excel數據整理：合併計算快速查看人員變動

編按：小夥伴們大家好！相信大家平時在整理數據時，都會對比數據是否有重複的地方，或者該數據與源數據相比是否有增加或者減少。數據量不大還好，數據量大的話，對比就比較費勁了。接下來我們將進入數據對比系列課程的學習。該系列一共有兩篇教程，分別是單列文本對比和多列數據對比。接下來小夥伴們可要認真學習哦！

下面是上月和本月的財務數據，我們需要找出哪些是離職員工，哪些是新入職員工。是不是光看到這兩張表頭都大啦！畢竟這麼多數據，如果用眼睛這樣一個一個看，估計早就看花了！不要急不要慌，今天小編教給你通過對單列數據的對比來找出離職和新增的員工！

根據圖片可知，圖1是上月的數據表，而圖2是本月的。每位員工有一個唯一的工號。我們想要找出人員的變動情況，只需要依據工號對比姓名這一列的數據即可。

首先我們先點開上月的數據表。在「數據」選項卡―」數據工具」組裡有一個「合併計算」的功能，單擊它。

合併計算是指將多個區域的數據合併起來計算。

它的計算方式，可以是求和、計數、平均值等。如果需要對比的是數字如基本工資，那我們就選擇以求和方式來計算。如果需要對比文字如姓名，那我們就用計數方式計算咯！

這裡我們選擇「函數」類型為計數，我們需要以工號為依據，對比姓名。在「引用位置」這一欄中單擊圖標

選中AB 兩列，然後點擊「添加」按鈕。

因為需要與本月數據進行對比，所以我們還需要引用本月數據中的AB兩列並添加到「所有引用位置」中。數據的引用設置就完成啦~

接著我們注意到引用位置下方有一項「標籤位置」，這裡我們需要選中首行，和最左列。

選中首行：表示Excel會依據引用區域的第一行的欄位標題識別數據，也就是根據標題「工號」和「姓名」來識別數據。作為識別標題，該行不參加運算。兩個數據區域一致的標題，合二為一；不一致的並列顯示在同一行。如下：

選中最左列：表示Excel會將引用區域的第1列作為對比的依據。作為對比依據，該列不參加運算。兩個數據區域首列一致的內容，合二為一；不一致的依次顯示在同一列。如下：

然後我們點擊確定，這時候就出現了不同工號的姓名出現的次數。

大家可以看出工號「0001」這個人，姓名出現了2次，代表著他上月和本月都在職。工號「0006」只出現了一次，代表著他只是本月或者上月在職，但我們無法判斷他是上月離職員工還是本月新入職的員工。

這個時候我們需要區分列標題，讓統計的次數出現在不同列。我們將本月數據B列標題「姓名」後面加數字「1」作為區分。

刪除前面的合併計算結果，重新單擊「合併計算」，得到如下結果：

標題「姓名1」代表本月數據，而「姓名」則代表上月數據。我們可以看到「0006」號本月沒有，上月有，則表示他是在上月離職了，屬於離職員工。

這樣我們通過合併計算很方便地對比出了數據。小夥伴們趕緊來實操一下吧！

總結：利用合併計算查找兩張表的文本差異並清楚指出差異出現在哪一張表中有嚴格的前提：每個文本必須有一個唯一的識別碼，譬如本例中的工號。如果不存在這樣的前提，則不適合使用合併計算找文本差異。

＊＊＊＊部落窩教育－excel文本對比技巧＊＊＊＊

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