我對「教務」的理解分為三個階段
第一個階段是2012年，看到「教務」這個詞，直覺「教務」應該是行政文員、前臺客服和後勤內務的工作稱謂。
第二個階段是2015年，澳維龍頭寺中心開業前的工作中，有一項重要的內容就是確立人事架構，當時我們並沒有啟用學科管理的方式，一個中心只配置一名學術主管來管理教師團隊，由於是新校區啟動，人力成本肯定要控制，在崗位職責中，我們把學術主管的工作範疇裡增加了教學服務等內容，正在思考如何確定這個崗位的名稱時，看到有的藝術培訓機構是由「教務長」來管理這類工作。
於是，我明白了教務可不是單指行政內務的工作，不能只從字面上理解，原來「教務」和「學術」才是一家。
第三個階段是2017年，澳維兩家直營中心的在讀人數超過了500人，項目超過了800項，學術運營中有三項工作一直困擾著我，幾乎每周甚至每天都會有因為這三項工作中沒有做到位的原因而導致令人頭痛的問題。
每次發生了狀況，馬上解決，然後分析，優化管理方式，可問題還是會源源不斷地出現，反覆解決反覆思考反覆改善後還不見效，弄的我們心力憔悴。
第一項是「排課工作」（含短期班、試讀班、測評體驗課等），教培機構排課不合理，會大大降低中心人效和坪效，不利於市場銷售的招生工作，稍有不慎就會導致中心虧損。我們是多學科機構，想要把各個學科的班級班型設置合理，需要有統籌能力和預見性，從全局出發去進行計劃，不是某一項課程的老師能夠做到的。
第二項是「班主任制學員管理工作」，本身中心在讀學員越來越多是好事，可是教學服務跟不上，客戶滿意度就會持續下降，滿意度不好就會產生學員流失，勢必影響到該中心和品牌的口碑。我們是多學科機構，學員報名幾項學習的情況比較多，分配班主任的工作和排課工作一樣，也需要統籌能力較強，能夠從中心全局出發去分配學員的管理者去執行。
最後一項是「兼職教師管理工作」，相信很多藝術培訓機構都有兼職教師合作的項目，如果所有兼職教師的溝通工作都由校長來處理，一定會佔用校長大量的時間，加上兼職教師合作的不穩定性及合作形式的多樣性，溝通不到位肯定經常出現合作中途解除合作關係等情況，對家長的影響是很惡劣的。
這樣「渾渾噩噩」不斷折騰的艱苦歲月在2018年得到了質的改變，2018年4月，我們將兩家直營校的前臺文員崗位刪除，增設了教務崗，設置了大區教務長加每家中心一名教務的人事架構，每位教務及教務長負責100名左右在讀學員的班主任工作，分項分配了兼職教師的對接工作，制定了《直營校區排班表》、《直營校區學員分配表》和《兼職教師管理制度》等管理工具，教務老師對自己負責的中心進行數據每周回收更新，教務長根據回收更新的數據計劃下周的相關工作。
截至到現在，曾經像定時炸彈一樣會突然刺激我們神經的三大學術管理問題而引發的學術事件，從2017年平均每月39件，下降到2019年（1月-5月）平均每月7件，從數據上看，是無比令人欣慰的，從過程上講，鬼知道我們經歷了什麼……
看了我這三段經歷之後
是不是對「教務」有了新的認知呢？
總結分享如下：
1、藝術培訓機構的在讀學員人數（項目數）和專職教師的比例超過60比1的時候，就應該考慮使用教務了；
2、藝術培訓機構每月家長投訴率持續上升時，要考慮教師管理、更換或者是否該使用教務了；
3、一家藝術培訓機構的兼職教師所帶的學員人數（項目數）超過100人時，要考慮使用教務；
4、藝術培訓機構教務崗的升學續費績效可參考銷售部門的業績提成比例；
5、藝術培訓機構的教務崗的培訓需要和市場銷售部同步；
6、藝術培訓機構可以考慮用教務崗取代前臺文員崗；
7、教務管理工作最大的難點之一就是「有效溝通」，所以要給教務崗實用有效的溝通工具，例如：ERP學習圖文推送或班級微信群的管理模板，這些可以有效外化課程共性優勢的方式，可以免去教務反覆和家長溝通共性問題的時間，規避了專業學術問題溝通難度，從而給教務更多的機會去解決家長的個性化問題，提升教學服務滿意度；
8、教務崗一定要做家長回訪工作，不論是電訪、線上溝通還是當面溝通，都需要定時定量地去完成，很多對機構發展最有用的反饋和聲音，不一定是授課教師接收到的，往往都是教務老師在大廳或者家長休息區和爸爸媽媽爺爺奶奶們聊出來的，家長對教務不會心存芥蒂，對任何不滿意或者有疑惑的地方，最不抗拒交流的是教務，所以教務身上背負著重要的使命，那就是不斷收集家長的意見和建議，及時反饋給機構，讓培訓機構在每一步運營計劃中，都能以外部的真實信息為設計基礎，相信會帶來意想不到的收穫；
9、教務崗在培訓機構可以起到紐帶的作用，與學術崗相比，他們最大的優勢便是比教師擁有跟多與家長面對面的時間，因為孩子在上課，家長在等待，孩子下課，家長要帶孩子離開，加上一個班級很多人，所以和教師溝通時間有限。
同理，教務和銷售、市場、行政等其他部門當面接觸的時間也會相對豐富一些。教培機構中有一些介於部門之間的工作內容，這些工作不會很繁瑣，但往往會讓大家不被重視遺忘掉或者因無法判定工作範疇而導致無人執行，教務崗恰好能夠起到有效傳達溝通的作用，例如：中心物資申報、訪客登記表交接、兌換學員禮品等等。
有計劃地設置教務部門，合理制定教務部門的工作內容，運營過程中持續回收工作數據並不斷給予管理工具，會為藝術培訓機構的發展帶來巨大的驚喜！
END