一、完整的考評資料包括哪些內容
由於每個參評物業安排的考評時間一般為半天或更短，參加的考評人員對物業相對又很生疏，加上一些涉及日常運作的情況又很難通過現場考評把握，考評要在如此短的時間內詳細考察參評單位的各項工作，最有效最便捷的方式就是查閱資料。因此，書面資料內容是否完整，條理是否清晰，對參評單位做好迎檢工作來說是至關重要的！完整的資料包括以下三部分：
1、參評資料。按照考評標準，每一部分每一條目的具體要求，收集有關資料。如「業主委員會與物企籤訂的服務合同，雙方責權利明確」的要求，應附入業主委員會與物企所籤訂的合同複印件。參評資料有：
·文字資料。如規章制度，崗位職責，工作程序（操作規程）等；
·圖紙資料。如工程驗收圖紙，接收圖紙，平面圖，管網圖等；
·圖片資料。包括繪製圖表（柱狀圖、曲線圖、流程圖），彩圖，照片等。考評標準中涉及達標率的統計可以用圖表說明，涉及工作程序、緊急處理程序的可以用流程圖表示，彩圖、照片一般多用於考評標準中有要求，又難於用文字表述，只能通過現場檢查考核的地方，如「小區內綠地布局合理，花草樹木與建築小品配置得當」一條，就可以補充小區綠地照片加以強化；
·樣本資料。考評中涉及嚴格執行的措施、方案及設備設施保養制度及值班記錄等。如果僅通過制度來反映標準就很不明確，必須附入紀錄、表格等原始樣本。樣本應選取日常工作中有代表性的實操紀錄來複印。
2、原始備查資料。包括行政資料（合同文本、會議紀要、工作報告、業委會資料等），人事資料（培訓記錄、考核、獎懲等），工程資料（驗收圖紙、裝修資料、維修記錄、設備臺帳等），用戶資料（來往函件、用戶公司等資料），業務資料（清潔檢查紀錄、綠化檢查紀錄、工程巡查紀錄、回訪記錄等）及其它資料。物企在長年的運作中，積累下來的原始資料難免文牘如書，但只能按要求選取一份樣本，這些原始資料就存放於各個職能部門檔案內。可是，如果考評者想詳細了解參評單位的實際運作就很可能查看職能部門的原始資料，未免被動，參評單位可將原始資料收集在統一的文件櫃中，放在考評現場以備臨時查閱。因原始資料數量巨大，也可有所選擇，如業務資料可以選近半年的紀錄，用戶資料可以選擇兩戶完整的用戶檔案。
3、現場翻閱資料。參評單位應為每位考評者準備一份供現場翻閱的資料，使考評者對參評單位的情況有大致了解。翻閱資料可以包括——物業彩圖，如小區規劃總平面圖或大廈整體外觀圖及所處位置示意圖；物業規劃建設概況，包括規劃建設數據，現入住（出租）情況統計等；物業公司、服務處情況，管理架構，人員簡介；參評單位迎檢匯報材料；迎檢資料總目錄。參評單位也可以根據實際，選擇能宣傳本單位特點的資料。
二、如何整理考評資料
為快捷有效地整理考評材料，可按以下程：
1、搭建粗線條架構，按考評標準，將考評資料粗分為幾大部分，架構分類。
2、建立細化目錄。將每一條具體的考評標準列出，並將此標準應附帶的資料詳細列出目錄。目錄要建立在現有資料的基礎上，同時還應對標準有規定，但目前尚缺的資料也列出目錄，並註明，以便尋找補充。
3、複印整理。填充資料，按所列出的資料，將已有的資料複印後填入。複印應用統一的A4紙或A5紙，少量無法縮印的圖紙按規格摺疊。
4、補充缺少的資料。按目錄標明的缺失資料，如「無重大違法違紀案件」的證明，一些應有的紀錄數據等一時無法搜齊，應聯繫相關職能部門設法補充。
5、編寫頁碼。編寫每卷的頁碼，頁碼編寫可以採用檔案編寫法，即：1-1,1-2方式編寫，也可採用1、2、3式書籍式頁碼。前者便於增減資料內容，後者較清晰。
6、列印分目錄及卷名。整理好的每一卷要有清晰的分目錄，標明哪份資料在卷內第幾頁，同時列印卷名。如將「按規劃要求建設、房屋及配套設施投入使用」作為第一部分第一卷的卷名。
7、裝訂。將資料分卷裝訂，裝訂時應達到以下標準：外觀統一，分項裝訂，已於拆改。裝訂可採取固定裝訂式（線裝訂、訂書機、膠裝訂等）或活動裝訂式（打孔裝訂）方式。固定裝訂是把每個卷宗裝訂成冊，優點是教美觀、整齊，缺點是不便於增改文件。活動裝訂是把卷宗裝入文件夾，這種方式最大的有點是方便資料增刪，缺點是不便於採用書籍頁碼，編寫查找需要指引，查找較慢。建議不採用訂書機及膠裝等裝訂法，這種方式將文件固定下來後難以再拆，如果前一級考評過後需要再增改資料會非常不便，拆裝往往會造成資料的損壞，為減少層級考評帶來工作量的增加，避免從頭再來，建議採用活動法。
