(純乾貨)PAT帶你玩高階---解讀Facilitation Discussion手冊

2021-02-19 PAT

欄目介紹

經過了數次各種形式的挑戰高階會議之後,PATers 終於決定要玩一次不一樣的了,由PAT PR策劃的"PAT帶你玩高階----解讀高階手冊"從今天起正式上線,本欄目一共有15期,每一期將由一位PATer帶你走進一本高階手冊。

今天這期節目由本欄目的策劃人和PAT PR Nancy帶來的高階手冊Facilitation discussion引導討論的拆解。
這還要從我剛入頭馬時候的一個故事講起。還記得2年以前,那時候還是個小頭馬,剛做完CC2,有一天非常偶然的機會看到一個微信宣傳,是莎姐(我們心目中的女神)第40講的會議推送,於是我毫不猶豫地就參加了,心想不是所有人都能見證莎姐的DTM誕生的呀,而我就能實現這個願望了。那天晚上莎姐的第40講是一個視頻培訓(communication on video手冊最後一講),培訓的內容就是介紹15本頭馬高階演講手冊,其中就介紹到了facilitation discussion,她認為這本手冊非常的實用,特別是針對於培訓師來說,是一本專項訓練的工具。Facilitation skill一直就是我非常想學習的技巧,於是當晚聽完她的培訓之後,我就定了一個小目標,完成CC之後,我一定會完成這本facilitation discussion。於是在2016年秋天,我就實現了這個目標。接下來,我將會一一為大家解析一下每一講,以及我的收穫和培養的技能:第一講:The Panel Moderator 小組討論主持人

這一講需要做一場小組座談會,演講者的角色是一個主持人 panelist,需要邀請3位嘉賓針對一個話題,發表自己的觀點,然後開放時間給觀眾提問,並由臺上的嘉賓回答問題,最後總結。大家一般在峰會上(或各種高大上的會議上)會經常看到這種形式,是比較高逼格的展現形式,同時對於主持人來說也是非常挑戰的。

需要注意的是:

前期準備:

1.討論的話題一定是觀眾想了解的,一般我們都會針對於當天的活動設定主題,如我的這一講就是在廣州做高階俱樂部demo時做的,主題是how to overcome obstacles of doing ac project 怎樣克服做高階手冊的恐懼,當天的觀眾都是一些想做高階而不知道怎麼下手的小夥伴,主題很適合大家的口味。一般建議大家都可以直接問俱樂部會員大家想討論什麼樣的主題。

2. 設計好流程框架以及時間安排,如開場,嘉賓分享,Q&A,總結。並安排時間官提示時間

3.選擇適合的嘉賓分享,最好嘉賓有不同的背景,年齡或者是性別。這樣討論的維度會更加的不一樣,觀眾的收穫也將會是多維度的。並且在開始之前跟嘉賓們介紹一下流程,以及你希望嘉賓分享的主題是什麼。

3. 座位也是需要提前安排,一般主持人都是坐在嘉賓的最右邊,(觀眾的左邊)讓嘉賓和觀眾都感受到放鬆的狀態。

會議中:

1. 積極聆聽,當嘉賓發表觀點後,儘可能總結複述

2. 當引導觀眾提問時,如果觀眾問題太長,儘量幫助總結問題。如果問題無關緊要,儘量引導到與主題相關的問題。

3. 嚴格控制時間

由於FD是我們第一次嘗試以小組的形式學習(也就是一群人一起來完成一本高階手冊,互相點評)。所以這一講我挑戰了3種不同的角色,主持引導討論,嘉賓,以及點評者,從3種不同的維度深入地去了解了這一講,收穫也是3倍哦,大家都可以嘗試一下。

第二講—The Brainstorming Session頭腦風暴

這一講是如何引導大家積極參與討論的,可以在頭馬例會上做一場討論,或者是在開官員會議,小區會議,中區會議的時候做,都非常的適用。

流程:

在開始前準備好討論主題,並設計好討論問題

引導會議中,開場將主題介紹,以及流程介紹清楚

討論過程中,可以邀請一位助理將所有想法都列在白板上,或者打在投影上,保證大家都可以非常直觀的看到所有觀點。

最後需要引導大家歸納總結所有的想法,由大家投票產生前三的方案,留作第三講繼續深入討論。

應注意:

