在微信已經發達到24小時隨時在線，隨時可溝通的現在，郵件的重要性似乎正在下降。
但即使如此，郵件在商務溝通中，還是佔據著非常重要的份量。工作安排、活動通知、方案匯報、正式邀請等事項一般都會通過郵件進行完成。
那麼：
- 如何讓撰寫郵件的過程更加高效簡單？
- 如何通過郵件準確傳達你的溝通意圖？
- 如何通過郵件展現你的職場禮儀與態度？
這篇文章不會面面俱到，但在撰寫和發送每一封郵件時，請確保你知道以下原則和細節：
一、寫新郵件的最佳順序
寫完正文再填寫收件人，最佳順序是：附件、正文、標題、收件人。
附件是最容易忘記的東西，所以最好先把它貼進郵件，收件人放在最後。
因為隨著正文的進行，你很有可能會調整郵件的標題和收件人，所以這樣的順序也避免了等郵件發出去以後再加各種人進來。
二、 每封郵件只針對一個主題
一封郵件不要表達多件事情。如果想討論多件事情，可以分別寫多封郵件探討。
清楚自己此刻發這封郵件的目的是什麼，要給誰說什麼事情，期待對方看到後有怎樣的回應或者行動。
三、保持語言簡潔，分段清晰
一個詞能講清楚的事絕不用一句話來寫。
儘量不用晦澀的低頻詞彙，在寫英文郵件時，儘量使用簡單句，力求清晰、簡單、準確。
字體也不要花哨，建議中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字，據說這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。
四、正文用倒金字塔敘事法，字體勿花哨
在正文開頭，你需要用一段話或一句話概括郵件主要內容，說明你此次溝通的訴求，講清楚「四個W 和一個H」：
1、誰（Who）
2、什麼（What）
3、何時（When）
4、為什麼（Why）
5、怎麼樣（How）
說清楚這些，再慢慢展開、旁徵博引、羅列數據、推演流程。
如果正文要講複雜的事，建議把內容分成幾個大部分，每部分再分成幾個點，以重要性和緊急程度排序，以求邏輯清楚、層次清晰。
同時，將重點部分加粗或高亮(highlight)，最好對方只用讀加粗部分就能明白郵件在說什麼。
五、適當使用標籤讓你事半功倍
對於身在職場的人士，看郵件、寫郵件是少不了的。我們每天會收到大量郵件，大部分情況下，我只會挑選跟自己相關的、重要的郵件來看，很多郵件甚至都沒必要花時間去看。
郵件標題是為了讓收件人儘量只看標題就可以對該郵件有個大體了解，確定郵件的緊急重要程度、自己需要做什麼、截止時間等，所以樣的標題結構或許可以幫到你：內容類別+郵件主題概括+時間+發件人。
例如：如果特別重要、緊急，可以在標題加上【重要】、【緊急】、【待確認】XX項目第一次會議議程V2020-09-18_皇家進修所。
規範的格式和醒目的關鍵詞也便於日後檢索。
收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過這樣的方式讓對方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項目進展。
還有些人忘記寫郵件主題，這是個致命的錯誤，因為郵件主題通常能決定收件人是否打開郵件以及如何回復。如果沒有的話，那麼它很可能直接被刪除，甚至容易被帳號拉黑。
六、慎重選擇收件人
收件人的選擇和排序需要拿捏，在你發送郵件之前，最好確認所有收件人需要此消息並且可以知道此信息。
在回覆郵件討論問題需要加入更多收件人的時候，可以在郵件開始處寫上「+David」之類的提示，這對於原有收件人和新加進來的收件人都是尊重。
很忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或公司裡的頭頭腦腦加入郵件，成熟的老闆並不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應。
七、其他寫郵件的友情提醒
1）對每一封郵件負責
在發出或回復任何郵件之前，請思考：在法庭上，這封郵件會成為對我不利的證據嗎？在數字時代，郵件就是所謂的「白底黑字」。
另，在非常正式的商務郵件中，引用數據與資料最好標明出處，以便收件人核對。
2） 不要用公司郵箱討論機密
你應該明白的是，郵件的歸屬權在於公司，公司郵箱裡的郵件都是公司資產。
這意味著，公司有權利看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個人郵箱發出的信件，都可能被定義為公司資產。
不要用公司郵箱發不該發的東西，更嚴格的說法是，如果不希望被討論的內容被別人看到，就不要在郵件中提及它。
這既是對公司的保護，也是對你自己的保護。
3）態度儘量溫和積極
電子郵件交流時，對方只能看到文字卻感受不到語氣，因此，在發郵件時需要考慮收件人與自己的熟絡程度、等級關係以及郵件的性質，措辭儘量妥當溫和。
例：
把「你這樣做不合適」換成「我們這樣做不合適」，收信人的感受會明顯不同。
當事情收尾的時候，會有一些可回可不回的郵件，能夠回復的最好儘量回復，簡短即可，這就像打電話一樣，尤其是剛入職者，應該是最後掛電話的人。
4）不要討論複雜話題
電子郵件適合闡述「事實性」的內容，比如會議紀要、合作備忘、周報等內容，尤其適合在一些口頭討論形成共識和決議的時候，作為「雙方共同認可」的內容作為備忘。
不要通過電子郵件討論有複雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個人的時候，這種情況更適合約一個工作會議討論解決。
如果你喜歡這篇文章，歡迎分享到朋友圈