公文採用特定的格式，目的是規範公文處理工作，解決公文體例不統一、格式不一致、銜接不順暢等問題，從而保證公文質量，提高公文辦理效率，確保黨政機關制發的公文得以順利貫徹執行。《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定「公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、籤發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成」，從18個方面規範了黨政機關公文格式各要素。這裡結合實際工作，為大家梳理一下其中涉及的規範性問題。
1.公文份號標註要規範
份號即公文印製的順序號，涉密公文標註份號有利於加強公文的管理，便於掌握公文的去向。按照《條例》規定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數字標註。涉密文件可標虛位，一般標四至六位，如果是兩位數的文件共20號，則從0001號開始編碼，一直編排到0020號；如果是四位數的文件共2012號，則從000001號開始編碼，一直編排到002012號。
2.密級和保密期限標註要規範
高標密級或低標密級都會給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實事求是、利於保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標註在公文首頁的左上角，用阿拉伯數字標註。例如：秘密1年、機密3年、絕密長期。
3.緊急程度標註要規範
這是公文送達和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標註。不能將正常運行的公文隨意標註為「急件」。現在有些部門上報的公文，不急的公文卻標註了緊急程度，緩急程度標註過高，給上級領導機關增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。
4.發文機關標誌要規範
這是由發文機關全稱或者規範化簡稱加「文件」二字組成，此類文件是機關或部門的大頭文件，一般是指上報或下發的政策性文件；文件頭也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱，文號編在版頭下方紅線以下，一般用函類公文較多。要取消一些部門「發文機關名稱加括號並標註文種」的文件標題格式，例如：××××廳（通知）、××××局（批覆）等，統一採用發文機關全稱加「文件」二字或者發文機關規範化簡稱形式，再根據文件內容確定使用的文種。
5.發文字號標註要規範
發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合發文時，使用主辦機關發文字號。現在一些部門發文時常出現以下問題：有的是發文機關代字概括不準確，要麼機關代字太長，要麼提煉概括不夠準確；有的是發文字號標註不規範，要麼年份標註不正確，如，將2013年標註為〔13〕，要麼應用六角括號標註的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等，要麼發文順序號編虛位，如將「×××〔2013〕9號」誤寫成「×××〔2013〕009號」，要麼年份前面加「字」、後面加「第」等，如將「×××〔2013〕9號」誤寫成「×××字〔2013〕第9號」；有的是發文字號的標註位置錯誤，上行文的發文字號要麼排在居中位置，要麼在左側頂格書寫，等等，這些都是不規範的。
6.籤發人標註要規範
上行文應當標註籤發人姓名。不同層次的文件籤發人不同。如果是以市委文件形式上報省委的公文，籤發人就是市委書記；如果是以市政府或省直部門文件上報省政府的公文，籤發人就是市長或部門的一把手。現在經常出現籤發人不規範的現象：有的是上報公文不標註籤發人；有的是聯合上報公文時只標註主辦部門的負責人而不標註其他協辦部門負責人；有的是籤發人標註不規範，排列不整齊，籤發人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。
7.公文標題標註要規範
公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成，不能缺項。公文標題要能概括公文的主要內容，使用正確文種，做到準確、精練，通過標題使受文者及時了解文件的主旨和要義。標題中要儘量少用標點符號，除書名號、引號、括號之外，其他標點符號不能在標題中隨意亂用。
在我們接觸的公文中，標題不規範的情況主要有以下幾類：有的公文制發時不標明發文機關名稱，如「關於××××××的通知」，省略了發文機關；有的重複使用介詞結構「關於」，如「××市關於印發關於××××××規定的通知」等；有的重複使用公文文種，如「×××轉發××部轉發×××部印發關於××××××規定的通知的通知的通知」；有的文種使用不當，如「××廳關於××××××的請示報告」等，或在法定公文文種以外隨意創造文種，如「××廳關於×××的建議」、「××廳關於×××的說明」、「××廳關於×××的對策」等；有的在標題中隨便使用標點符號，如「××廳關於×××、及×××的通知」等；有的公文標題內容缺項不能準確概括反映公文內容，如「××市人民政府關於×××非法售油被焦點訪談曝光情況的報告」缺少「整改」二字，「××廳關於奶款拖欠問題的報告」缺少「及對策建議」。
8.主送機關標註要規範
主送機關就是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。
在我們接觸的公文中，主送機關標註存在的問題主要體現在違反《條例》行文規則的有關規定上：一是多頭請示，如有的市政府向省委、省政府同時報送「請示」，有的機關向上級機關報送請示時，其同一個文件又向多個上級機關報送卻不註明分送情況，造成上級機關交叉批示，給公文辦理帶來極大不便。二是不按隸屬關係行文，把不相隸屬的兩個上級機關並列隨意主送，如省直某部門給省政府報送報告主送「省政府並國家×××部」。對待這樣的上報公文，報告事項為主的上級機關用主送，報告事項為輔的上級機關則用抄送，不能把兩個不相隸屬的上級機關並列主送。三是違反黨政分開的原則，以市委、市政府名義給省政府寫請示，有的未經上級機關同意就給上級機關領導同志個人行文，還有的市政府或省直部門給省政府報送公文寫「省政府並×××省長」。
9.正文表述要規範
正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內容。公文首頁應當顯示公文的正文。特別是有的聯合行文公文標題很長，佔據了公文首頁的大部分篇幅，這樣就要調整標題內容，必要時可以縮減標題字數，把公文首頁留出一些空間來寫正文內容，避免出現公文首頁只有標題沒有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個重點。