調動全場人員參與,產生越多的想法越好,要數量不要求質量。

對於大家的想法進行不評價

將所有的想法都要列出來

引導者全程保持中立,不參與討論,不能影響討論,聚焦在討論過程中。

第三講—The Problem-Solving Discussion 解決問題

第三講師針對第二講討論出來的結果做梳理之後,在深入探討,最後選出最佳方案。更加聚焦在如何將想法落實到位。

流程:

1. 告知討論目標

2. 探討問題出現的原因

3. 找出可能的解決方法

4. 確定最終方案

其實2-3講我都是在我小區委員會開會時候用的,感覺非常好,因為讓開會變得非常的聚焦和高效,有結構化的討論。

但是這裡需要提醒大家的是如果2-3講一起做的話只能算一次credit,為了這個事情我們這個AC學習小組曾經是把這個問題鬧到了TI去的,最後的答案還是只算一次credit,所以我又重新做了一次第二講(一群嚴重的強迫症患者)。

第四講-Handling Challenging Situations 應對挑戰

也就是傳說中的FD4,最最瘋狂,最最挑戰,最最好玩的一種會議討論,百試不爽,誰玩誰知道。

因為這一講是引導一場有挑戰的討論,討論過程中將會出現有各種各樣的「炸彈」,引導者需要處理各種狀況,如:專門喜歡打斷別人說話的,喜歡喋喋不休的,喜歡聊天的,喜歡吵架的,甚至是打架的狀況.

引導者不光學會怎麼控場,更會學習怎麼控制自己以及他人的情緒,是一門技術更是一門藝術。

很多會員做完這一講之後都會有幾個收穫:

引導討論過程中一定需要在開場時設立規則:一次一人講話,並且需要尊重差異。這一點對於培訓同樣適用

當討論發言時,引導者保持中立

聚焦討論,一旦發現偏離,趕緊拉回主題

引導者一定需要提前設計討論流程,並且對於流程和時間進行把控

當參加他人的討論或者聊天時,尊重他人,不插話不打斷他人發言

第五講——Reach a Consensus 達成一致

綜合性的一講,像是一個匯報演出,把前幾講學到的全部用起來,引導大家完成一次討論,並且輸出一個結果,達成共識。

引導流程:

1. 引導者提出討論主題和目標

2. 適時回顧討論流程

3. 開始討論,引導者鼓勵所有參與者分享觀點和建議

4. 列出優先順序,引導大家對於所有觀點進行梳理排序

5. 確定大家都贊同的部分

6. 確定大家關注點,並問大家不贊同的地方在哪裡

7. 問大家有什麼辦法解決這個不贊同的部分

8. 重複7和6 如果需要的話

9. 當所有的不贊同的部分都已經解決之後,與大家達成共識。

並且可以對於自己的學習過程進行一次復盤--復盤一下這五講中自己所學到的技能收穫以及需要改進的地方,在下一次運用的過程中刻意練習,爭取做得更好。Facilitation discussion 給我的收穫: 

傾聽。會非常認真地聽每一位的發言,並且會快速地複述和總結。 成為更加尊重他人的演講者,特別是主持人在引導討論的時候,當有人會發出各種挑戰的時候,你會知道其實原來他人在做主持的時候是多麼需要配合的觀眾,而不是想說什麼就直接說什麼。一句話:「你要控制你計幾」,尊重他人的說話。

引導提問能力。學習提前設計討論問題,了解什麼樣的問題才能促進討論,引發思考

控場能力。了解怎麼有效控制會議或者培訓過程

 小編後記

在學習高階手冊的路上,我們也在不斷地摸索著,不斷地學習著,不斷地收穫著,所以小夥伴們,不用擔心高階手冊太難,只要你用心去做了,你一定會有收穫。希望今天的這期FD介紹能夠幫助到你,期待下一期的到來, see you next week

* PAT 成立於2014年,旨在給深圳卸任和在任的Toastmasters 俱樂部主席們提供一個重新啟航和共同進步的平臺。* PAT 入會要求:完成CC, 卸任或在任俱樂部主席
* PAT會議特色:  無贅言官,無語法官;
  雙點評:所有演講均有兩個點評官,且兩個點評不得重複;
  每次中文會議設有工作坊或高階演講手冊介紹;
  多種會議形式:即興會議,反轉會議等;
  鑑於全是老馬,在這裡犀利多過鼓勵

◆會議時間:每月第二(中文)和第四(英文) 周五 19:30 –21:30*
◆會議地點: 華僑城新僑大廈城市客棧(新僑店)3樓會議室
◆交通:地鐵華僑城站A出口前走80米。
             公交錦繡中華站

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