為什麼工作總是做不完?職場老手的 3 個時間管理術,讓你高效工作早下班

2021-02-25 APPSO
時間管理的方法有很多，主要有計劃管理、「四象限」法、ABC 分類法、GTD 等。今天 AppSo 針對不同需求的人群，精心挑選了 3 種比較常用的時間管理方法，給大家做一個入門級介紹。在開始之前，我們要修正一個很重要的觀念，那就是時間不可管理，可管理的是你自己。很多書籍會教你如何去管理時間，比如早上適合讀書，所以早上要分配一個小時讀書，用這樣的方式去引導你把你的時間切割成 n 個時間塊，再填充內容。當規劃完了以後，你會覺得動力滿滿，仿佛世界在腳下。但是，往往到最後，你會發現你可能連規劃的一件事都沒有完成。因為你從一開始就錯了，你沒辦法管理時間，時間不會因為你的安排而停下來等候你，她只會自顧自地不知疲倦地往前奔跑。因此，你唯一能做的是管理自己，管理好自己的情緒，管理好自己的心態，管理好自己的行動。唯有如此，你才能完成每天規劃的任務。方法僅僅只是工具，你才是那個讓你自己成功的人。時間管理是個偽命題，所以這裡更為合適的說法應該是任務分配技巧。但是，為了符合裝逼原則，我們還是把它叫做「時間管理」吧。二話不說，貼心的 A 君先上圖，你符合或者喜歡哪種方法，就直接劃到那吧。

隨手記錄

一次只做一件事

從上往下做

每周回顧一次

能不能完成任務全看你自己

由於紙筆記錄法不能很好地按場景（家裡、辦公室、外面等）分類任務，故而推薦按「天」去規劃自己的任務，結合「子彈筆記法」對任務屬性做一個形式上的區分。想嘗試用紙筆記錄的朋友，需要完全靠自覺去查看每天的任務，還要記憶任務的時間節點。那麼，具體應該這麼操作。1. 以「周」為整體，以「天」為單位，將一周任務分配到每天去
2. 每項任務要在結尾寫上 deadline
3. 為每項任務打上特殊標記：

！：挑出當天最重要、第二重要、第三重要的事情，分別在任務前面畫上 3 個、2 個和 1 個感嘆號，可以用顏色作區分

@：在每項任務後面用「@」寫出相關責任人，比如寫完活動策劃後要交給領導看就在任務後方補一個「@ 領導」

→：對於一些需要交接給其他人做的工作，可在任務後方寫上「→ 某人」

其次，準備一個日曆，用來寫一些有固定日期的任務，比如「周三要跟老王開會」。最後，每頁任務下方可以補多一個模塊是「KPT 日報」。1. 將任務分配到每天，每天不超過 5 個任務
2. 隨時記錄新任務
3. 每天早上查看一次日曆，了解今天有什麼重要事情
4. 先完成截止日期不能延後的任務，再完成最重要的 3 件事，再完成剩下 2 件，不完成不下班
5. 下班前根據今日日程表填寫周報
6. 每周回顧一次全周內容並做總結我們知道，在用上面的紙筆記錄法時，有幾個比較嚴重的問題：

調整任務順序、延後任務會讓記錄本變得很雜亂

無法主動提醒，無論是按時、按地點、重複

接到新任務後必須立刻補充任務信息、分配任務

以上三個問題，用軟體 + GTD 的收集箱即可解決，方法是 to-do List，就是一張待辦清單。因為軟體中的任務可以隨時修改、調整順序，所以待辦清單法推薦以場景分配任務。假設 A 君是一個兩點一線的可愛的小哥哥（啥？我就是！），那麼就只有「在家裡」、「在公司」、「在外面」這三種場景，接下來要這麼做。

