在職場上，如何才能大幅度提高自己的工作效率，以少量的付出獲 得儘可能多的回報？
如何才能在獲得職業成就感的同時儘量減少承受的壓力，不用長時間「待機」去工作，可以擁有屬於自己的私人時間？
如何才能達到工作與生活的平衡，不用做「工作狂」？
要解決這些問題，我們就必須了解時間管理最重要的一大原則——帕累託原則，它是開啟時間管理大門的關鍵。
80/20 定律又叫帕累託法則，它是以義大利經濟學家維弗雷多·帕累託的名字命名的，是指80%的成果源自20%的行動，即少量的付出將獲得大量的回報。
帕累託法則認為，在原因與結果、投入與產出、付出與回報之間存在著一種內在的失衡，80/20 關係提供了衡量這一不平衡的較好基準。
雖然在現實生活中這一比例並不是完全準確的，但對於商業活動、管理活動以及個人工作方面來說，它確實具有重大的意義。
比如，對於一個公司來說，80%的業績是由20%的客戶產生的；對於個人來說，完成某份報告時 80% 的成果來自閱讀的 20% 的材料。在時間管理方面，帕累託法則更是具有特別的價值，我們在日常工作時必須時刻注意這一法則，以便將注意力集中在具有關鍵效果的重要問題上。在運用此法則時，無論對人對事，只要有事物組成，其中就有隻佔 20% 的最重要部分。掌握了這 20%，就能掌管好另外的 80%。
小王在公司裡很少加班，每天下班時間一到，手中如果沒有重要工作需要在今天完成，他就會立刻收拾好東西離開，而周圍的同事則開始準備新一輪的加班。平時小王從不讓自己手中的任務過多，但是只要重要的項目到他手裡，取得的收益就是其他同事的好幾倍。小歐是小王的同事，平時非常羨慕小王能每天按時回家，可自己總在該工作時幹一些無關的事。他也希望能將手裡的事做好，可是承接了一大堆項目，全加起來收益也不算高。
這種現象在職場很常見。像小王這樣的人，正是在 20% 的時間裡抓住了 80% 的要事，才會使自己的工作事半功倍。
當我們把這一法則銘記在心時就可以改進當前的工作模式了。首先要明確工作目標和工作規範，並且要明確根據這一法則會對哪些任務產生關鍵性影響，這是決定優先級的基礎。
在此基礎上武裝自己，讓自己變得更有效率。一方面是由於我們會把時間花費在關鍵問題上，另一方面在於我們會減少那些花費在瑣事上的時間。
那麼哪一部分才是我們需要抓住的 80% 的要事呢？可以從四象限原則中找到答案。
第一象限：重要又緊急的事。主要分為兩類情況：一種是突發性的重要事務，比如，領導突然交代需要你現在去會見重要客戶；另一種是延誤性的重要事務，比如，今天就到截止日期的工作報告，這一類事情很可能是以前屬於第二象限，但因沒有及時處理就轉移到了第一象限。
第二象限 ：重要但不緊急的事。諸如對自己長期的規劃、工作能力的提升有影響的事，以及與生活品質相關的各種事項等。
第三象限：不重要但緊急的事。一般是突發性事件，諸如接聽來電、回復客戶諮詢的問題、接待突然到訪的來賓、一些需要立即完成的日常瑣事等。
第四象限 ：不重要且不緊急。這類事情一般不做也不會有什麼負面結果，可做可不做，現在做或是未來做也沒有什麼差別，比如，和朋友聊天、看電視劇、看手機新聞。
我們把時間投入到哪裡，決定了我們將成為怎樣的人，會獲得怎樣的人生。因此根據每個人在四個象限投入時間的不同，一般把人分成四種。根據你的情況，來看看自己屬於哪一種人。
1. 第一象限型人：救火隊長
我們都清楚，第一象限的事情是首先應當完成的。為什麼要稱偏重第一象限型的人為「救火隊長」呢？這是因為這類人看似在完成最重要最緊急的任務，是工作現場的骨幹，但其實他們承受著巨大的工作壓力，超負荷運轉，一刻也不能放鬆。由於面臨著太多的任務，很有可能在工作中顧此失彼，產生漏洞，為自己和別人帶來麻煩。而且在太大壓力下完成的任務，通常效果不會太好，也會影響自己的身心健康。
2. 第二象限型人：保健醫生
為了不讓自己成為忙裡忙外的「救火隊長」，我們要儘量不讓第二象限的事情轉移至第一象限。如果一個人能有機會花費大量時間處理第二象限的事情，有效防止第二象限的事情轉移至第一象限，那麼我們可以將他看作一名傑出的「保健醫生」。
他善於安排任務，並且能有條不紊地完成。他會在事情還未迫在眉睫時，有條理地制訂計劃並逐一完成，或是做好統籌安排，預防危機突然降臨。就像保健醫生通常會根據對象身體的實際狀況，以及他即將身處的場景，為其提供保健服務，預防性地給出建議和方案，幫助對象防患於未然。
將大量的時間投放至第二象限就是我們所要追求的狀態。在沒有太多壓迫感的情況下完成工作任務，既可以保證工作質量，又有時間去對重要的工作進行更深層次的思考，進行更大程度的鑽研和創新。職場中的高效人士都屬於這一象限型的人，他們會儘可能地把時間留出來處理這一象限的事務，並且在生活中也是如此。
3. 第三象限型人：勤務兵
這裡所說的「勤務兵」是指為上一級服務和打雜的「士兵」，他們的特點是善於服從命令。
「勤務兵」們堅守在自己的崗位，以便於隨傳隨到，隨時準備按照工作要求和指令來行動，工作的緊迫程度是他們的出發點。
然而，這類工作往往又不那麼重要，一般來說，它需要的工作技能較低，投入高產出小。將大量時間花費在這些工作上，很難體驗到工作的意義和成就感，也很難從工作中獲取經驗和成長，對於個人發展不會有促進作用。
4. 第四象限型人：幼稚空虛的人
這一象限裡的事情往往是為了休閒娛樂、打發時間。
一定時間的放鬆休息是正常的，但是如果深陷其中，則是心智不成熟的表現。現代社會中富有理性的成熟的人，不會在精力得以恢復後，仍然將絕大多數時間用於既不重要也不緊急的事。
第四象限型人往往是幼稚空虛的，他們企圖將時間花費在這些事情上，但反而是對自己身心的損傷，也許可以享受一時的安逸，但最後獲得的仍是空虛。
因此，對於我們來說，需要把 20% 的時間投入到第一象限和第二象限的事情上，特別是第二象限，完成 80% 的要事，這樣才能向高效邁進
一步。
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