8、列印總目錄。因在整個過程中要多次進行資料的刪減，因此總目錄需在考評資料全部定稿後再列印。根據考評要求，總目錄最好列印5份左右，除資料中存2份備份外，剩餘3份在考評時供考評者審查。
9、分盒、裝飾。資料分卷宗分別按小區八大部分、大廈九部分裝盒。最後要對盒表進行裝飾，製作精美的盒籤，使資料更整齊、美觀、更易查找。盒籤要統一設計，儘可能做到紙張大小統一，版面格式統一，製作統一，張貼統一。有些標籤只是將紙直接貼在文件盒上，既不美觀，又易弄髒、損壞，建議使用過塑標籤。在經濟許可的情況下也可將公司標識或小區（大廈）照片印在標籤上。但製作標籤主要是明確盒內資料，不要畫蛇添足。
三、怎樣使考評資料條目清晰便於檢索
按照考評標準整理出的參評資料數量是非常龐大的，需要一條簡潔、清晰的索引，以便考評組查閱資料及參評單位整理資料，資料目錄整理好，起到綱舉目張的作用。步驟如下：
1、搭建樹型目錄框架。依據就是考評標準，一級目錄就是大廈九項、小區八項這些大項。大項可將標準內容的項目名稱列上，如「1·基礎管理」。二級目錄即為每一個大項所包含的幾個內容，如「1·1按規劃要求建設、房屋及配套設施投入使用」。一般來說，目錄到第三級就是我們迎檢資料名稱，但特殊情況下還會出現四級目錄。當然，參評單位也可根據自身情況建立更細的目錄。
2、資料填充。將框架搭建好後，根據需要填充資料。
3、修改框架。目錄框架不可能一次搭好，必須在資料填充過程中不斷修改，拆開重建，發現新的有價值而無目錄的資料時，需要將結構再調整，增加新目錄，有些資料可能不再適用於當前需要，則要刪減。
4、定型。資料全部填充金目錄框架中之後，即可定型列印。
四、如何保證考評資料的一致性
物業管理是一項不斷發展的新興行業，參評單位的工作也處於發展中，而整理資料者又不可能全面了解各職能部門的運作，因此，收集資料時往往會收入一些已失去失效的資料。那麼參評單位需要保證五個「一致」
1、迎檢資料與實際工作一致。把整理好的資料交給參評單位各職能部門審核，換下目前不再執行的表格、紀錄、規程等，修正資料中與目前操作不相符的地方。同時，各職能部門還可根據實際情況，補充新的資料。
2、迎檢資料與所存文件檔案一致。將迎檢資料與公司及各職能部門檔案內存的資料相互核對，修正迎檢資料或本部門檔案，要保證兩者的一致性。
3、參評資料一致。如前所述，參評資料包括迎檢資料、原始備查資料、現場翻閱資料，這三類都有可能被仔細檢查，需注意文字、數據、表格，認真校核。
4、參評資料與掛牆制度一致。考評中會對管理制度是不是掛上牆進行檢查，這項檢查內容雖然沒有在考評項目中提出明確文字要求，但已成為考評檢查的一個慣例項目。一般來說，上牆制度多指操作制度，包括設備管理制度，如在水泵房、高低壓變電房、配電房、柴油發電機房、中央空調控制室、電梯機房等設備操作地點懸掛有關管理制度、操作流程、安全制度、緊急處理方案、服務中心的服務流程、消防中心的消防應急方案、報警電話及其它制度。很多單位的掛牆制度一旦上牆，就長年累月不再改動，使得掛牆制度失去實效性和實操性。在考評前，掛牆制度需換新，外觀上保持美感，內容上保持一致。
5、參評資料與當值員工的現場回答一致。考評組可能會對當值員工進行一些問答，其答案即參評資料和上牆制度。因此，在考評前，參評單位要對員工進行培訓，培訓內容即參評資料中的重點內容。如物業概況、公司概況、崗位職責、應急電話及應急程序等。被查問的員工的回答應與參評資料保持一致，否則考評組會對資料的真實性或員工的素質產生懷疑。
五、考評資料收集時應注意哪些問題
參評單位從決定考評起，就要針對性地圍繞考評標準收集原始資料。首先要注意保留非日常性工作資料，例如清潔工作方面：清洗外牆、沙井、化糞池的照片；培訓方面：如消防學習、培訓現場會等。其次還要留心一些不起眼的資料，如要求參評單位參加的有關城市環境整改工作會議的通知，在考評中能從這個角度說明參評單位對地方各級政府環保工作的支持；邀請業主參加某項專題會議的通知/告，能說明工作中時常保持與業主之間的溝通等。整理參評資料時要複印很多原始資料，如上崗證、原始紀錄樣本、合同、榮譽證書等，在複印資料時應保持複印件的完整性。#物業#