主送。
比如，黨委、政府的部門在各自職權範圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文，也可以依據職權相互行文。前者是指導關係，可以向其發文部署工作任務，後者就是不相隸屬關係，可以相互發布、傳達要求周知或者執行的事項。
再如，受雙重領導的機關向一個上級機關行文，只能主送一個，視情況可抄送另外一個，不能同時主送兩個。
二是規範名稱表述。主送機關常見的標註形式有：
全稱。如「XX省人民政府」，就是全稱。只要主送機關名稱不是很長，一般採用全稱。
規範化簡稱。比如，XX省工業和信息化委員會，規範簡稱是「XX省工業和信息化委」或「省工業和信息化委」，而不是「XX省工信委」或「省工信委」。
統稱。即同級或者同類型機關概括性的總稱，一般用於下行文。工作中，較常見的是主送給同一級的各單位，如，各省（自治區、直轄市）黨委，中央各部委等。
主送機關的順序一般按照重要程度排列。我們一般按照先外後內、黨政軍群的順序排列，通常是同類型機關內同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間用逗號分隔。
讀者來信中所指的辦公室經黨委授權向下級行文，建議改為「各縣（市、區）黨委，市委各部委，市直機關各單位黨組，各人民團體黨組」。
來信中所指的單位內部行文問題，主送機關可以規範為「機關各科室，各直屬單位」，做到分類明晰、使用一致即可。
三是掌握特殊情況。有的無須標註主送機關。一些文種，比如，決議、命令（令）、公告、通告、公報、紀要，通常是不需要標註主送機關的，決定、意見可以標也可以不標（黨的機關公文一般不標）。有些無主送機關的公文，一般要確定印發傳達範圍，比如，公開發布、發至縣級等。
有的主送機關標註較靈活，比如，有的公文發至特定範圍或部分單位，可以只標註需要受文的機關、單位。只主送一個或者幾個單位的，應將單位名稱一一列出。主送部分同類同級單位的，比如，市委有關部委、市直機關有關單位等，要在附件標出具體單位，或是提供受文單位名單。
有的主送機關較多。《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）規定，主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關的上一行，之間不加分割線。
（文章摘自《秘書工作》雜誌2016年第2期。原題目：《公文中附件和主送機關用法例析——讀者來信答疑》；作者：張敬華）
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