一是上報的請示、報告類公文，「請示」要嚴格遵守一文一事的原則，一次請求上級機關給予解決一個主要問題即可，不能在一個請示中向上級機關提出多個不相關聯的事項；「報告」中不能夾帶請示事項，以報告情況、答覆問題為主，嚴格與「請示」的內容分開。
二是下發的公文，要嚴格按照隸屬關係行文，同級機關不能用通知、批覆的文種向對方行文，除了上級機關授權外，不能向同級機關下發人事任免、編制批覆、項目審批、資金撥付等通知或批覆類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內設處室不允許對外下達指令性公文，各級黨政機關和部門都應自覺遵守。
三是部門會籤未經協調一致不得各自單獨行文，一個部門下發的公文其內容涉及其他部門的職責，不經會籤不能單獨向本系統及下屬單位下發；上報公文，其內容涉及其他部門的職責，則必須與相關部門會籤同意後方可向上級機關報送「請示」或「報告」，沒有達成一致的內容不能寫入「請示」或「報告」中。
10.附件說明表述要規範
附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空兩字位置編排「附件」二字，後面標全形冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。無論是上報公文還是下發公文，經常出現的問題有：一是公文中帶有附件，卻漏標附件說明；二是附件說明標註不規範，如有的附件順序號用漢字標註（應用阿拉伯數字），有的雖然用阿拉伯數字標註但後面用頓號分隔，有的附件名稱後加句號（附件名稱後面不加標點符號），有的附件名稱較長轉行後頂格排列（應與上行附件名稱的首字對齊）。
11.發文機關署名標註要規範
發文機關署名要用機關全稱或規範化簡稱。現在有些上報公文或下發公文沒有按照《條例》要求標註發文機關署名，有的發文機關署名與發文機關標誌、標題中的發文機關名稱不一致、不規範，有的只蓋部門公章不署名，有的成文日期用漢字標註（應為阿拉伯數字）。如某廳上報公文的標題用全稱，而發文機關署名卻用簡稱；某局下發的文件標題是「關於××××××工作的通知」，署名卻是某局辦公室；還有的部門給下級單位下發通知，以部門名義發文，署名卻是部門的某個業務處。上述這些機關署名不規範的問題，均應予以糾正。
12.成文日期標註要規範
公文的成文日期要署會議通過或者發文機關負責人籤發的日期，聯合發文要署最後籤發機關負責人籤發的日期。這裡要把握好兩點：一是沒有主送機關和發文機關署名的公文，成文日期加括號標註在標題下方；二是有主送機關和發文機關署名的公文，標註在發文機關署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標註，都要用阿拉伯數字標註。標註的年、月、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如「2012年8月6日」，不能寫成「12年08月06日」。
13.印章加蓋要規範
公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。各級機關在印章使用方面不規範的現象較為普遍：有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規範；有的聯合行文用印時，印章相交或相切；有的聯合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協辦部門的印章；有的印章與發文機關標誌不符。
按照《黨政機關公文格式》國家標準的規定，對於加蓋印章的公文，單一機關行文時，成文日期右空四字編排，發文機關署名在成文日期之上，以成文日期為準居中編排，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內。聯合行文時，應將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，並將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。
對於不加蓋印章的公文，單一機關行文時，在正文或附件說明下空一行右空兩字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移兩字，如成文日期長於發文機關署名，應使成文日期右空兩字編排，並相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應先編排主辦機關署名，其餘發文機關署名依次向下編排。
14.附註標註要規範
附註是公文印發傳達範圍等需要說明的事項。主要標註公文的傳達範圍或聯繫人姓名、聯繫電話等，一般加括號標註於成文日期左下方。上報公文必須標註聯繫人和聯繫電話，以便於上級機關在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯繫溝通，協調事項。
15.附件標註要規範
附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註「附件」二字及附件順序號。
16.抄送機關標註要規範
抄送機關是指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關可以是上級、平級、下級和不相隸屬機關。抄送機關的排列順序一般按機關性質和隸屬關係確定。具體排列上，依照先上級機關、再平級機關、後下級機關的次序。抄送單位一般不寫領導機關或部門負責同志個人。
17.印發機關和印發日期要規範
這裡是指公文的送印機關和送印日期。制發公文的部門印發機關一般寫其部門辦公室，而不寫其部門，如「×××廳辦公室印」，印發日期用阿拉伯數字完整寫明年、月、日，後面加「印發」二字。
18.頁碼標註要規範
這裡是指公文頁數順序號。工作中常見的公文頁碼的標註有兩種。一種是公文正文包括幾個附件，且都是正文的組成部分，這樣就必須把所有附件內容列入整個公文的整體部分，統一編排頁碼，印刷版記標在公文的最後。如領導幹部出訪的請示，包括請示內容、出訪代表團人員名單、出訪國家邀請函、出訪國家大使館復電等內容，都必須作為整個請示的整體內容統一編排頁碼，不能單獨列出附件。另一種是公文有幾個附件，各有其獨立性，或是單獨排版，或是單獨裝訂，這時，附件不與公文正文統一編排頁碼，而需另編頁碼。
文章來源：黨建網、公文寫作之家微信公號
原標題：《【微黨課】黨政機關公文格式規範18「要」》