在公司：專門填寫需要或者只能在公司完成的任務

在家裡：專門填寫需要或者只能在家裡完成的任務

在外面：專門填寫需要或者只能在外面完成的任務

Inbox：專門用來收集新任務

1. 快速填寫任務到 Inbox 列表，比如「完成活動策劃」
2. 將 Inbox 中的任務分配到各個場景中，比如將下文 a 任務移動到「在公司」、b 任務移動到「在外面」
3. 增加一些符號修改任務正文：內容包括可執行任務、相關責任人、任務屬性（標籤概念，用以回顧工作內容）最後，就靜靜地等待到時間或到地點時，手機自動推送通知提醒該做什麼事了。1. 將新任務都統一添加到 Inbox 列表中
2. 定期（比如每晚 8 點）分配任務到不同的場景下，並補充完整任務信息
3. 在不同的場景下按照優先級從上往下單線程完成任務
4. 在工作時出現新任務的情況5. 完成某場景下的任務後，若時間充裕，可在 Inbox 列表中挑選可執行任務
6. 每日回顧，每周總結。任務屬性就是在這個時候用的，將自己的任務按照 KPI、能力或者工作內容劃分，方便回顧時搜索總結在使用 to-do List 的過程中，我們會發現還有 2 個很嚴重的問題是任務無法細分和任務觀看耗時長。前者讓我們缺失項目觀（無法從整體角度回顧自己的工作產出），後者增加我們的思考成本和使用耗時。所以接下來，A 君將介紹一套看板式 GTD 流程，能夠解決上述兩個問題，也能貫徹 GTD 原則，讓你對自己的工作產出有一個全面的了解。首先，讓我們先來認識下 GTD 是什麼，GTD的流程是怎麼樣的？GTD 是 Getting Things Done 的縮寫，翻譯過來就是「把事情做完」，是一個管理時間的方法。GTD 的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然後整理安排並使自己一一去執行。GTD 的流程是：收集、整理、組織、執行、回顧。其次，介紹看板式 GTD，這裡以 Notion 為應用軟體舉例講述具體的操作方法。整個看板由「周一到周日」、「今天」、「已完成」、「Inbox」四大塊組成。1. 周一到周日：周日晚 8 點規劃下周每天的任務，最多安排 3 件事。因為在當日工作時必定會有突發任務
2. 今天：到公司後，將當日任務已到此看板，增加印象，且方便在工作時查閱
3. 已完成：完成後，將任務移動到此看板
4. Inbox：放置新任務和未分配任務
5. 元素詳解：

任務標題：填入具體可執行「動作」；若為一個項目，則在下方拆分成多個子動作，且在任務後方添加該項任務的工作方向或對個人能力的提升方向，如任務「完成活動方案」

Optional Due Date：根據實際情況，選擇添加任務截止日期和提醒時間。如一項任務（需要與他人協作）需要在周一做，周五截止，我會將任務拖到「周一」看板，將截止日期設為周五，並設置提前一天提醒。完成自己的部分後，將任務拖到後面的看板待提醒他人

Tags：按照重要緊急程度劃分為四類「重要且緊急」、「精力充沛長時間」、「緊急」、「最後做」。因為在規劃任務時已經考慮了任務場景、近期安排，所以按照緊急重要程度劃分，實際工作中只需按照任務順序執行即可

🔥🔥🔥重要且緊急：當日最重要的任務，只有一項

🔥🔥精力充沛長時間：能夠有大塊時間去完成的任務

⚡️⚡️緊急：突發任務

⚡️最後做：可以被滯後的任務

Team：Assignees 所在部門或團隊

Assignee：該任務相關負責人

KPI：任務屬性，比如活動、文案

Time Consuming：任務預估耗時，以番茄鍾記錄，1 個=25 分鐘

當完成任務後，在 Time Consuming 預估耗時後方添加「實際耗時」，並在評論中寫出跟該項任務相關的細節，比如超時原因、存在問題，方便回顧時的自我改進，而後移入「已完成」。最後，回顧任務，梳理工作成果時，只需要篩選分類即可。1.每周日晚：根據下周主要規劃，將「Inbox」中符合的工作內容分配到「周一到周」，並補充完整信息，如事項的重要緊急程度、責任人、預估耗時等。2.每天 10 點：打開 Notion，將今日工作內容拉入「今」看板。5.每周日 20 點前：可從多角度寫周報總結本周成果。如此，雖然跟 GTD 作者提供的方法有細微的差別，但卻減少了 GTDer 常犯的一個錯誤 —— 在翻看任務信息時被工具吸引，專注地「玩」工具，而忘記工作。另外，信息展示得很完善，一目了然，無需思考，所以在查閱任務的耗時上也急劇減少。文章到這裡就要結束了，無論你是打算嘗試 A 君上面提供的方法，還是繼續自己的方法，務必要記住一個重要原則 —— 時間不可管理，可管理的是你自己。只有認識到這個原則，你才能堅持「時間管理」。管理你自己可不止包括管理任務，還包括管理你的內心，如果你是一個沒有計劃的人，單單對於工作這件事來說，計劃比隨心更有效率。

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