前兩天,小熊跟大家盤點了15種改進電子郵件寫作的方式,今天小熊要從細項跟大家詳細的說說,電子郵件需要注意的地方。
今天的主題是「電子郵件的開頭與結尾」。
我們做任何事情的時候常常會感慨:萬事開頭難!善始善終的結尾也難,寫電子郵件也一樣。開始下筆的時候很難做到「行雲流水」,這個時候我們可以先從最基本的格式開始。
這篇文章會儘量跟大家講清楚,「電子郵件的開頭與結尾」中需要注意的細節。
開始撰寫一份正式電子郵件的標準方式是使用 "Dear 某人的名字"。然而,在非正式的電子郵件中,使用 "Hello 某人的名字"或 "Hi 某人的名字" 也是很常見的。
至於稱呼語之後的標點符號,這就會取決於你來自哪個國家而有所差別。舉例來說,美國人和加拿大人在書寫正式商業書信時會使用冒號。例如:Dear John:(在非正式的電子郵件中,美國人有時會使用逗點。例如:Dear John,)相對地,英國人在稱呼語之後不會使用任何標點符號。例如:Dear John
如果你要使用正式的稱謂,諸如 Mr.、Mrs.、Dr.,之後必須接某個人的姓氏或全名,但就是不可以接他們的名字。也就是說,Mrs. Bolton、Ms. Bolton、Ms. Dorothy Bolton都是正確的,但Ms. Dorothy 就是錯的。
有些人寫信時只會寫出他人的名字。只寫他人的名字給人一種嚴肅的感覺。然而,絕不要只寫一個人的姓氏。
一旦你已正確鍵入了稱呼語,你就準備開始撰寫該封電子郵件的內容了。一種替書信往來開頭的普遍方式就是陳述你寫信的原因。下面列出了一些這類的常見用語:
The reason I'm writing (to you) is to...
我來信旨在……
● The reason I'm writing is to inquire about the price of a product.
我來信旨在詢問某產品的價格。
My purpose in writing (to you) is to...
我寫信給你的目的是要……
● My purpose in writing to you is to let you know about the upcoming meeting.
我寫信給你的目的是要讓你知道那場即將舉辦的會議。
另一種替電子郵件開頭的方式則是提及某特定事項,或是你的信件收信者所熟悉的先前事件。
I'm writing with reference to / in regard to / with regard to...
我來信是關於……
● I'm writing in regard to our telephone conversation yesterday.
我來信是關於我們昨天電話中的對話。
I'm writing regarding / concerning...
我來信是關於……
● I'm writing regarding the sales report you sent me recently.
我來信是關於你最近寄給我的銷售報告。如果你在回復一封寄給你的電子郵件,你可以先表達一種感激和溫暖的感覺。
Thank you (very much) for...
非常感激你……
● Thank you for the e-mail that you sent me yesterday.
感謝你昨天寄給我的電子郵件。
It was good / great to get your e-mail...
能收到你寄來的電子郵件真好……
● It was great to get your e-mail, Brenda.
布蘭達,收到妳的電子郵件真好。關於結尾辭,最常見的就是 Sincerely(敬上)、Yours truly(敬上)、Best regards(順頌安祺)、Regards(祝安好)。其他較少用到的結尾辭包括了 Yours faithfully(敬上)、Warm(est) / Kind regards(祝安好),而在極非正式的信件中最後常會用到 Cheers(再見)。
然而,在使用這些結尾辭之前,使用下列這些用語來總結信件內容也是很方便的:
I look forward to...
我期待……
● I look forward to discussing this matter in person with you soon.
我期待很快能與你親自討論此事。
If you have any questions, please don't hesitate to...
如果你還有什麼問題,請不要猶豫……
● If you have any questions, please don't hesitate to call me.
假如你還有什麼疑問,請不要猶豫打電話給我。
Please let me know if...
請告訴我是否……
● Please let me know if you require any more details.
請告訴我你是否需要更多細節。
That's all for now...
大概就是這樣了……
● Anyway, that's all for now. Take care.
無論怎樣,大概就是這樣了。保重。以上就是給大家總結的,關於「電子郵件的開頭與結尾」需要注意的細節。
寫電子郵件,大至用語的表達,小到標點的運用,都是需要我們注意的地方,希望今天整理的知識點,能幫助大家寫出更好的電子郵件。
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我們生活中的點點滴滴都可以套用上英語表達
每個場景都想想英語表達
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